Bí quyết tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo thành công

Hiện nay, loại hình du lịch hội nghị, hội thảo ở Việt Nam đã trở nên phổ biến rộng rãi khi được rất nhiều những công ty, tập đoàn lớn lựa chọn. Các chương trình này không chỉ mang lại hiệu quả công việc cao hơn mà còn làm hài lòng khách tham dự vì được nghỉ ngơi, thư giãn và trải nghiệm những dịch vụ tuyệt vời.

Đại diện Cục Phòng vệ Thương Mại chia sẻ: “Mới đây, tôi đã có những ấn tượng khó quên trong hoạt động hội thảo kết hợp tour du lịch được tổ chức tại thành phố Ninh Bình. Cảnh sắc Ninh Bình đẹp và thơ mộng, đồ ăn cũng rất ngon. Tôi hy vọng sẽ được tham gia nhiều chuyến đi như vậy nữa!”

Loại hình du lịch hội nghị, hội thảo ở Việt Nam đã trở nên phổ biến rộng rãi

Hội thảo của Cục Phòng vệ Thương Mại được tổ chức tại khách sạn The Reed Ninh Bình

Lợi ích của loại hình du lịch xu hướng 4.0

Là một khía cạnh nổi bật trong lĩnh vực du lịch MICE, xu hướng tổ chức du lịch kết hợp hội nghị ngày càng được nhiều đơn vị lựa chọn vì mang đến nhiều lợi ích vượt trội:

  • Các thành viên tham gia chương trình có cơ hội tham quan, nghỉ dưỡng và du lịch rất tiện lợi
  • Mang lại cơ hội để các doanh nghiệp, nhà đầu tư... gặp gỡ khách hàng, đối tác nhằm mở rộng thị trường kinh doanh 
  • Công việc và nghỉ ngơi, thư giãn được kết hợp hài hoà mang đến sự hài lòng cho tất cả các thành viên. Nhờ đó công việc cũng được tiến hành một cách thuận lợi hơn.
  • Xu hướng này còn có những tác động tích cực đến những ngành kinh tế khác và góp phần PR du lịch cho điểm đến.

Bí quyết tổ chức chương trình

Để có một chương trình du lịch hội nghị thành công, cần phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các bước cùng với đó là sự hỗ trợ đầy đủ của các thiết bị hiện đại. Hãy tham khảo những bí quyết dưới đây để có một chương trình thành công nhất nhé!

Lên chủ đề 

Chủ đề của chương trình thể hiện mục đích, ý đồ của ban tổ chức và mục đích tham dự của khách mời. Do đó, chúng ta cần lựa chọn chủ đề phù hợp với nội dung và đảm bảo chủ đề đó có  sức hấp dẫn với nhiều người tham dự nhất có thể. Ngoài ra, việc xác định đúng chủ đề cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng và lên kế hoạch cho chương trình chỉn chu hơn.

Tìm kiếm địa điểm 

Đối với xu hướng du lịch MICE, chúng ta nên chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích tổ chức chương trình đồng thời dựa trên số lượng khách mời tham dự. Cần tránh chọn những địa điểm tổ chức quá rộng trong khi lượng người tham dự quá ít và ngược lại, địa điểm quá nhỏ trong khi đối tượng tham dự quá đông cũng không hợp lý.

Chúng ta nên chọn địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức chương trình

Cần tránh chọn những địa điểm tổ chức quá rộng trong khi lượng người tham dự quá ít

Chuẩn bị chu đáo

Ban tổ chức chương trình cần chuẩn bị chu đáo về tất cả phương diện bao gồm: phương tiện đi lại đón tiễn khách mời, khách sạn lưu trú, tổ chức suất ăn hoặc tiệc liên hoan,… sao cho phù hợp nhất. Lời khuyên cho bạn là nên xem xét những tiện ích được cung cấp ngay tại địa điểm được thuê để tổ chức để xem phần nào miễn phí và phần nào sẽ phải tính phí nhằm lên phương án dự trù kinh phí phù hợp.

Xác định điểm tham quan trong hành trình

Việc cần làm tiếp theo là phải  xác định rõ ràng danh sách các địa điểm để đoàn khách tham quan, mua sắm, thư giãn sau khi tham dự sự kiện họp hành, thảo luận. Khi lựa chọn địa điểm cũng cần căn cứ vào đối tượng khách tham dự để có thể chọn những dịch vụ, điểm tham quan sao cho phù hợp.  

Khi lựa chọn địa điểm tham quan cần căn cứ vào đối tượng khách tham dự

Du lịch hội nghị mang lại hiệu quả công việc cao hơn khi khách tham dự được kết hợp vui chơi và nghỉ ngơi

Làm việc với các diễn giả, khách mời chính

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên dành thời gian làm việc riêng với những diễn giả, khách mời chính trong chương trình. Việc này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị những công cụ cần thiết phục vụ chương trình. Chẳng hạn như người thuyết trình, diễn giả muốn có một bài tập trắc nghiệm nhỏ cho các thành viên tham dự thì cần chuẩn bị đầy đủ  bút, giấy tờ, công cụ giảng dạy, micro…. Ngoài ra, việc làm này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát thời gian để chương trình được tiến hành theo đúng timeline và cuốn hút người tham dự.

Trên đây là một vài bí quyết tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo thành công. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên một điều quan trọng nhất là phải chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Những đơn vị này sẽ giúp bạn thực hiện chương trình trọn gói, chi tiết, nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt chương trình.


Từ khóa:

0913.311.911