Hội nghị giao ban là gì? Bí quyết tổ chức hội nghị giao ban thành công

Tổ chức hội nghị giao ban là hoạt động không thể thiếu với bất kỳ đơn vị, doanh nghiệp hay tổ chức nào. Vậy hội nghị giao ban là gì? Làm thế nào để tổ chức hội nghị giao ban thành công? Cùng tham khảo những thông tin HoaBinh Events chia sẻ dưới đây để đi tìm đáp án nhé!

Hội nghị giao ban là gì?

Hội nghị giao ban là một sự kiện được tổ chức để các thành viên thảo luận, trao đổi thông tin, cập nhật tình hình và đưa ra các quyết định hoặc kế hoạch cho công việc tiếp theo.

Trong chương trình hội nghị giao ban, các thành viên có thể báo cáo về tiến độ công việc của họ, chia sẻ những khó khăn mà họ đang gặp phải, cùng nhau tìm ra các giải pháp, đưa ra đề xuất hoặc quyết định liên quan đến công việc và hoạt động của tổ chức. Hội nghị giao ban cũng có thể là cơ hội để cập nhật thông tin về các dự án, chiến lược, hoặc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên.

Phân loại và đặc điểm

Thông thường, hội nghị giao ban được tổ chức theo lịch trình cố định (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý…). Đôi khi theo yêu cầu công việc, nó cũng có thể được tổ chức đột xuất, trong một phạm vi lớn hơn, với sự tham gia của nhiều bộ phận hoặc nhóm làm việc.

Hội nghị giao ban định kỳ 

Sự kiện này thường được diễn ra trong một thời gian và không gian xác định cùng với những thành phần tham gia cố định và thường diễn ra sau một thời gian nhất định (như sau một ca làm việc/ngày làm việc/ tuần làm việc,…). Hình thức hội nghị này này giúp tạo thói quen cho những người phụ trách các bộ phận trong doanh nghiệp về một hoạt động triển khai công việc thường xuyên, dễ nhớ. 

Giao ban đột xuất

Đây là hình thức tổ chức đột xuất diễn ra khi có sự cố, vấn đề phát sinh cần phải tập trung giải quyết. Sự kiện này diễn ra không cố định về mặt thời gian, địa điểm và thành phần tham gia mà sẽ tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết để mời những người có liên quan. 

Họp giao ban là một phương pháp điều hành rất quan trọng của nhà quản trị doanh nghiệp, nhưng nhà quản trị doanh nghiệp hãy sử dụng nó một khách khéo léo để tránh tình trạng nhàm chán, lạm dụng họp giao ban quá nhiều gây mất thời gian cho việc tổ chức thực hiện.

Cách tổ chức hội nghị giao ban hiệu quả nhất

Để chương trình hội nghị giao ban diễn ra thuận lợi và thành công bạn cần chuẩn bị những yếu tố sau:

Lập kế hoạch chi tiết

Điều quan trọng nhất khi lập kế hoạch hội nghị giao ban là mọi người phải biết lý do, mục đích của cuộc họp là gì. Ví dụ như: cập nhật tiến độ, xây dựng nhóm, ra quyết định, giải quyết vấn đề, chia sẻ ý tưởng hoặc cuộc họp đổi mới,…

Sau khi thiết lập được mục tiêu thì mới có thể bắt đầu quá trình tổ chức cho một cuộc họp thành công. Hãy lập ra kế hoạch của cuộc họp, timeline sẽ diễn ra. Bạn cần ghi rõ những mốc thời gian quan trọng để cuộc họp không bị thiếu sót nhé.

Khách mời

Hãy cân nhắc về các khách mời tham gia cuộc họp. Để hội nghị giao ban hiệu quả hơn thì hãy mời những người có thể đưa ra những giá trị tốt, có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt. Hãy đảm bảo rằng bạn không mời những người không cần thiết đến cuộc họp nhé.

Chuẩn bị tài liệu

Lời khuyên cho bạn là nên gửi tài liệu về cuộc họp cho những người tham gia trước đó vài ngày để họ có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị để trao đổi một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, hãy khuyến khích khách mời thêm vào câu hỏi hoặc đề xuất đóng góp cho cuộc họp.

Chỉ định vai trò cho người tham gia

Một điều đặc biệt quan trọng cần chú ý là bạn nên tiến hành phân công vai trò cho từng người tham gia sẽ giúp thúc đẩy 1 cuộc họp hiệu quả hơn. Khi đó mỗi người sẽ thấy mình là 1 trọng tâm và có trách nhiệm đóng góp cụ thể nhất. Điều đó góp phần đáng kể mang lại sự thành công chung cho chương trình

Trang bị, setup phòng họp chất lượng

Để có thể thực hiện được một cuộc họp hội nghị giao ban dù đơn giản hay chuyên nghiệp thì bạn cũng cần phải chuẩn bị những trang thiết bị cần thiết để setup một phòng họp chỉn chu hơn.

Bạn cần chuẩn bị những trang thiết bị sau:

• Đường truyền mạng

• Màn hình hiển thị (tivi, màn chiếu)

• Máy chiếu

• Một số thiết bị hỗ trợ khác như; Mic, loa, thiết bị lưu trữ, bảng flipchart…

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu được hội nghị giao ban là gì cũng như những hạng mục cần chuẩn bị để chương trình tổ chức hội nghị diễn ra thành công trọn vẹn. HoaBinh Events là đơn vị tổ chức sự kiện và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp có uy tín trên thị trường với 15 năm kinh nghiệm. Đừng quên liên hệ với chúng tôi qua số hotline - 0939.311.911/0918.640.988 để được hỗ trợ tổ chức hội nghị giao ban thành công. 

HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng

Địa chỉ:

• Văn phòng Hà Nội: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa
• Văn phòng Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Hải Châu
• Văn phòng TP. Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận
• Các chi nhánh khác: Kim Bôi, Thái Lan, Singapore