Checklist tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng có những gì?

Hội nghị khách hàng đã không còn là hoạt động xa lạ với các doanh nghiệp, sự kiện này thường được tổ chức thường niên với những mục đích mang lại giá trị cho công ty cũng như tri ân đến những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp. Bởi đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nên cần chú trọng trong từng khâu tổ chức. Để tổ chức được hội nghị thành công, các doanh nghiệp cần nghiên cứu và đưa ra những checklist công việc phù hợp và chính xác. Sau đây, HoaBinh Events sẽ gợi ý checklist tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Mời các bạn tham khảo nhé!

Lợi ích của checklist tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng 

Checklist tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là một công việc quan trọng, đây là danh sách những việc cần làm, các bước cần thực hiện một cách chi tiết đảm bảo đầy đủ các khâu và không bị bỏ sót. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà checklist mang lại cho các doanh nghiệp:

Doanh nghiệp bao quát được công việc

 Checklist này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể bao quát được mọi khía cạnh của hội nghị và theo dõi được tiến độ của hội nghị. Sau khi hoàn thành công việc các bạn có thể đánh dấu vào checklist, điều đó sẽ đảm bảo công việc không bị bỏ sót và kiểm soát được hoạt động của chương trình.

Tăng hiệu quả công việc

Khi tạo checklist các bạn có thể sắp xếp các đề mục công việc theo thứ tự ưu tiên, phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng thành viên và gia hạn deadline công việc. Từ đó đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình từ đó tăng hiệu quả công việc hơn.

Tiết kiệm thời gian và tài nguyên

Checklist công việc sẽ giúp các doanh nghiệp phân chia thời gian và nguồn lực hợp lý, tập trung vào những công việc cần làm giúp theo kịp tiến độ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tránh lãng phí tài nguyên và nguồn lực và vẫn tạo nên một sự kiện hoàn thiện nhất.

Các công cụ sử dụng để tạo và quản lý checklist

Với xu hướng công nghệ phát triển như hiện nay thì có rất nhiều các công cụ mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để checklist tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Một số công cụ phổ biến và dễ sử dụng có thể kể đến như:

• Bảng tính Excel hoặc Google Sheet: Các bạn có thể tạo danh sách công việc, mô tả, trạng thái hoàn thành và sử dụng các tính năng định dạng để làm nổi bật tạo sự rõ ràng cho các cột.

• Phần mềm quản lý dự án: Công cụ này cung cấp những tính năng đa dạng hơn hai công cụ trên nhưng cần cài đặt app. Một số app quản lý dự án có thể sử dụng như: Notion, OneNote, Any.do. Google Keep

• Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu checklist có sẵn trên mạng và chỉ cần nhập những nội dung mình cần theo dõi. 

Checklist tổ chức sự kiện gồm những mục gì?

Hội nghị sự kiện là sự kiện rất quan trọng nên các doanh nghiệp cần có những checklist chi tiết, phù hợp và chính xác nhất. Chúng tôi sẽ tổng hợp một số đề mục cơ bản của checklist ở dưới đây:

Mục đích và mục tiêu của hội nghị khách hàng

Xác định mục đích của sự kiện giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị chỉn chu cho nội dung và các hoạt động trong sự kiện. Công việc này là bắt buộc không chỉ với sự kiện hội nghị khách hàng mà còn với tất cả các sự kiện khác của doanh nghiệp. 

Tiếp theo là bạn cần thiết lập một mục tiêu cụ thể như gia tăng doanh số, mở rộng các mối quan hệ, tiếp cận khách hàng tiềm năng, tìm kiếm đối tác,...Những mục tiêu này có thể giúp công ty đo lường được hiệu quả của việc tổ chức hội nghị khách hàng.

Xác định khách hàng mục tiêu

Có thể nói, việc xác định khách hàng mục tiêu là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hội nghị khách hàng. Khi đã xác định đúng đối tượng mục tiêu hướng đến các doanh nghiệp sẽ đưa ra được những ý tưởng và kế hoạch thích hợp để thu hút và tạo ấn tượng với nhóm khách hàng đó.

Checklist khách mời tham dự:

• Các đơn vị tài trợ

• Khách hàng thân thiết

• Báo chí

• Đài truyền hình

• Các đối tác,...

Xác định ngân sách

Ngân sách là một vấn đề mà các doanh nghiệp rất quan tâm, việc xác định ngân sách sẽ giúp các doanh nghiệp phân bổ nguồn lực và lên kế hoạch hợp lý nhất, tránh lãng phí nguồn lực và tài nguyên của doanh nghiệp.

Checklist ngân sách dự trù:

• Chi phí thuê địa điểm

• Chi phí thuê trang thiết bị

• Chi phí trang trí, thiết kế

• Chi phí vận chuyển thiết bị

• Chi phí quảng cáo và tiếp thị

• Chi phí teabreak

• Chi phí vật liệu và in ấn

• Chi phí thuê nhân sự sự kiện

• Chi phí quà tặng và phần thưởng

• Chi phí khác

Lựa chọn thời gian và địa điểm

Thời gian: Chọn thời gian phù hợp với mục đích của sự kiện và phù hợp với lịch trình của khách mời tham gia.

Địa điểm: 

• Xem xét số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm

• Khảo sát địa điểm kỹ càng theo các tiêu chí: vị trí, quy mô, không gian,...

• Chốt địa điểm

• Thỏa thuận và ký hợp đồng thuê địa điểm

• Xác nhận thông tin chi tiết

Phân công nhân sự 

Tổ chức sự kiện không thể thiếu thành phần nhân sự, các doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân sự cần cho sự kiện để thuận tiện phân công từng đầu việc như quản lý điều hành sự kiện, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật như quay phim, chụp ảnh, đội ngũ quảng cáo tiếp thị, lễ tân,...Bên cạnh đó cần có sự kiểm soát quá trình làm việc từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc của các nhân sự.

Các hạng mục cần chuẩn bị giấy phép 

Theo pháp luật Việt Nam, tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức hội nghị khách hàng nói riêng cần xin một số loại giấy phép như:

• Giấy phép giao thông và công tránh

• Giấy phép cứu hỏa

• Giấy phép công an

• Giấy phép dân phòng

• Giấy phép tổ chức biểu diễn

Cơ sở vật chất và những tài liệu cần thiết

Hệ thống cơ sở vật chất và những tài liệu liên quan được quyết định bởi tính chất và mục của chương trình. Checklist một số cơ sở vật chất và tài liệu gồm:

• Hệ thống âm thanh: Micro, amply, loa,...

• Hệ thống ánh sáng: Màn hình led, đèn chiếu,...

• Hệ thống máy chiếu

• Trang thiết bị trang trí sự kiện

• Số lượng và loại quà tặng

• Teabreak

• Trang phục nhân sự

• Các tài liệu liên quan: Thư mời, thư cảm ơn, bảng kế hoạch chương trình, bài diễn thuyết,...

Kết luận: 

Trên đây là những thông tin về checklist tổ chức sự kiện hội nghị sự kiện mà HoaBinh Events tổng hợp gửi đến quý khách, chúng tôi hy vọng những thông tin này sẽ giúp các bạn tổ chức được sự kiện thành công nhất. Với kinh nghiệm hơn 15 năm, HoaBinh Events sẽ đem đến cho các bạn những ý tưởng mới lạ, biến đổi linh hoạt và sáng tạo cho sự kiện hội nghị khách hàng thường niên. Nhấc máy liên hệ ngay tới số hotline của chúng tôi - 0939.311.911/0918.640.988 để được tư vấn về chi phí dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất nhé!

HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng