Hội nghị trực tuyến và những ưu, nhược điểm
Hội nghị trực tuyến là hình thức ra đời khá lâu nhưng không mấy phổ biến. Tuy nhiên, dưới sự tác động của dịch bệnh, hội nghị trực tuyến đã dần trở thành xu hướng. HoaBinh Events - với tư cách là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện trực tuyến xin chia sẻ cùng bạn đọc những ưu và nhược điểm của hội nghị trực tuyến qua bài viết dưới đây.
Hội nghị trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành nghề
Trước khi tìm hiểu ưu và nhược điểm của hội nghị trực tuyến, chúng ta hãy cùng nhau làm rõ khái niệm về hội nghị trực tuyến nhé!
Hội nghị trực tuyến là hình thức họp mà ở đó, các đại biểu tham dự không có mặt tại cùng một địa điểm không gian mà được kết nối, trao đổi thông tin với nhau thông qua đường truyền internet. Các đại biểu có thể ở 2 hay nhiều điểm cầu tính chất hội nghị.
Hội nghị trực tuyến còn có nhiều tên gọi khác như: hội nghị online, hội nghị ảo, hội nghị truyền hình, webinar, hybrid meeting…
Hỗ trợ hội nghị trực tuyến là các thiết bị phần cứng như: máy tính, laptop, điện thoại thông minh, đường truyền mạng...và các phần mềm họp trực tuyến như: Zoom, Webex, Microsoft team...
Ngày nay, hội nghị trực tuyến ngày càng phát triển với nhiều tuỳ chọn hơn nhờ những cải tiến về công nghệ thông tin.
Ưu điểm của hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến kết nối các đại biểu ở những điểm cầu khác nhau
Thực chất, hình thức hội nghị trực tuyến ra đời đã khá lâu nhưng không mấy phổ biến. Tuy nhiên, dưới sự tác động của dịch bệnh, hội nghị trực tuyến đã dần trở thành xu hướng và được phát huy tối đa vai trò nhờ những ưu điểm vượt trội.
Xóa bỏ khoảng cách địa lý, hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển
Hội nghị trực tuyến có thể kết nối cùng lúc được nhiều người ở mọi địa điểm. Người tham dự không cần di chuyển đi đâu mà vẫn có thể thảo luận thoải mái với các đại biểu khác từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối mạng internet.
Tăng cường tính tương tác
Trong một cuộc họp trực tiếp truyền thống có khoảng 20-25 khách mời, để tương tác hết với nhau là khá khó khăn. Nhưng với các phần mềm trực tuyến thì khác, nó cho phép tất cả những người tham gia hội nghị trực tuyến có thể tương tác với nhau mà không cần gặp trực tiếp dù chỉ trong thời gian ngắn.
Tiết kiệm chi phí tối đa
So với hình thức họp trực tiếp, ban tổ chức hội nghị, sự kiện trực tuyến sẽ giảm thiểu được những chi phí gồm: chi phí thuê địa điểm, chi phí đi lại, ăn ở cho đại biểu...
Giúp bảo vệ môi trường, hạn chế rác thải tại nơi tổ chức sự kiện
Tổ chức hội nghị trực tuyến cũng là một biện pháp thân thiện với môi trường vì sẽ hạn chế rác thải tại nơi tổ chức sự kiện
Phù hợp ứng dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực
Tất cả các ngành nghề từ kinh doanh đến y tế, giáo dục, quốc phòng…đều có thể ứng dụng được hình thức họp trực tuyến. Bằng chứng là hiện nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức đã và đang duy trì hình thức này như một hoạt động thiết yếu.
Nhược điểm của hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến thành công cần có thiết bị hiện đại và đồng bộ
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì việc tổ chức hội nghị trực tuyến vẫn tồn tại một số nhược điểm như sau:
Phụ thuộc vào đường truyền internet
Mỗi cuộc họp trực tuyến sẽ có số lượng điểm cầu, nhu cầu chia sẻ dữ liệu là khác nhau, do đó yêu cầu về đường truyền internet cho mỗi cuộc họp cũng khác nhau. Tuy nhiên, dù là quy mô cuộc họp nhỏ hay lớn thì đều cần đường có đường truyền mạng nhanh chóng và ổn định để kịp thời truyền tải dữ liệu cuộc họp.
Đòi hỏi các thiết bị tân tiến, đồng bộ
Tương tự như đường truyền mạng, yêu cầu về các thiết bị trực tuyến tại mỗi cuộc họp sẽ khác nhau nhưng tại phạm vi một cuộc họp, thì nó đòi hỏi sự đồng bộ với nhau. Thiết bị càng hiện đại, tân tiến càng hỗ trợ cuộc họp tối ưu nhất!
Cần hướng dẫn tỉ mỉ, chi tiết cho người tham dự
Không phải tất cả các đại biểu tham dự hội nghị trực tuyến đều có kiến thức về công nghệ. Sẽ có người phải mất thời gian để làm quen với công nghệ mới. Điều này có thể sẽ khiến những người biết rồi cảm thấy phiền toái. Vì vậy để hội nghị trực tuyến diễn ra thành công suôn sẻ, cần có sự hướng dẫn tỉ mỉ, chi tiết cho người tham dự.
Như vậy có thể thấy rằng, bên cạnh những ưu điểm vượt trội, hội nghị trực tuyến cũng có những mặt hạn chế nhất định về mặt công nghệ, thiết bị. Muốn có một hội nghị trực tuyến hiệu quả thì phải có sự đồng bộ thiết bị hiện đại , đường truyền mạng ổn định và người tham dự cần có sự thông thạo về công nghệ.
HoaBinh Events - với tư cách là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện trực tuyến sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng 24/7 với dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến trọn gói!
