Checklist tổ chức tiệc tân niên hoàn chỉnh

Xây dựng checklist tổ chức tiệc tân niên cụ thể và chỉnh chu là bí quyết giúp bạn có thể tổ chức sự kiện thành công. Checklist sẽ giúp bạn kiểm tra, kiểm soát từng đầu mục công việc rõ ràng và hiệu quả. Vậy xây dựng checklist tổ chức tiệc tân niên sẽ như thế nào? Theo dõi Hoabinh Events để có câu trả lời ngay sau đây nhé!

Checklist tổ chức tiệc tân niên giai đoạn 60 ngày trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán

Để tiệc tân niên diễn ra thuận lợi và thành công nhất, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thời gian chuẩn bị lý tưởng sẽ vào khoảng 60 ngày trước khi công ty/doanh nghiệp bước vào kỳ nghỉ Tết dài ngày.

Checklist 1: Xác định mức ngân sách tổ chức tiệc tân niên của công ty

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, ngân sách luôn là yếu tố quan trọng cần được công ty xem xét đến. Việc đặt ra ngân sách tối đa cho tiệc tân niên sẽ giúp bạn xác định rõ ràng các chi phí cần thiết và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Để đảm bảo dự trù ngân sách ở mức gần chính xác nhất, bạn có thể tham khảo giá cả trước đó trên internet hoặc liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để có thông tin về báo giá. 

Checklist các khoản mục cần chi tiêu thường gặp cho tiệc tân niên như sau: 

Thuê địa điểm (nếu công ty không có địa điểm tổ chức). Chi phí thuê địa điểm rất quan trọng và thường chiếm 1 phần nhất định trong ngân sách tổ chức. Các bạn cần nghiên cứu và dự trù trước khoản chi này để cân đối với những khoản chi khác. 

Chi phí tiệc: bao gồm đồ ăn, đồ uống, phí dịch vụ tùy địa điểm và thuế (VAT). Đối với chi phí này bạn nên dự trù thêm 20% ngân sách so với giá check được. Phần chi phí dự trù thêm này sẽ dành cho các loại phí dịch vụ và đồ uống phát sinh trong bữa tiệc.

Thiết bị hỗ trợ: Chi phí thuê các hạng mục sự kiện như âm thanh, ánh sáng, màn LED… đều cần ngân sách dự trù. Tuy nhiên, một số địa điểm tổ chức sự kiện cung cấp sẵn những trang thiết bị phù hợp với không gian của họ. Bạn có thể kiểm tra lại và tận dụng nguồn thiết bị có sẵn này trước khi thuê thiết bị khác theo yêu cầu tổ chức.

Trang trí: Chi phí dành cho hạng mục này sẽ bao gồm chi phí thiết kế, chi phí sản xuất thi công banner, phông bạt, hoa tươi, phụ kiện trang trí sự kiện

Nhân sự phục vụ sự kiện: đây là chi phí nếu công ty bạn cần thuê thêm MC và PG… Thông thường MC, PG càng chuyên nghiệp thì chi phí càng cao.

Dịch vụ giải trí: Mặc dù tiệc tân niên thường có chuẩn bị các hoạt động nội bộ nhưng đối với quy mô tiệc lớn, các bạn vẫn cần tính đến thuê ngoài các dịch vụ biểu diễn nghệ thuật khác. Các dịch vụ này sẽ có nhiệm vụ lấp khoảng trống trong bữa tiệc và tăng độ hấp dẫn, chuyên nghiệp cho bữa tiệc. 

Chi phí đưa đón khách (nếu có): đại đa số các bữa tiệc tân niên đều sẽ để nhân viên hay khách mời tự di chuyển đến địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, với các khách mời quan trọng, khách VVIP, bạn cần tính đến chi phí thuê xe đưa đón. 

Quà tặng: Kết thúc tiệc tân niên bằng những món quà nhỏ cho khách mời sẽ là một kết thúc đẹp. Món quà này không cần quá trị giá, thế nhưng bạn cần bỏ chút tâm sức chuẩn bị để thể hiện được sự chân thành của công ty nhân dịp đầu xuân năm mới.

Chi phí dự phòng: Đây là khoản dự trù ngân sách cho các trường hợp phát sinh. Khoản dự trù này nên là 10% tổng ngân sách tổ chức tiệc tân niên 

Khi lên checklist các khoản chi phí cần dự trù ngân sách, bạn nên sử dụng google sheet hoặc excel để tối ưu hóa việc theo dõi và tính toán.

Checklist 2: Xác định ý tưởng chủ đề cho bữa tiệc tân niên

Sau bước lập ngân sách, việc tìm ý tưởng chủ đề bữa tiệc là bước tiếp theo cần thực hiện. Ý tưởng và chủ đề có vai trò rất quan trọng, giữ vai trò định hướng cho toàn bộ nội dung bữa tiệc.

Bạn có thể lên ý tưởng và xác định chủ đề dựa theo mục đích và mục tiêu mà bữa tiệc hướng tới.

Với những bữa tiệc nhỏ, tổ chức nội bộ, các bạn có thể lấy ý kiến số đông nhân viên để tìm cảm hứng, điều này sẽ khiến các thành viên trong công ty ngày càng gắn kết, hòa đồng với nhau.

Với những bữa tiệc quy mô lớn, tổ chức ngoài hội trường, khách sạn… có sự tham dự của đông đảo khách mời, bạn có thể sử dụng các ý tưởng tiệc tân niên kết hợp với chương trình ưu đãi khuyến mãi đầu xuân…

Tốt hơn hết, bạn nên cụ thể hóa lại ý tưởng của buổi tiệc thành 1 từ và cả kế hoạch và quá trình tổ chức bữa tiệc tân niên đều phải bám sát chủ đề đó. Yếu tố sáng tạo, độc đáo, không trùng lặp vẫn luôn là chìa khóa để gây ấn tượng với người tham dự, giúp bữa tiệc của bạn trở nên hấp dẫn, thu hút hơn. 

Checklist 3: Xác định thời gian tổ chức

Khi chọn ngày tổ chức tiệc tân niên cho công ty, hãy ưu tiên ngày đầu tiên quay lại làm việc, hoặc trong tuần đầu tiên sau khi kết thúc kỳ nghỉ lễ. Đối với tiệc tân niên lớn, các bạn cần xác định ngày và thời gian ngoài giờ hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời sắp xếp công việc để tham dự.

Thời lượng chương trình cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Không nên kéo dài quá dài hoặc quá ngắn. Khoảng thời gian từ 90 đến 180 phút được xem là hợp lý, đủ để truyền tải đầy đủ nội dung mà không làm mất hứng thú của khách mời. 

Tốt hơn hết là căn chỉnh thời gian tổ chức và thời lượng chương trình sao cho phù hợp với lịch trình công việc và mong muốn của phần đông người tham dự.

Checklist  4: Dự kiến số lượng và lên list khách mời

Muốn dự kiến số lượng khách mời chính xác hơn, các bạn có thể căn cứ vào những yếu tố:  

• Lượng khách mời của tiệc tân niên năm trước.
• Danh sách nhân viên/khách mời hiện tại.
• Tham khảo ý kiến của các thành viên về khả năng tham dự tiệc để tính ra được số lượng người tham dự chính xác nhất. 

Sau khi tính được số lượng khách mời dự kiến, bạn nên phân loại khách tùy theo yêu cầu của buổi tiệc. 

• Khách VIP: Ban lãnh đạo công ty, đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết, người nổi tiếng, có ảnh hưởng trong ngành...
• Khách thường: Cán bộ nhân viên trong công ty và người thân…

Bên cạnh đó, để tiện kiểm soát và theo dõi quá trình gửi thiệp mời, các bạn cần lên danh sách khách mời tham dự với các thông tin cụ thể như tên họ, địa chỉ, số điện thoại…

Checklist 5: Xác định địa điểm tổ chức

Khi đã qua được bước xác định ngân sách và số lượng khách tham dự, các bạn cần bắt tay ngay vào việc đi tìm địa điểm tổ chức (thường xảy ra khi công ty không có không gian tổ chức tiệc nội bộ hoặc quy mô tiệc tân niên lớn). Việc đi tìm địa điểm cần làm càng sớm càng tốt bởi thời điểm đầu năm, rất nhiều công ty cũng tổ chức tiệc tân niên nên các địa điểm tổ chức dễ full lịch. Một số địa điểm mở cửa muộn,  chưa kịp quay trở lại làm việc cũng là một khó khăn khiến việc liên hệ, tìm kiếm địa điểm cần được làm sớm trước kỳ nghỉ Tết.

Khi thuê không gian tổ chức tiệc tân niên, bạn cần lưu ý đến các yếu tố: 

• Chi phí: Dựa vào bảng phân bổ ngân sách đã lập phía trên để chọn địa điểm phù hợp mà không lạm chi. 
• Sức chứa của sảnh tiệc cần phù hợp với số lượng khách hàng tham dự, có sự co giãn nhẹ về số lượng ghế để đề phòng phát sinh khách mời bất ngờ. 
• Vị trí: nên ưu tiên các địa điểm có vị trí giao thông thuận tiện, xung quanh ít có điểm kẹt xe để tiện cho việc đi lại của người tham dự. Bạn cũng có thể cân nhắc đến yếu tố về khoảng cách. Địa điểm gần công ty sẽ giúp phần đông nhân viên, khách mời cảm thấy không quá xa, dễ dàng di chuyển đến điểm tổ chức. 
• Bãi để xe: bạn cần khảo sát trước bãi đỗ xe ở địa điểm tổ chức. Nên bảo đảm yếu tố rộng rãi, có cả chỗ để xe máy và ô tô để tránh gây bất tiện cho khách mời của bữa tiệc.
• Cơ sở vật chất hỗ trợ tổ chức tiệc: hãy chắc chắn rằng các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu tại địa điểm đều hoạt động ổn định và đảm bảo chất lượng, nên có phương án dự phòng tránh các tình huống bất ngờ phát sinh ảnh hưởng đến khâu tổ chức tiệc.
• Việc khảo sát tại chỗ địa điểm tổ chức là cực kỳ quan trọng, đừng bỏ qua bất kỳ yếu tố nào như phương án phòng cháy chữa cháy, cửa thoát hiểm, các tiện ích xung quanh địa điểm… để đảm bảo an toàn cho mọi người.

Checklist 6: Đặt chỗ và đặt dịch vụ giải trí

Dù công ty đã chuẩn bị sẵn các tiết mục văn nghệ, trò chơi nội bộ thì việc thuê dịch vụ giải trí từ bên ngoài vẫn là điều không thể thiếu. Các tiết mục biểu diễn được thuê ngoài sẽ mang lại sự đa dạng và hấp dẫn cho chương trình, làm cho buổi tiệc trở nên sống động và đáng nhớ hơn. Ngoài ra, nên đặt dịch vụ này càng sớm càng tốt và làm việc chặt chẽ về thời gian biểu diễn trước khi kỳ nghỉ lễ bắt đầu để đảm bảo bạn vừa có được lựa chọn tốt nhất, vừa tránh được tình trạng các vũ công, vũ đoàn… chưa trở lại làm việc sau Tết. 

Khi đặt dịch vụ, đặc biệt cần lưu ý làm hợp đồng một cách cẩn thận và minh bạch. Việc ghi rõ các điều khoản và thỏa thuận giữa hai bên sẽ giúp đảm bảo quá trình làm việc sau này diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng.

Checklist tổ chức tiệc tân niên giai đoạn 30 ngày trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán

Khoảng 1 tháng trước kỳ nghỉ Tết, bạn cần phải tiến hành một các hoạt động chính để tổ chức tiệc tân niên cho công ty như lên kế hoạch trang trí, đặt quà tặng… để đơn vị cung cấp dịch vụ kịp thời thiết kế và sản xuất.

Checklist 7: Gửi thư mời 

Bạn cần lên nội dung và thiết kế thư mời cho khách đến dự tiệc tân niên của công ty. Thư mời cần đảm bảo có các yếu tố như tên công ty, tên chương trình, ngày giờ và địa điểm tổ chức. Bạn có thể thiết kế thêm cả phần bản đồ chỉ đường đính kèm với thư mời để khách dễ tìm đến hơn. Một lưu ý nhỏ: Khi gửi thư mời, các bạn có thể yêu cầu khách phản hồi lại luôn ở cuối thư, điều này giúp cho công ty tính toán được con số người tham dự chính xác và điều chỉnh kế hoạch tiệc tân niên sao cho hợp lý. 

Thư mời có thể là bản in cứng gửi trực tiếp hoặc là bản mềm được gửi online qua email, không sử dụng mời miệng bởi nó sẽ làm mất đi sự trang trọng của lời mời. Thời gian gửi thư mời tiệc Tân niên có thể là trước kỳ nghỉ lễ để các khách mời sắp xếp thời gian cá nhân.

Checklist 8: Trang trí tiệc tân niên

Đa số các địa điểm tổ chức tiệc tân niên đều có những bối cảnh trang trí sẵn, tuy nhiên, đại đa số các bối cảnh này đều không phù hợp với chủ đề riêng của bữa tiệc. Bạn có thể liên hệ đơn vị cho thuê setup lại hoặc tìm đơn vị trang trí chuyên nghiệp làm đúng ý tưởng từ ban đầu. Nên nhớ làm việc sớm với đơn vị setup trang trí và quy định rõ về thời gian tổ chức để tránh tình trạng chậm trễ sau kỳ nghỉ lễ.

Các hạng mục trang trí tiệc tân niên bạn cần quan tâm đến đó là: sân khấu, backdrop sân khấu hoặc màn LED, backdrop chụp ảnh, hoa, bóng bay… Nếu sử dụng màn LED thi hãy lưu ý chuẩn bị bộ thiết kế để chiếu trên màn hình LED sao cho phù hợp với kịch bản tiệc tân niên.

Checklist 9: Đặt quà tặng

Quà tặng không chỉ là biểu hiện của lòng biết ơn mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng đối với khách mời. Khi chọn quà tặng tiệc tân niên, hãy chú ý lựa chọn những món quà phù hợp với khách mời và thời điểm đầu xuân. Các món quà mang giá trị cao về mặt tinh thần như câu đối, chữ nho, lì xì lấy may… sẽ được yêu thích, trân trọng trong dịp này.

Checklist 10: Tập luyện văn nghệ

Buổi tiệc tân niên của công ty sẽ trở nên đặc sắc và ghi lại nhiều kỷ niệm đáng nhớ hơn nếu có những tiết mục văn nghệ sôi động. Để đảm bảo rằng các tiết mục này diễn ra suôn sẻ và thành công, việc tập luyện và chuẩn bị trước là rất quan trọng. Hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ âm nhạc, trang phục và đạo cụ cần thiết cho mỗi tiết mục. Đồng thời bố trí thời gian tập luyện, tổng duyệt kỹ lưỡng trước khi bữa tiệc diễn ra.

Checklist tổ chức tiệc tân niên giai đoạn 15 ngày trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán

Đây là giai đoạn nước rút để chuẩn bị tiệc Tân Niên. Bạn cần hoàn thành hết các công đoạn trong kế hoạch tổ chức trước khi kỳ nghỉ lễ bắt đầu.

Checklist 11: Lên thực đơn cho bữa tiệc tân niên

Đến lúc này, việc bạn cần làm là hợp tác với đơn vị cung cấp để lên thực đơn cho buổi tiệc. Một bữa tiệc tân niên hoàn hảo thường bao gồm ba phần chính: món khai vị, món chính và món tráng miệng. Để tạo nên một không gian tiệc tươi mới và hấp dẫn, thực đơn tối thiểu nên bao gồm ít nhất 8 món. Các món ăn này cần có sự mới lạ, tươi tắn, ít calo… bởi sau Tết là thời điểm người dân “bội thực” với các loại món ăn truyền thống đầy ắp đạm thịt.

Checklist 12: Nhắc lịch tham dự tiệc tân niên

Ngoài việc chuẩn bị mọi điều trong kế hoạch tổ chức, đừng quên liên hệ lại với khách mời để nhắc nhở họ về thời gian và địa điểm tham dự tiệc tân niên. Điều này giúp khách mời không quên và đảm bảo sự xuất hiện tại sự kiện. Tuy nhiên, do tiệc tân niên được tổ chức ngay sau kỳ nghỉ lễ Tết Nguyên Đán, nên các bạn cần bố trí nhân sự phụ trách nhắc lịch khách mời khi kỳ nghỉ lễ gần kết thúc. Nhắc nhở về sự kiện cũng là cách thể hiện sự quan tâm và chu đáo của công ty/doanh nghiệp đối với khách mời của mình đấy.

Checklist tổ chức tiệc tân niên giai đoạn ngay trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán

Thời gian này, mọi hoạt động chuẩn bị cho bữa tiệc tân niên đã phải được hoàn chỉnh. Các bạn sẽ cần kiểm tra lại tiến độ các hạng mục 1 lần nữa để kịp thời xử lý. Cần theo dõi sát phần công việc sẽ bố trí sát ngày tổ chức sự kiện để đảm bảo không có sai sót xảy ra. 

Checklist 13: Tổng duyệt chương trình tiệc tân niên

Cho dù bạn đã lên kế hoạch tỉ mỉ, việc tổ chức một sự kiện vẫn đòi hỏi một tổng duyệt chương trình kỹ lưỡng. Trên thực tế, không phải lúc nào kế hoạch cũng diễn ra như bạn đã mong đợi. Tổng duyệt giúp bạn kết nối mọi hoạt động lại với nhau và nhanh chóng phát hiện và khắc phục mọi sự cố không mong muốn.

Quá trình tổng duyệt không chỉ để kiểm tra âm thanh, ánh sáng và hình ảnh trình chiếu, mà còn để đội ngũ điều phối hiểu rõ và làm chủ hoàn toàn nội dung của chương trình.

Checklist 14: Kiểm tra tiến độ chuẩn bị quà tặng

Cách một tuần trước khi nghỉ Tết, đừng quên liên hệ và nhận những món quà tặng . Hãy kiểm tra kỹ và đảm bảo chúng không có lỗi, hỏng. Tìm cách bảo quản, giữ những món quà nguyên vẹn trước khi tiệc tân niên được tổ chức. 

Checklist tổ chức tiệc tân niên 12 giờ trước khi bắt đầu

Thường thì, quá trình lắp đặt và chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn ra 1 ngày tại địa điểm tổ chức. Đây là thời điểm quan trọng để bạn có mặt và theo dõi mọi hoạt động một cách cẩn thận, đảm bảo mọi công việc được tiến hành đúng kế hoạch và kịp thời xử lý mọi vấn đề phát sinh.

Checklist 15: Kiểm tra lại địa điểm tổ chức

Mười hai giờ trước khi bắt đầu tiệc tân niên cho công ty, hãy thực hiện một cuộc kiểm tra cuối cùng cho toàn bộ địa điểm tổ chức: từ hệ thống âm thanh, ánh sáng cho đến bố trí chỗ ngồi. Đảm bảo mọi thứ đều hoàn hảo và tinh chỉnh đến từng chi tiết.

Quá trình tiếp đón là cơ hội đầu tiên để gây ấn tượng với khách mời, vì vậy không được phép để xảy ra bất kỳ sơ suất nào. Hãy rà soát lại kế hoạch tiếp đón cùng với đội ngũ PG và lễ tân một cách cẩn thận.

Hãy đảm bảo rằng mọi hạng mục của buổi tiệc đã được sắp xếp sẵn trước khi khách mời đến. Ngoài ra, hãy kiểm tra lại thực đơn của buổi tiệc và thảo luận chi tiết với đội ngũ phục vụ của nhà hàng về thời gian phục vụ. Sự kiểm tra kỹ lưỡng về thực đơn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự suôn sẻ cho bữa tiệc.

Checklist 16: Nhắc nhở những người tham gia biểu diễn về thời gian tổ chức

Việc kiểm tra và nhắc nhở lại thời gian của đội văn nghệ là một bước không kém phần quan trọng. Thông thường, lịch trình của các đoàn văn nghệ thường rất kín, họ có thể nhận nhiều chương trình cùng 1 ngày và thời gian sát nhau. Việc liên hệ sớm để xác nhận lại và điều chỉnh thời gian biểu diễn sẽ giúp bạn đảm bảo được họ không bị nhầm lẫn, quên lịch, đảm bảo kế hoạch sự kiện diễn ra như dự tính

Khi nhắc nhở và làm việc với các đoàn nghệ thuật bên ngoài, ngoài vấn đề về thời gian biểu diễn các bạn cần dự trù các tính huống có thể xảy ra liên quan đến việc họ đến muộn hoặc có sự thay đổi trong chương trình biểu diễn.

Những lưu ý khác bên ngoài checklist tổ chức tiệc tân niên

Tiệc tân niên của công ty không chỉ là một sự kiện đơn thuần mà còn mang nhiều ý nghĩa về sự khởi đầu năm mới, về khơi ngợi tinh thần nhiệt huyết của các thành viên, tạo nét văn hoá riêng cho doanh nghiệp. Tiệc tân niên là cơ hội quan trọng để thể hiện sự đoàn kết và tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ cho những người tham dự. Để đảm bảo mỗi buổi tiệc thành công và ấn tượng, dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn nên xem xét:

Xây dựng một team phụ trách tổ chức: Sự hợp tác trong một nhóm sẽ giúp giải quyết các vấn đề và phân chia công việc một cách hiệu quả hơn. Cùng nhau, các bạn có thể đảm bảo mọi khía cạnh để bữa tiệc được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng.

Linh hoạt trong quản lý số lượng khách mời: Theo dõi và điều chỉnh số lượng khách mời có thể giúp bạn tối ưu hóa chi phí và tài nguyên. Nếu cần, hãy điều chỉnh kế hoạch tiệc và quà tặng để phản ánh chính xác số lượng người tham dự.

Kiểm soát việc sử dụng đồ uống có cồn: Các bạn nên lựa các loại đồ uống phù hợp và hạn chế sử dụng đồ uống có cồn trong buổi tiệc. Điều này giúp bảo vệ sức khỏe và tránh những tình huống không mong muốn có thể xảy ra.

Tiệc tân niên công ty là một cơ hội để tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ và thú vị cho toàn bộ nhân sự và khách mời. Hy vọng những checklist Hoabinh Events đưa ra trên đây sẽ giúp bạn tổ chức tiệc tân niên thành công và ấn tượng. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc tìm đơn vị tổ chức tiệc tân niên chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với Hoabinh Events để được tư vấn chi tiết hơn. Hoabinh Events luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

 

Chi tiết liên hệ: 

HOABINH EVENTS - HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

* Website: hoabinhevents.com