Đầu năm là thời điểm các bữa tiệc tân niên được tổ chức rầm rộ. Đây không chỉ là dịp để gắn kết nội bộ các thành viên trong công ty mà còn là cơ hội để giao lưu và xích lại gần hơn với đối tác, khách hàng. Để có được buổi tiệc tân niên ý nghĩa, công ty cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từng chi tiết trong bữa tiệc. Trong đó, lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tân niên công ty là một trong những việc cần làm đầu tiên. để tìm được địa điểm tổ chức lý tưởng, hãy ghi nhớ ngay 7 lưu ý sau của Hoabinh Events nhé!

1. Vị trí tổ chức tiệc tân niên công ty cần đảm bảo giao thông thuận lợi 

Bạn sẽ cần lập list danh sách các địa điểm tổ chức tiệc tân niên phù hợp với yêu cầu của công ty trước (ngân sách, chất lượng phục vụ, độ hoành tráng… ) Sau đó cần tiến hành đi khảo sát trực tiếp để xem xét và đánh giá vị trí của địa điểm đó có thuận lợi cho tổ chức, dễ dàng cho khách hàng đi lại hay không.

Một địa điểm lý tưởng sẽ có giao thông đi lại thuận tiện, tốt nhất là có khu vực đỗ xe rộng rãi, không ở trong khu vực dễ bị kẹt xe, giao thông ùn ứ. Như vậy mỗi khách mời khi di chuyển đến địa điểm đều dễ dàng hơn, giữ được tâm trạng tuyệt vời, hưng phấn đón nhận buổi tiệc.

Nếu bạn lựa chọn 1 địa điểm tổ chức xa, hẻo lánh, bạn cần bố trí phương án hỗ trợ khách hàng tìm đường đến địa điểm (gửi định vị, vẽ bản đồ…) để đảm bảo khách mời không bị lạc, làm lỡ mất thời gian tham dự buổi tiệc.

 

2. Các tiện ích, dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức tiệc tân niên công ty

Có rất nhiều công ty lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tân niên mà quên đi yếu tố này dẫn đến việc bị động khi có các tình huống phát sinh. 

Thực tế khi tổ chức sự kiện có rất nhiều sự cố bất ngờ mà chúng ta không thể lường trước được. Việc thiếu đồ dùng do số lượng khách mời tăng đột biến so với mức dự kiến, hư hỏng đồ dùng ngay trước thềm sự kiện… hay vấn đề về sức khỏe của người tham dự.  Địa điểm tổ chức tiệc nên có sẵn các tiện ích đi kèm hoặc gần chợ, gần các khu vực dân cư, trung tâm thương mại, siêu thị, cơ sở y tế… để sẵn sàng có phương án dự phòng, thay thế và xử lý cấp cứu.  

Với những chương trình tiệc tân niên dài ngày, ngoài việc đảm bảo địa điểm tổ chức phù hợp yêu cầu, bạn sẽ cần quan tâm đến những tiện ích về lưu trú xung quanh địa điểm. Điều này sẽ giúp khách mời dễ dàng tìm được điểm dừng chân tạm thời trong thời gian chương trình diễn ra. 

Khảo sát các tiện ích và dịch vụ đi kèm xung quanh địa điểm cũng là một việc bắt buộc cần làm trước khi tổ chức tiệc đầu năm.

 

3. Sức chứa phù hợp của không gian đóng góp thành công cho bữa tiệc tân niên

Khi khảo sát thực tế địa điểm tổ chức tiệc tân niên, các bạn cần chú ý bao quát không gian sảnh tổ chức, sảnh đón khách, hành lang, toilet… Các không gian này cần phù hợp với số lượng khách hàng và yêu cầu đặt ra cho bữa tiệc.

Nếu tiệc tân niên của công ty bạn có quy mô lớn, số lượng khách mời đông thì sẽ cần các khoảng không gian đủ rộng, đảm bảo sự thoải mái cho khách mời và sự thuận tiện trong khâu tổ chức. Không nên vì tiết kiệm chi phí mà lựa chọn những không gian hẹp, khiến khách mời cảm thấy ngột ngạt, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới không khí và hiệu quả mong muốn của bữa tiệc.

Tuy nhiên, nếu công ty bạn chỉ tổ chức tiệc tân niên quy mô nhỏ, việc quá phô trương khi lựa chọn các không gian rộng thênh thang là không cần thiết. Điều này khiến cho các phần tổ chức trong bữa tiệc bị loãng, tạo sự vắng vẻ không nên có, khó khuấy động bầu không khí tại bữa tiệc. 

Đối với các buổi tiệc chưa xác định được con số khách mời chính xác, các bạn có thể cân nhắc đến những địa điểm có nhiều phòng hoặc có thể linh hoạt thay đổi diện tích (chia phòng, ngăn phòng, mở rộng phòng, đổi phòng)

 

4. Các dịch vụ đính kèm địa điểm

Hiện nay, các đơn vị cho thuê địa điểm/tổ chức tiệc đều có trang bị sẵn các thiết bị sự kiện đi kèm như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop, máy chiếu… Đây đều là những thiết bị được xem là cơ bản và giúp công ty tiết kiệm được một phần chi phí so với thuê ngoài. Bên cạnh thiết bị sự kiện, các dịch vụ có sẵn như tiệc teabreak, tiệc tối, dịch vụ cung cấp thực phẩm hoặc đồ uống; cung cấp MC, ca sĩ, nghệ sĩ… hay nhiều dịch vụ khác cũng sẽ tiết kiệm được cho bạn thời gian và công sức đi tìm nhà cung cấp thứ 3. 

Một địa điểm tổ chức tiệc tân niên có đầy đủ dịch vụ sẽ tiện lợi hơn rất nhiều so với địa điểm chỉ cho thuê tổ chức tiệc đơn thuần, không chỉ mang lại tiện ích cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động giao tiếp, gặp gỡ và tương tác giữa các thành viên tham gia sự kiện. Điều này giúp tăng cường sự đoàn kết của các thành viên trong công ty và cũng giúp gắn kết mối quan hệ giữa công ty và khách hàng/đối tác. 

 

5. Chi phí địa điểm tổ chức đi đôi với chất lượng 

Sau khi khảo sát và loại bỏ các địa điểm không phù hợp với tiêu chí đặt ra của công ty, các bạn cần đánh giá chi phí của từng nơi trước khi đưa ra quyết định. Giá cả và chất lượng sẽ luôn là 2 yếu tố phải song hành cùng nhau. Không nên vì giá rẻ mà lựa chọn một địa điểm tổ chức tồi và ngược lại, không nên vì địa điểm tổ chức quá hoành tráng mà chấp nhận mức giá vượt quá khả năng của doanh nghiệp. Địa điểm tổ chức lý tưởng sẽ là sự kết hợp hài hòa giữa 2 yếu tố giá cả và chất lượng. 

Trường hợp công ty bạn đang định tổ chức tiệc quy mô lớn với nhiều hoạt động quan trọng xuyên suốt chương trình thì có thể liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Hoabinh Events để được hỗ trợ tư vấn, tìm, sàng lọc, lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.

 

6. Địa điểm tổ chức tiệc tân niên cần đảm bảo phương án an toàn cho toàn bộ khách mời

Bài học về các sự cố cháy nổ đều nhắc nhở chúng ta về sự an toàn. Bạn cần chắc chắn rằng địa điểm tổ chức tiệc tân niên cho công ty có đầy đủ lối thoát hiểm hay hệ thống phòng cháy chữa cháy theo quy định. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần đặc biệt lưu ý và kiểm tra lại các phương án thoát hiểm, đảm bảo chúng hoạt động tốt, ổn định trong suốt thời gian diễn ra sự kiện của công ty. Các bạn cũng có thể giả lập tình huống trước đó để có thể kịp thời hướng dẫn, phân luồng khách mời thoát hiểm khi sự cố không may xảy ra. 

Ngoài ra, các bạn cần nắm được địa chỉ, số điện thoại các cơ quan chức năng (công an) xung quanh địa điểm tổ chức để được can thiệp kịp thời khi có tình huống rắc rối.

 

Ảnh: Sưu tầm

 

7. Khu vực trông giữ xe thuận tiện

Mặc dù là yếu tố nhỏ nhưng bãi để xe cũng cần được chú ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cho công ty. Thông thường các trung tâm hội nghị, sân vận động, khách sạn, nhà hàng lớn… đều có bãi trông giữ xe riêng. Tuy nhiên, nhiều nhà hàng nhỏ, khách sạn ở khu vực trung tâm thành phố… lại gặp khó khăn về việc này, khu vực đỗ xe thường rất nhỏ, thiếu thốn hoặc ở xa, tách biệt với địa điểm. Điều này sẽ khiến khách mời tham dự cảm thấy bất tiện, thậm chí nó có thể trở thành nguyên nhân khiến khách mời không muốn tham dự tiệc tân niên của công ty bạn.

 

Ảnh: Sưu tầm

 

8. Đội ngũ nhân viên túc trực tại sự kiện

Tùy địa điểm và dịch vụ công ty bạn sử dụng, nhân viên túc trực tại sự kiện có thể là các quản lý, phục vụ bàn, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, PG… Đội ngũ này không phải là thành viên của công ty bạn nhưng lại trực tiếp tham dự phục vụ trong bữa tiệc tân niên của bạn. Mọi cử chỉ, thái độ, tác phong… của họ đều có thể ảnh hưởng đến thành công của bữa tiệc. Đôi khi, chỉ vì thái độ thiếu nhiệt tình của một vài phục vụ bàn sẽ khiến khách mời mất đi hứng thú với cả bữa tiệc. Sự Trái lại sự nhiệt tình, tận tâm, nụ cười tươi của người phục vụ lại là điểm cộng lớn trong lòng khách hàng. Việc lựa chọn địa điểm cân nhắc tới đội ngũ nhân viên là việc làm rất cần thiết. Muốn bữa tiệc của bạn có đầy đủ sự chân thành, chuyên nghiệp thì không nên xem nhẹ bất cứ một yếu tố nào xuất hiện trong bữa tiệc. 

 

Việc xem xét, cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tân niên phù hợp là việc cực kỳ cần thiết, bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng cần lưu ý. Nếu công ty bạn tổ chức tiệc quy mô lớn, nên cân nhắc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện tiệc tân niên chuyên nghiệp như Hoabinh Events để có thể giảm tải lượng công việc cần làm và tối ưu hóa các khâu trong khi tổ chức. Hoabinh Event luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi sự kiện!

 

Chi tiết liên hệ: 

HOABINH EVENTS - HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0913.311.911

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

* Website: hoabinhevents.com