Checklist việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả

Điều hành sự kiện là công việc cực kỳ quan trọng của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.Việc điều hành sự kiện tốt sẽ đem lại hiệu quả lớn chính là sự thành công của sự kiện. Do đó, các nhà tổ chức sự kiện luôn chú ý tới checklist việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả. 

Checklist việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả

Dưới đây là những bước cần thực hiện để điều hành sự kiện thành công. Tùy vào loại hình sự kiện bạn cần làm, dựa vào ngân sách hay lượng người tham gia… bạn có thể điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.

Lên kế hoạch sớm

Khi bắt đầu một ý tưởng nào đó bạn nên bắt đầu lên kế hoạch càng sớm càng tốt để biết mình cần những dữ liệu thông tin gì? Nếu như sự kiện của bạn lớn, lời khuyên là bạn nên bắt đầu lập kế hoạch thực tế từ 4 - 6 tháng trước khi sự kiện diễn ra để chắc chắn rằng bạn có nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện.

Với các sự kiện có quy mô nhỏ hơn, bạn cũng nên lên sẵn các kế hoạch trước sự kiện 1 tháng để đảm bảo quá trình điều hành quản lý sự kiện được được dễ dàng.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch sự kiện, sẽ có những lúc không tránh khỏi những sự thay đổi từ tình hình thực tế. Do đó, bạn phải luôn linh hoạt trong mọi hoàn cảnh và thời gian để sự kiện không bị gián đoạn bởi bất kỳ một yếu tố nào.

Cần lập kế hoạch từ sớm để điều hành sự kiện hiệu quả

Phân công công việc

Từ những giai đoạn mới bắt đầu tới khi kết thúc sự kiện, bạn nên phân công rõ ràng công việc cho từng nhóm người theo kế hoạch đã lập. Việc phân công công việc rõ ràng sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, ít gặp trục trặc  hơn.

Khi xảy ra sự cố trong một phần nào đó của sự kiện thì bạn sẽ dễ dàng biết được nội dung sai sót đó thuộc về ai, tránh được trường hợp đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau giữa các thành viên trong đội nhóm. Làm tốt quá trình phân công công việc này thì việc điều hành quản lý sự kiện của bạn sẽ diễn ra dễ dàng và nhẹ nhàng hơn khi có đông người tham gia sự kiện.

Tạo nhóm trao đổi việc

Để các thành viên trong đội có thể dễ dàng trao đổi thông tin và thuận tiện theo dõi quá trình làm việc thì bạn nên tạo một nhóm trao đổi công việc  riêng để hướng dẫn  mọi thứ để làm sự kiện một cách chi tiết. Nội dung trao đổi bao gồm nhà cung cấp, thông tin khách tham dự, sơ đồ nơi tổ chức sự kiện…Mọi người có thể trao đổi và học hỏi, bổ sung những điều còn thiếu sót lẫn nhau.

Chuẩn bị chu đáo giúp sự kiện thành công

Thương lượng và chạy thử nghiệm sự kiện

Trong tổ chức các sự kiện, ngân sách chạy sự kiện cũng rất quan trọng. Hầu hết sự kiện sẽ phát sinh nhiều chi phí bạn không lường trước được do đó khi ký hợp đồng với các nhà cung cấp, bạn nên thương lượng với họ mức chi phí thấp nhất có thể để giảm thiểu chi phí cho sự kiện của bạn.

Bạn nên chạy thử sự kiện trước một hoặc hai tuần so với ngày sự kiện diễn ra chính thức để biết xem bạn còn thiếu sót điều gì để kịp thời sửa chữa và hoàn chỉnh. 

Với những công việc chuẩn bị chu đáo, tỉ mỉ như trên, bạn hoàn toàn đủ khả năng để điều hành sự kiện hiệu quả. Kính chúc các bạn có những sự kiện suôn sẻ, gặt hái nhiều thành công. Nếu có nhu cầu tư vấn chi tiết hơn về các dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tận tình, chu đáo!