Chi tiết cách thức tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hoạt động triển khai các buổi lễ khai trương, lễ ra mắt hay hội nghị, hội thảo là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy làm sao để triển khai một chương trình thành công và hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ giới thiệu cho bạn chi tiết cách thức tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Ông Tuấn Trần, cán bộ điều hành sự kiện tại đơn vị Hoà Bình Group chia sẻ: “Để mỗi chương trình tạo ra dấu ấn không chỉ riêng với người tham dự, mà còn cả doanh nghiệp, chúng tôi luôn chuẩn bị và cung ứng đầy đủ nguồn nhân lực cao cấp cũng như trang thiết bị hiện đại. Không gì tuyệt vời hơn khi được hợp tác và làm hài lòng các khách hàng.”

Vai trò của sự kiện chuyên nghiệp

Một số vai trò của tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đối với công ty, doanh nghiệp có thể kể đến như:

  • Trở thành phương tiện hữu hiệu để quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến với thị trường người dùng.
  • Tiếp cận với đối tượng khách hàng tiềm năng, thúc đẩy doanh số bán hàng.
  • Khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường, tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác.
  • Một số chương trình như Gala Dinner, tiệc tất niên hay concert âm nhạc,... đều mang đến sự thư giãn, thoải mái không chỉ với khách mời tham dự, mà còn với nhân viên của doanh nghiệp 

Bữa tiệc cuối năm luôn là hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp

Các buổi lễ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp

Chi tiết các bước thực hiện

Để các khâu tổ chức không bị rối trong quá trình triển khai, bạn nên xây dựng hệ thống chuyên nghiệp và đầy đủ các bước sau:

Nắm rõ mọi thông tin liên quan tới chương trình

Mỗi buổi lễ sẽ mang đặc điểm và đặc thù khác biệt. Do vậy, một kế hoạch phù hợp cho buổi lễ yêu cầu bạn cần chú ý đến quy mô, địa điểm, đối tượng, số lượng khách mời,...

Xây dựng ý tưởng, thiết kế chủ đề

Ý tưởng và chủ đề được xem là yếu tố chủ chốt của mọi dự án. Những ý tưởng sáng tạo, mới mẻ mang nhiều tình tiết bất ngờ sẽ tạo hứng thú cho khách mời tham gia. Điều này góp phần đạt được hiệu quả truyền thông cao giúp cho thương hiệu, đồng thời gây tiếng vang lớn trên thị trường.

Những chủ đề sáng tạo luôn là những yếu tố được đề cao

Ý tưởng chương trình luôn đòi hỏi sự đổi mới, sáng tạo

Viết kịch bản

Để dự án được diễn ra đúng tiến độ và không bị sai sót, việc lên kịch bản rõ ràng và chi tiết là vô cùng cần thiết. Một kịch bản rập khuôn, lối mòn sẽ gây ra sự nhàm chán cho khán giả. Do đó, kịch bản luôn đề cao yếu tố sáng tạo. Mỗi loại hình sự kiện sẽ tương ứng với một dạng kịch bản khác nhau. Chẳng hạn như kịch bản cho buổi lễ khai trương, kịch bản dành cho tiệc cuối năm, kịch bản lễ khánh thành,...

Phân công nhiệm vụ rõ ràng

Để tránh tình trạng đùn đẩy công việc, các bộ phận luôn được phân chia rõ ràng. Mỗi nhân viên cần có trách nhiệm với mỗi công việc mà mình đảm nhận. Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như điều hành, thiết kế, kỹ thuật,... mà dự án luôn được đảm bảo diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là yếu tố thành công của một dự án

Các bộ phần cần phối hợp nhịp nhàng trong quá trình thực hiện

Một số hạng mục cần chuẩn bị trước

Công tác chuẩn bị trước khi diễn ra chương trình càng chu đáo, càng kỹ lưỡng thì càng tránh được các sai sót không đáng có. Để có một dự án thành công, bạn cần chú ý đến các đầu mục như dàn dựng sân khấu, lắp đặt nhà bạt, lắp đặt màn hình LED, triển khai âm thanh ánh sáng,...

Theo dõi, giám sát quá trình diễn ra

Trong quá trình diễn ra buổi lễ, cần bố trí, sắp xếp nhân sự hợp lý ở mỗi khu vực để đón tiếp khách mời nhiệt tình, chu đáo. Bên cạnh đó, người điều hành cần theo dõi và giám sát chặt chẽ, xuyên suốt mọi hoạt động diễn ra để kịp thời ứng phó với các tình huống phát sinh. Đây là một bước rất quan trọng để quyết định sự thành công của chương trình.

Một chương trình diễn ra hoàn hảo, mang đậm dấu ấn doanh nghiệp cần được thực hiện đầy đủ các bước triển khai trên. Mong rằng cách thức tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chia sẻ trên đây sẽ góp phần hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình thiết kế và xây dựng dự án. Nếu cần tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!


Từ khóa:

0913.311.911