Hoạch định chi phí tổ chức tiệc tất niên công ty
Một bữa tiệc tất niên hoành tráng và thu hút là việc các doanh nghiệp đều mong muốn. Sự kiện này là một hình thức để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm tới các nhân viên trong công ty nhằm thúc đẩy năng suất và tinh thần làm việc của họ trong năm mới sắp đến. Vậy chi phí tổ chức tiệc cuối năm sẽ bao gồm những gì? Mời quý độc giả cùng tìm hiểu những thông tin này qua bài viết dưới đây!
Chị Phạm Duyên - cán bộ phụ trách truyền thông nội bộ của một doanh nghiệp chia sẻ: “Tiệc Year end party có ý nghĩa quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ trong quá trình thực hiện, chúng tôi luôn lên kế hoạch từ sớm. Và việc trước tiên cần làm là phải xác định ngân sách và có dự trù kinh phí hợp lý nhất.”
Tiệc cuối năm là một hình thức để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm tới các nhân viên
Tiệc cuối năm bao gồm những khoản chi nào?
Làm sao để có một buổi tiệc đầm ấm, hào hứng mà vẫn đảm bảo trong khuôn khổ ngân sách của công ty hẳn là mối băn khoăn của các doanh nghiệp. Dưới đây sẽ là một số khoản chi phí tổ chức tiệc tất niên bạn có thể tham khảo.
Chuẩn bị các đồ dùng, vật dụng trang trí
Một bữa tiệc cuối năm thường sẽ rất nhộn nhịp và theo phong cách mới lạ, sáng tạo. Vì vậy nên các vật dụng trang trí trong chương trình khá đa dạng, phong phú. Nếu muốn chủ động trong việc lên những ý tưởng thiết kế, trang trí sự kiện, các doanh nghiệp cần lựa chọn phong cách của bữa tiệc và những hoạt động muốn diễn ra. Từ đó lên kế hoạch chi tiết cho những gì cần phải chuẩn bị như bóng bay, cờ trang trí, banner, backdrop… Để có thể dự trù được kinh phí và giảm thiểu những vật dụng rườm rà và không phù hợp với buổi tiệc. Khoản kinh phí này không lớn như có thể gây lãng phí nếu không sử dụng phù hợp.
Các vật dụng trang trí trong chương trình khá đa dạng, phong phú
Thuê sân khấu, hội trường, thiết bị
Khoản kinh phí thuê hội trường, thiết bị âm thanh ánh sáng chính là hạng mục không thể thiếu với hầu hết các sự kiện. Bên cạnh đó, kinh phí đầu tư cho phần này cũng khá lớn. Do đó, công ty cần dựa trên một số tiêu chí như:
- Không gian tổ chức sự kiện
- Số lượng khách tham dự
- Phong cách sự kiện…
Nếu là một bữa tiệc trong nhà; lời khuyên được đưa ra là bạn nên thuê một phòng hội trường lớn để có sức chứa nhiều người nhằm thuận tiện cho các hoạt động ăn uống, vui chơi. Hệ thống âm thanh ánh sáng trong nhà tuy đơn giản nhưng phải đủ để đáp ứng tốt các yêu cầu sử dụng. Còn với các bữa tiệc ngoài trời, bạn cần đầu tư vào hệ thống âm thanh ánh sáng cần phải chỉn chu hơn, các thiết bị có công suất cao hơn mới có thể truyền tải nội dung hiệu quả nhất trong không gian rộng lớn.
Đãi tiệc ăn uống
Kinh phí cho việc ăn uống tiệc tùng là là phần quan trọng tiếp theo khi lên hoạch định chi phí tổ chức tiệc tất niên. Một bàn tiệc đầy ắp đồ ăn và trông bắt mắt, ngon miệng là mong muốn của tất cả mọi người. Chính vì vậy, khoản đầu tư cho đồ ăn sẽ khá lớn. Các công ty cần lên số lượng khách tham dự thật cẩn thận để có thể chuẩn bị đồ ăn được vừa vặn nhất có thể, tránh gây lãng phí đồ ăn cũng như tiết kiệm cho công ty.
Các món ăn chất lượng và đẹp mắt
Không những vậy, đồ ăn thức uống đãi tiệc còn phải đảm bảo đầy đủ chất lượng và phù hợp khẩu vị chung của đại đa số khách mời tham dự. Để thuận lợi nhất trong khâu này, các doanh nghiệp nên chọn những món ăn truyền thống cơ bản.
Trên đây là những khoản chi phí tổ chức tiệc tất niên cơ bản nhất. Trong thực tế, sẽ có thêm nhiều khoản kinh phí khác như thuê nhân sự MC, nhân sự biểu diễn, xe đưa đón khách VIP, quà tặng khách mời, phần thưởng cho nhân viên…tuỳ thuộc vào tính chất và quy mô sự kiện của mỗi doanh nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành sự kiện cùng đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm; chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm hoàn hảo nhất.
