Một vài lưu ý khi lắp đặt và sử dụng thiết bị họp trực tuyến

Hiện nay, hình thức hội họp trực tuyến đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp nữa. Tuy nhiên, để lựa chọn và lắp đặt hệ thống thiết bị trực tuyến như thế nào để mang lại hiệu quả thì không hề đơn giản. Dưới đây là một vài lưu ý khi sử dụng thiết bị họp trực tuyến.

Thiết bị họp trực tuyến có gì?

Thiết bị họp trực tuyến còn gọi là thiết bị hội nghị truyền hình là một hệ thống thiết bị có vai trò hỗ trợ truyền tải âm thanh và hình ảnh thông giữa các điểm cầu nhằm tạo ra một cuộc hội thoại thông qua màn hình và qua đường truyền mạng Internet.

Thông thường, để setup một phòng họp trực tuyến sẽ có các thiết bị sau:

• Bộ xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh (Codec)
• Máy quay ghi hình ảnh
• Micro thu tín hiệu âm thanh
• Bộ nguồn và dây cáp đi kèm
• Đường truyền mạng là yếu tố không thể thiếu, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cuộc họp. Nếu cuộc họp của bạn chỉ có 2 điểm đầu - cuối thì đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để đảm bảo độ phân giải full HD; Còn nếu cuộc họp của bạn có đa điểm cầu thì đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1 Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh là ít nhất.
• Màn hình hiển thị: nên là tivi hoặc màn chiếu có độ phân giải cao để hiển thị hình ảnh, nội dung cuộc họp
• Thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bảng điện tử, bộ khuếch đại, thiết bị lưu trữ…; Số lượng phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích thước phòng họp.

Họp trực tuyến đã trở thành hoạt động không thể thiếu với doanh nghiệp, tổ chức

Một vài lưu ý khi lắp đặt và sử dụng thiết bị họp trực tuyến

Khi tiến hành lắp đặt và sử dụng hệ thống trang thiết bị họp trực tuyến, các bạn cần lưu ý một vài điểm sau:

Kiểm tra thiết bị âm thanh

Âm thanh là thiết bị quan trọng hàng đầu trong cuộc họp trực tuyến. Do đó, bạn phải kiểm tra xem loa, micro đã được cắm dây vào máy tính của bạn hay chưa? chế độ phát có ổn định hay không? từ đó có những điều chỉnh âm lượng sao cho phù hợp. Phải luôn đảm bảo âm thanh rõ ràng, trong trẻo trong suốt cuộc họp.

Kiểm tra thiết bị hình ảnh

Hãy lắp đặt camera ghi hình ở vị trí phù hợp đảm bảo tất cả mọi người được nằm trong khung hình. Đồng thời phải kết nối máy ảnh với thiết bị khác để xem chất lượng hình ảnh hiển thị có rõ ràng không.

Cần kiểm tra kỹ lưỡng thiết bị âm thanh, hình ảnh trước cuộc họp

Kiểm tra mạng, đường truyền

Các dấu hiệu vỡ hình kèm mất tiếng, tiếng rè, không kết nối được...là do đường truyền hoạt động kém hoặc do có quá nhiều thiết bị sử dụng mạng cùng lúc, do đó cần giảm thiểu việc tải các ứng dụng có dung lượng lớn tại thời điểm đó.

Tại quá trình diễn ra cuộc họp trực tuyến, cách khắc phục nhanh nhất là ngắt kết nối sau đó kết nối lại và hạn chế sử dụng vào mục đích không cần thiết.

Cập nhật ứng dụng

Bạn cần cập nhật các ứng dụng phiên bản mới đồng thời nghiên cứu thành thạo ứng dụng để nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

Xác định chi phí và nhu cầu sử dụng

Chi phí luôn là vấn đề người tổ chức quan tâm nhất vì phải đáp ứng được nhu cầu và phù hợp với ngân sách. Điều này cũng cần phải dựa trên nhu cầu sử dụng nữa, ví dụ:

• Với cuộc họp trực tuyến dành cho nhóm dưới 10 người thì chỉ cần các thiết bị chuyên dụng cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết
• Với các cuộc họp trên 10 người thì cần chọn các thiết bị trực tuyến cao cấp hơn, có độ phân giải cao, camera ghi hình sắc nét, thu phóng toàn cảnh, góc rộng, loa âm lượng lớn…

HoaBinh Events là công ty tổ chức hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp

HoaBinh Events là công ty tổ chức hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp với đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn và hệ thống thiết thiết bị hiện đại. HoaBinh Events hi vọng rằng những chia sẻ về lắp đặt và sử dụng thiết bị họp trực tuyến trên đây sẽ hữu ích cho quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hay thuê thiết bị họp trực tuyến. Liên hệ tới số Hotline: 0913.311.911 nếu bạn cần hỗ trợ thêm thông tin về họp trực tuyến, hội nghị - sự kiện trực tuyến, thiết bị trực tuyến...