Hướng dẫn xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết từ A đến Z

Tổ chức hội nghị khách hàng có phải xin phép hay không là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu. Vì vậy, chúng tôi sẽ dành bài viết dưới đây để giải đáp chi tiết câu hỏi này. Cùng tìm hiểu để có sự chuẩn bị kỹ càng cho các chương trình sắp tới nhé!

Các chuyên gia về Luật cho biết: “Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện - hội nghị,  trước khi thực hiện việc tổ chức thì các cá nhân hoặc tổ chức đều phải có giấy phép được cấp bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền.”

Tại sao phải xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng?

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động thường niên của các doanh nghiệp, công ty, tổ chức. Hoạt động này thường diễn ra với số lượng người tham gia đông đảo nên khi tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu một bước vô cùng quan trọng, đó là xin cấp phép tổ chức tại cơ quan thẩm quyền tại địa phương. Tại sao lại cần xin cấp phép tổ chức, cùng HoaBinh Events tìm hiểu ngay nhé!

Thứ nhất, theo quy định của pháp luật Việt Nam, nếu muốn tổ chức một sự kiện nào đó cần làm thủ tục xin cấp phép tại cơ quan có thẩm quyền tại địa phương. Trên thực tế đã có rất nhiều trường hợp đã bị hủy bỏ sự kiện do tổ chức sự kiện với lượng khách mời lớn mà không làm đúng theo quy trình thủ tục mà nhà nước đã quy định. Hoặc có những công ty gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ nên cũng dẫn đến lỡ dở kế hoạch. Chính vì vậy, các công ty có thể lựa chọn thuê đơn vị tổ chức hội nghị hỗ trợ vấn đề này. 

Thứ hai, nhằm đảm bảo chất lượng nội dung của hội nghị. Hội nghị khách hàng là nơi các doanh nghiệp và khách hàng gặp mặt trao đổi rất nhiều các thông tin nên cần cấp phép tổ chức để cam kết các nội dung và thông tin truyền tải ở sự kiện này là đúng đắn, phù hợp với thuần phong mỹ tục Việt Nam.

Chi tiết thủ tục xin cấp phép thực hiện chương trình

Khi lên kế hoạch chuẩn bị tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ về thủ tục xin cấp phép tổ chức để tránh xảy ra sai sót.

Yêu cầu hồ sơ

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, hồ sơ xin cấp giấy phép thực hiện cần bao gồm những giấy tờ sau:

• Đơn xin cấp phép tổ chức thực hiện hội nghị khách hàng.
• Mục đích, nội dung của việc tổ chức sự kiện
• Thông điệp, chủ đề và những nội dung mà sự kiện truyền tải.
• Địa điểm và thời gian tiến hành chương trình
• Thành phần tham dự (kèm danh sách khách mời, số lượng đại biểu tham dự, người thuyết trình tại hội nghị…)
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đơn vị tổ chức

Nếu trong trường hợp doanh nghiệp nước ngoài là đơn vị chủ trì tổ chức thực hiện hội nghị thì còn cần phải bổ sung thông tin về những khách mời tham dự là người nước ngoài.

Đặc biệt, với các đối tượng tổ chức là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du học thì cần phải cung cấp chứng nhận đăng ký hoạt động cùng những thông tin khác về chương trình đào tạo, trường lớp, học bổng…

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, các lỗi cần điều chỉnh nội dung, giấy phép, thủ tục pháp lý…rất dễ phát sinh. Do đó, người đại diện của doanh nghiệp nên tiến hành việc sửa đổi nhanh chóng đúng yêu cầu để đảm bảo sự kiện được tổ chức theo đúng kế hoạch.

Nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp phép

Doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức thực hiện hội nghị, hội thảo khách hàng để giải quyết các thủ tục về xin cấp phép tổ chức nhanh chóng, giúp triển khai các nội dung khác của sự kiện kịp thời.

• Với các doanh nghiệp trong nước: Hồ sơ xin cấp phép thực hiện chương trình sẽ được xử lý, phê duyệt tại sở ngoại vụ.
• Với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài: Hồ sơ sẽ được xử lý tại sở thông tin và truyền thông.

Thời gian nộp hồ sơ

Theo quy định của pháp luật hiện hành, hồ sơ xin phép tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo khách hàng theo dạng Hội nghị, hội thảo quốc tế là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:

a) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;

b) Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.

Hồ sơ xin phép tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo quốc tế phải được nộp trước khi sự kiện diễn ra ít nhất là 30 ngày (quy đinh chung). Tuy nhiên tại thành phố Hà Nội phải cần xin phép trước 30 ngày làm việc (không kể ngày nghỉ, ngày lễ, tết).

Do đó với các hội nghị khách hàng có yếu tố nước ngoài (được xem là hội nghị, hội thảo quốc tế) như các công ty đối tác nước ngoài, tổ chức nước ngoài hay các nhóm người, cá nhân nước ngoài đến tham dự cần phải nộp hồ sơ xin phép trước ít nhất 30 ngày. Các quý khách hàng, công ty và doanh nghiệp cần chú ý đến quy định này để đảm bảo ngày diễn ra sự kiện hội nghị, hội thảo được thuận lợi và đúng hẹn.

Kết luận

Có thể thấy, để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn luôn cần chủ động từ những việc nhỏ nhặt nhất. Hy vọng rằng, những thông tin hướng dẫn xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng trên đây của chúng tôi sẽ hữu ích với bạn. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị khách hàng cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dày kinh nghiệm, HoaBinh Events sẽ là địa chỉ uy tín mà các bạn có thể tin tưởng. Đừng ngần ngại mà nhấc ngay máy gọi ngay đến số hotline của chúng tôi - 0939.311.911/0918.640.988, để được tư vấn chi tiết nhất về thủ tục cấp phép nói riêng và chi phí tổ chức hội nghị khách hàng nói chung nhé!

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM 

Trang web: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com

Email: info@hoabinhevents.com