Giấy phép tổ chức sự kiện: Chìa khóa thành công của sự kiện lớn

Xin giấy phép tổ chức sự kiện là việc rất quan trọng, nhất định phải hoàn thành trước khi chương trình bắt đầu triển khai. Nếu không được cấp phép thì có thể bạn sẽ được yêu cầu tạm dừng hoặc hủy bỏ hoạt động dù có đang diễn ra.

Anh Đoàn Long - khách hàng của HoaBinh Events chia sẻ: “Có một lần bên mình làm roadshow đã được Sở Văn hóa cho phép rồi nhưng lại thiếu sự đồng ý của địa phương nên vẫn không tiến hành được. Sau đó HoaBinh Events đã tư vấn về các giấy tờ còn thiếu và hỗ trợ việc nộp đơn nên mới kịp nhận cấp phép để triển khai theo kế hoạch ban đầu”.

Vì sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Mọi chương trình diễn ra đều có cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm quản lý và cấp phép. Thông thường khi nộp đơn xin phép thì các bạn sẽ nộp về Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. Nhưng sẽ cần có sự cho phép của Cục Bản quyền tác giả, UBND tỉnh hay Sở Công thương, Sở Ngoại vụ tùy thuộc vào những hoạt động mà bạn dự định triển khai. Nếu tổ chức ở quy mô lớn hơn thì có thể sẽ cần có sự đồng ý bằng văn bản của Bộ, cơ quan ngang Bộ trong lĩnh vực liên quan.

Lý do chúng ta cần được cấp phép trước khi triển khai là vì pháp luật đã có quy định về việc này. Đơn vị đứng ra thực hiện cần phải tôn trọng và tuân thủ quy định của pháp luật. Do đó, hãy tìm hiểu thật kỹ về những giấy tờ cần chuẩn bị, nộp đơn đúng thời hạn, nộp đủ các cơ quan quản lý của nhà nước để được phê duyệt trước khi tiến hành.

Xin cấp phép trước khi triển khai hoạt động là tuân thủ đúng pháp luật

Danh sách sự kiện cần xin cấp phép

Có thể nói gần như tất cả hoạt động dành cho công chúng đều cần phải được cơ quan nhà nước duyệt thì mới được triển khai. Các sự kiện quy mô nhỏ, mang định hướng nội bộ như tiệc mừng ngày lễ hay tiệc sinh nhật thì mới không cần xin phép.

Dưới đây là danh sách để bạn tham khảo cho biết khi nào phải xin cấp phép trước khi tiến hành được chia theo cơ quan mà bạn cần nộp đơn để họ xem xét và kiểm duyệt.

Bộ hoặc Sở TT&TT

Đây là các cơ quan quản lý về việc tuyên truyền thông tin, do đó như làm những hạng mục có tính chất như sau thì cần nộp đơn xin phép họ:

• Buổi họp báo
• Chương trình tuyên truyền
• Lễ công bố một thông tin nào đó với công chúng
• Có ưu đãi, tặng khuyến mãi
• Người nước ngoài tham gia biểu diễn, phát ngôn

Nội dung tuyên truyền phải được cơ quan quản lý về thông tin & truyền thông phê duyệt

Các cơ quan thuộc quân đội

Đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các hoạt động đại chúng thì sẽ thấy khá mới lạ khi phải xin cấp phép của cơ quan quân đội. Tuy nhiên, đây là việc nhất định phải làm nếu kịch bản của bạn có các hạng mục sau:

• Sử dụng những vật có thể bay lên trời với thiết bị điều khiển ví dụ như flycam
• Thả đèn trời, khinh khí cầu
• Trình diễn pháo hoa
• Khách mời là lãnh đạo trong Chính phủ hoặc quan chức cao cấp của các quốc gia khác

Cần xin phép các cơ quan quân đội khi định thả đèn trời, bắn pháo hoa, sử dụng drone

Bộ hoặc Sở VHTT&DL

Đây có lẽ các cơ quan quen thuộc nhất với những đơn vị hay làm các hoạt động dành cho công chúng. Có thể nói hầu hết các chương trình mà bạn đang thấy trong cuộc sống hàng ngày là được phê duyệt bởi các cơ quan này. Cụ thể là bao gồm những mảng sau:

• Ca nhạc, giải trí, diễn kịch
• Lễ khai trương, lễ khánh thành
• Hội chợ, triển lãm, giao lưu văn hóa hoặc thương mại
• Lễ hội, festival

Bộ hoặc Sở VHTT&DL sẽ kiểm duyệt nội dung trước khi cấp phép

Cục Bản quyền tác giả

Bản quyền tác giả, tác phẩm là vấn đề rất quan trọng đang được chú ý nhiều hơn trong thời điểm hiện tại. Thậm chí có nhiều đơn vị đã bị xử phạt vì vi phạm bản quyền trong hoạt động vì sử dụng nội dung khi chưa được cho phép. Cách thực hiện là các bạn liên hệ với tác giả hoặc người đang nắm giữ tác quyền, xin phép sử dụng, trả tiền bản quyền và xin giấy xác nhận đã đóng tiền từ họ rồi nộp về Cục.

Cần nộp đủ giấy tờ chứng minh đã trả tiền bản quyền trước khi biểu diễn

Chính quyền địa phương & ban ngành liên quan

Như chia sẻ ở trên từ khách hàng của HoaBinh Events thì bạn có thể thấy rằng nếu không có sự đồng ý của địa phương thì cũng phải tạm dừng hoặc hủy bỏ chương trình. Đây là điều rất đáng tiếc vì chúng ta đã đầu tư nhiều kinh phí, công sức cho sự kiện. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ về quy định của địa phương để chuẩn bị hồ sơ xin phép cho đầy đủ trước khi tiến hành nhé.

Bạn sẽ phải xin phép UBND tỉnh, huyện, xã tùy vào quy mô và địa điểm diễn ra. Ngoài ra có thể sẽ cần sự cho phép của Sở Công thương, Sở Ngoại vụ nếu có hạng mục thuộc thẩm quyền quản lý của họ.

Nếu có bốc thăm trúng thưởng thì phải xin phép Sở Công thương

Nhìn chung việc xin cấp phép sẽ cần phải chuẩn bị kỹ càng về hồ sơ và tìm hiểu rõ về cơ quan sẽ phê duyệt. Nhưng nếu không có giấy phép thì hoạt động sẽ không thể diễn ra suôn sẻ và thành công được.

Nếu bạn chưa biết phải chuẩn bị giấy tờ gì và nộp về đâu thì hãy liên hệ với HoaBinh Events. Chúng tôi có 15 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên đã quen thuộc với các loại thủ tục, giấy tờ cần làm này. Chúng tôi sẽ tư vấn kỹ lưỡng và hỗ trợ khách hàng xin cấp phép để triển khai.

Liên hệ theo số hotline 0939 311 911 hoặc 0913 311 911 để đội ngũ tư vấn của chúng tôi hỗ trợ quý khách nhanh chóng, nhiệt tình.