Checklist tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp có gì?

Tổ chức hội nghị, hội thảo là hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp. Thông qua các hoạt động này, doanh nghiệp có thể tiếp cận với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư, giúp tăng cơ hội kinh doanh và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng cường quảng bá thương hiệu và xây dựng danh tiếng cho doanh nghiệp.

Chị Thu Hà, chuyên viên điều hành tại HoaBinh Events cho biết: “Để thực hiện thành công bất kỳ chương trình nào cũng cần phải có một kế hoạch cụ thể và chi tiết, đồng thời phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đảm bảo chất lượng của chương trình.”.

Những việc cần làm để chương trình thành công

Có thể thấy hội nghị, hội thảo rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp và để tổ chức chương trình thành công luôn cần có một checklist phù hợp, chính xác. 

Xác định mục đích và mục tiêu 

Xác định mục đích và mục tiêu của chương trình là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của chương trình. Qua đó sẽ giúp cho người thực hiện có được một kế hoạch rõ ràng và hiệu quả. Đồng thời sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đối tượng khách hàng, thiết kế chương trình, quản lý ngân sách, đánh giá kết quả và tăng cường quan hệ với đối tác và khách hàng của doanh nghiệp.

Xác định mục đích và mục tiêu của chương trình là bước đầu tiên

Xác định khách hàng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu là yếu tố quan trọng cần xác định. Chỉ khi xác định được đúng đối tượng mục tiêu thì mới đưa ra được những ý tưởng, nội dung thích hợp để thu hút và khiến cho họ ấn tượng về chương trình của bạn.

Xác định ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng hàng đầu cho bất kỳ một sự kiện nào. Xác định ngân sách để bạn có thể phân bố các nguồn nhân lực, lên kế hoạch thực hiện một cách hợp lý, tránh lãng phí mà lại mang lại hiệu quả tối đa cho chương trình.

Thời gian và địa điểm

Về thời gian: Cần xác định thời gian để phù hợp với mục đích chương trình, đối tượng tham dự sau đó thông báo thời gian chính xác đến các đối tượng.

Về địa điểm: Cần dựa trên ước tính số lượng người tham gia sau đó đi khảo sát địa điểm, ký hợp đồng thuê địa điểm và Xác nhận thông tin chi tiết.

Cần dựa trên ước tính số lượng người tham gia sau đó đi khảo sát địa điểm

Các yêu cầu về nhân sự

Tiến hành xác định số lượng nhân sự cần cho sự kiện: PG, lễ tân, quay phim, chụp hình, người điều hành, xử lý các tình huống phát sinh,…Sau đó phân chia nhân sự và công việc cụ thể. Trong quá trình thực hiện, cần thường xuyên kiểm soát, quản lý quá trình hoàn thành, công việc.

Truyền thông sự kiện

Truyền thông là một phần rất quan trọng trong quá trình tổ chức hội nghị hoặc các chương trình tương tự. Qua đó, doanh nghiệp có thể quảng bá thông tin đến đối tượng khách hàng, tăng cường nhận thức về thương hiệu và thu hút đông đảo khách hàng tham gia.

Các phương tiện truyền thông có thể được sử dụng để quảng bá bao gồm:

• Đăng tin trên các trang web liên quan đến ngành nghề hoặc lĩnh vực của doanh nghiệp
• Sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram để
• Phát sóng trên truyền hình hoặc phát thanh địa phương
• Phát triển các dịch vụ truyền thông trực tuyến như quảng cáo trực tuyến, chương trình Google Adwords, v.v.

Các hoạt động truyền thông cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm việc lên kế hoạch, thiết kế và phân phối thông tin cho đối tượng khách hàng. Điều này sẽ giúp đảm bảo sự hiệu quả và tối đa hóa tiềm năng của chương trình.

Chuẩn bị giấy phép cần thiết

• Văn hóa thông tin.
• Xin tuyến, bãi – bến đậu xe
• Ủy ban
• Cấp cứu
• Cứu hỏa
• Công an
• Tổ chức biểu diễn
• Công ty bảo vệ

Chương trình không thể thực hiện nếu không được cấp phép

Chuẩn bị tài liệu

Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị là một bước quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đề ra. Dưới đây là một số tài liệu quan trọng cần chuẩn bị bao gồm:

• Chương trình chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm và các hoạt động cụ thể.
• Tài liệu thuyết trình của khách mời và diễn giả.
• Tài liệu hướng dẫn cho người tham dự giúp cho khách hàng tham dự nắm được thông tin các hoạt động diễn ra trong ngày. Nó cũng nên bao gồm thông tin về địa điểm, cách đi lại, cách thức ăn uống, quy định về phục vụ thức ăn, điều kiện thời tiết và các thông tin khác
• Tài liệu giới thiệu công ty
• Tài liệu quảng cáo có thể là brochure, poster hoặc banner để quảng bá và thu hút thêm khách hàng đăng ký tham gia
• Tài liệu hướng dẫn cho ban tổ chức về cách thức chạy chương trình. 

Chuẩn bị thiết bị

• Hệ thống âm thanh: Micro (Có dây, không dây, dự phòng), Loa, amply

• Hệ thống ánh sáng
• Hệ thống trình chiếu: Máy chiếu, Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.
• Máy ảnh, máy quay.
• Vật dụng trang trí: backdrop, photobooth, hoa để bàn đại biểu…
• Vật dụng khác: biển tên, standee, bàn tiếp tân, hàng rào, thảo đỏ

Chuẩn bị tiệc teabreak

Chuẩn bị teabreak là một phần quan trọng để đảm bảo khách tham dự chương trình được thư giãn, tạo cơ hội để họ giao lưu và trao đổi ý kiến với nhau trong một không khí thân thiện. Khi chuẩn bị teabreak cần đủ định lượng theo số khách tham dự, trình bày và phục vụ nhanh gọn, đầy đủ dụng cụ phục vụ như đĩa, ly, thìa, dao, nến, khay, khăn lau…và đảm bảo sự vệ sinh và an toàn thực phẩm.

Teabreak tại hội nghị cần đủ số lượng, trình bày đẹp

Chuẩn bị trang phục

Thông thường, trang phục cần đảm bảo sự tương thích với màu sắc và thiết kế của logo và thương hiệu của doanh nghiệp: Trang phục của các nhân sự nên được tương thích với màu sắc và thiết kế của logo và thương hiệu của doanh nghiệp để tạo ra sự liên kết và nhận diện thương hiệu. Ngoài ra, trang phục cũng cần mang lại sự thoải mái cho người mặc để họ thoải mái tham gia các hoạt động của chương trình.

Báo cáo kết quả sau sự kiện

Báo cáo kết quả là một bước quan trọng để đánh giá hiệu quả và cải thiện cho các chương trình tiếp theo. Điều này bao gồm các chỉ số như số lượng khách hàng tham dự, các bài phát biểu của khách mời, bảng trò chuyện và các hoạt động khác, điểm mạnh và yếu để cải thiện cho những chương trình tiếp theo, khảo sát đánh giá của khách hàng…

Tuy tổ chức hội nghị, hội thảo là hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp nhưng chủ đề, ý tưởng, cách thức thực hiện cũng cần thay đổi qua từng năm kéo theo checklist của từng chương trình cũng khác nhau. Để có những chương trình thành công và đặc sắc, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn một cách nhanh chóng - tận tâm -  tin cậy.