Mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp nhất

Trong bất kỳ chương trình, sự kiện nào việc xây dựng bảng kế hoạch công việc, được xem là yếu tố quan trọng để tạo ra một chương trình thành công. Đặc biệt, kế hoạch truyền thông cho sự kiện được xem là một trong những kế hoạch cần được quan tâm nhất. Dựa vào bản kế hoạch này, nhân sự sẽ dễ dàng theo dõi các đầu việc, thời gian hoàn thành để đảm bảo mọi thứ đúng hạn, tránh tổn thất và sai sót trong quá trình tổ chức. Vậy làm sao để xây dựng được một kế hoạch truyền thông cho sự kiện chuyên nghiệp và chi tiết, hãy theo dõi bài viết được HoaBinh Events chia sẻ ngay sau đây!

1. Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông cho sự kiện

1.1. Xác định mục tiêu truyền thông

Trong mọi kế hoạch truyền thông, việc xác định mục tiêu là bước quan trọng không thể thiếu. 

Việc này sẽ giúp ban tổ chức phác thảo được các đầu việc cần làm, công cụ đo lường kết quả để có thể đánh giá được hiệu suất công việc tốt nhất.

Cách xác định mục tiêu dành cho bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện chi tiết, được sử dụng nhiều nhất và hiệu quả nhất là theo nguyên tắc SMART:

1.2. Xác định đối tượng truyền thông

Đối tượng truyền thông là một nhóm người mà doanh nghiệp, tổ chức muốn đến gần để tạo dựng mối quan hệ, tạo cầu nối để đạt được mục đích. Đối tượng này có thể là: khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, đối tác hoặc công chúng nói chung. 

Việc quan trọng nhất khi xác định đối tượng truyền thông là phải hiểu rõ về đối tượng mục tiêu thì mới có thể đưa ra phương án triển khai các chiến lược hiệu quả.

Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nên được áp dụng trong kế hoạch truyền thông cho sự kiện, có thể sử dụng để xác định đối tượng truyền thông:

1.3. Xác định chiến lược truyền thông

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện bắt buộc phải có chiến lược truyền thông, bởi đây là yếu tố giúp  tổ chức, doanh nghiệp đánh đúng vào đối tượng mục tiêu. Trong chiến lược này, mỗi hoạt động được tổ chức và thực hiện theo các hạng mục cụ thể như sau:

 

2. 4 Mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện cơ bản nhất 

2.1. Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện được thiết lập nhằm mục đích xây dựng chiến dịch hiệu quả, giúp chương trình đạt được các mục tiêu cần thiết khi lên kế hoạch. Mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện nên bao gồm các đầu mục như sau:

• Tổng quan về sự kiện: Mô tả tổng quan về sự kiện, mục tiêu chính và thông điệp cốt lõi.

• Phân tích đối tượng: Xác định đối tượng đối tượng khách hàng / khán giả mục tiêu, khả năng tiếp cận và tầm ảnh hưởng của họ.

• Mục tiêu truyền thông: Cần có mục tiêu cụ thể rõ ràng, ví dụ: doanh nghiệp muốn tăng lượng khách truy cập website, doanh nghiệp nên tạo ra các chủ đề lên xu hướng và chia sẻ lên mạng xã hội nhằm thu hút sự quan tâm của truyền thông. 

• Chiến lược truyền thông: Lựa chọn các kênh truyền thông phổ biến, có lượt tiếp cận với khán giả mục tiêu cao, phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, ví dụ như: báo chí, mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, PR,...

• Timeline và checklist đầu mục việc làm chi tiết: Xác định thời gian, lịch trình cho các hoạt động truyền thông, bao gồm việc phát hành thông cáo báo chí, tổ chức buổi họp báo, tạo nội dung trên mạng xã hội hoặc tiến hành quảng cáo (nếu cần thiết).

• Tài nguyên và ngân sách: Cân nhắc tài nguyên của doanh nghiệp (nhân lực, công cụ, đối tác) cần thiết và phân bổ ngân sách cho các hoạt động truyền thông.

• Đo lường và đánh giá: Xem xét các chỉ số, lựa chọn phương pháp đo lường để đánh giá hiệu quả của chiến dịch, có thể kể đến như: lượt tương tác trên mạng xã hội, lượng truy cập trang web hoặc đánh giá phản hồi từ công chúng,….

4.2. Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu

Mục đích của kế hoạch truyền thông thương hiệu là xây dựng, quảng bá hình ảnh tích cực của doanh nghiệp, tổ chức như: tăng tương tác khách hàng, tạo lòng tin, lòng trung thành, nâng cao doanh số bán hàng,.... Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu nên bao gồm các đầu mục như sau:

• Tổng quan về thương hiệu: Mô tả chi tiết về thương hiệu, bao gồm giá trị cốt lõi, lợi ích sản phẩm và đặc điểm phân biệt.

• Mục tiêu truyền thông: Xây dựng mục tiêu cần cụ thể, có khả năng thực hiện và dễ dàng đo lường.

• Phân tích đối tượng truyền thông: Bạn cần hiểu rõ đối tượng truyền thông để làm căn cứ đưa ra các chiến lược và hoạt động phù hợp.

• Chiến lược truyền thông: Tìm kiếm, lựa chọn các phương thức tiếp cận cho kênh truyền thông chính và tiến hành xây dựng thông điệp truyền thông.

• Thời gian triển khai: Xác định thời gian, lịch trình cho các hoạt động truyền thông.

• Nguồn lực nhân sự và tài chính: Cần nắm rõ nguồn lực nhân sự có thể tham gia chiến dịch, ngân sách đưa ra sẽ là bao nhiêu để phân bổ hợp lý cho sự kiện. 

• Đo lường và đánh giá:  Xem xét các chỉ số, lựa chọn phương pháp đo lường để đánh giá hiệu quả của chiến dịch. 1 số chỉ tiêu có thể đo lường và đánh giá khách quan như: lượt tương tác trên mạng xã hội, lượng truy cập trang web hoặc đánh giá phản hồi từ công chúng,….

4.3. Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ thường được sử dụng trong việc nâng cao mối quan hệ, xây dựng môi trường, văn hóa tổ chức, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên trong cùng 1 tổ chức. Dưới đây là một vài yếu tố cần có để bạn dễ dàng xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ: 

• Đối tượng truyền thông: Các thành viên trong doanh nghiệp gồm nhân viên, quản lý, các bộ phận khác nhau.

• Phương tiện: Sử dụng email, tin nhắn nội bộ, hệ thống thông báo trong công ty, cuộc họp, buổi giao lưu, hội nghị nội bộ.

• Thời gian: Nên tổ chức định kỳ các cuộc họp, buổi giao lưu hoặc hội nghị nội bộ.

4.4. Mẫu kế hoạch truyền thông online

Kế hoạch truyền thông online có thể sử dụng cho một sự kiện được tổ chức với quy mô lớn, hoặc sẽ lựa chọn để truyền thông trong một phạm vi nhất định. Ở nội dung bài viết này, HoaBinh Events sẽ chia sẻ với bạn mẫu kế hoạch truyền thông trên mạng xã hội (TikTok, Facebook, Zalo, Email) chi tiết.

Mẫu kế hoạch truyền thông online sẽ bao gồm các đầu công việc chính sau: 

• Kế hoạch tổng quan: Bao gồm thông điệp, đối tượng mục tiêu, chương trình, hoạt động thu data, ngân sách sự kiến.

• Checklist: Landing, page, nhóm Zalo, hoạt động Seeding, chuẩn bị quảng cáo, quảng cáo Facebook, quảng cáo Google, quảng cáo Tiktok, media, sales,…

• Kế hoạch nội dung: Nội dung Fanpage, nội dung chăm sóc nhóm zalo, nội dung Seeding, bài chạy quảng cáo, email marketing,…

• Group Seeding: Tổng hợp danh sách hội nhóm tiềm năng sẵn có, tình trạng nhóm, hoạt động đã triển khai, link thực hiện,…

• Báo cáo: Báo cáo kết quả data, tương tác, các chỉ số đánh giá có liên quan theo thời gian ngày/ tuần.

Trên đây là 4 mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện cơ bản và được đánh giá hiệu quả cao nhất. Hy vọng nội dung bài viết giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng và phương hướng mới mẻ cho kế hoạch truyền thông sự kiện sắp tới của mình. Hãy liên hệ ngay với HoaBinh Events nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, M.I.C.E tại Việt Nam. Chúng tôi tin rằng bằng kinh nghiệm thực chiến, phát triển bền bỉ liên tục trong 15 năm, phục vụ rất nhiều các tổ chức lớn nhỏ từ chính phủ, nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân,...chắc chắn sẽ khiến bạn vô cùng hài lòng.

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988

 Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

Email: info@hoabinhevents.com