6 điều cần chuẩn bị để có sự kiện ngoài trời thành công

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang là xu hướng phổ biến trong những năm gần đây với nhiều loại hình khác nhau. Khi thực hiện theo hình thức này bạn cần lưu ý đến các yếu tố về địa điểm, ý tưởng, ăn uống, vệ sinh, an toàn và dự phòng rủi ro.

Chị Xuân Trang - trưởng phòng Hành chính Nhân sự tại một doanh nghiệp chia sẻ: “Chúng tôi đã gặp nhiều khó khăn khi quyết định làm tiệc kỷ niệm cho công ty ở không gian mở nhưng đổi lại là mọi người có thể thỏa sức vui chơi, chụp hình và dùng bữa trong sự thoáng đãng, rộng rãi”.

Cần chuẩn bị gì cho sự kiện ngoài trời?

Khi bắt tay vào lập kế hoạch cho một hoạt động ở không gian bên ngoài thì chúng ta sẽ phải cân nhắc đến nhiều vấn đề khác nhau, trong đó có 6 yếu tố quan trọng nhất cần phải chú ý dưới đây:

Địa điểm

Việc tìm kiếm địa điểm phù hợp là vô cùng quan trọng khi bạn muốn triển khai một hoạt động ở bên ngoài. Có thể nói đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến thành công của chương trình. Một địa điểm đạt chuẩn cần đáp ứng các tiêu chí:

• Không gian rộng rãi, đủ diện tích để lắp đặt sân khấu, thiết bị và kê bàn ghế.
• Đường đi thuận tiện, không cần đi bộ quá xa để vào được khu vực chính.
• Có bãi đỗ xe hoặc gần khu vực thoáng có thể sử dụng cho khách hàng đỗ xe.
• Quang cảnh sạch đẹp, tốt nhất là nên có cây xanh xung quanh.
• Dễ xin giấy phép sử dụng để dùng cho hoạt động của bạn.

Chọn địa điểm phải phù hợp với tính chất của chương trình

Ý tưởng và trang trí

Lên ý tưởng là phần rất quan trọng vì nó quyết định xem khách mời có ấn tượng và đánh giá cao về nội dung chương trình của bạn hay không. Bạn nên dựa vào mục đích của chương trình và đối tượng khách mời để xây dựng các hoạt động cụ thể và có cách trang trí phù hợp.

Ví dụ: Làm lễ khai trương với sản phẩm dành cho người già thì nên có hoạt động khuyến mãi, tặng quà. Nhưng nếu sản phẩm dành cho mẹ và bé thì nên có các trò chơi dành cho gia đình kèm quà tặng.

Trang trí đẹp, sáng tạo sẽ để lại ấn tượng sâu sắc với khách mời

Ăn uống

Tiệc kỷ niệm, lễ khánh thành, chương trình Trung Thu,... là những hoạt động ngoài trời thường có thêm phần tiệc cho người tham dự. Khi đó bạn phải chú ý đến việc bảo quản đồ ăn, đồ uống ở nơi thoáng mát, sạch sẽ và không động vật hay các loại côn trùng gặm nhấm. Chắc chắn không ai muốn sau khi dùng bữa khách mời lại gặp vấn đề về sức khỏe nên hãy luôn chú trọng việc bảo quản kỹ càng.

Các món ăn, đồ uống cần được bảo quản cẩn thận

Vệ sinh

Lựa chọn triển khai ở không gian bên ngoài thì bạn phải sắp xếp cho người dọn dẹp sạch sẽ trước khi tiếp đón khách mời. Sẽ là một ấn tượng rất xấu nếu khách mời bước vào khu vực chính mà thấy xung quanh vẫn còn giấy rác chưa được xử lý. Không chỉ trước khi chính thức bắt đầu mà sau khi kết thúc cũng cần phải dọn sạch để trả lại mặt bằng như ban đầu.

Xử lý tốt về vấn đề vệ sinh trước, trong và sau chương trình

An ninh, an toàn

Chương trình ở không gian mở sẽ có nhiều vấn đề liên quan đến an ninh, an toàn. Bạn cần phải đảm bảo sự an toàn cho khách mời của mình, đặc biệt là khi có người già và trẻ nhỏ. Giả sử bạn triển khai một bữa tiệc hồ bơi (Pool Party) và khách hàng có dẫn theo con nhỏ thì cần cắt cử nhân sự túc trực để đảm bảo không xảy ra việc trẻ em bị đuối nước.

Các chương trình đông người phải có đội ngũ an ninh

Dự phòng rủi ro

Sẽ có nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình nếu không làm chặt chẽ ngay từ bước đầu. Bạn có thể lên phương án trước cho các rủi ro thường gặp:

• Thời tiết không ủng hộ: Có thể sẽ có mưa dông, nắng gắt hay gió lớn vào ngày diễn ra. Bạn nên dựng sẵn nhà bạt không gian, nhà dù và có ô, áo mưa để đón khách. Đừng quên lựa chọn thiết bị có khả năng chống nước, chống bụi để sử dụng hoặc phải có đồ dùng để che chắn nếu thời tiết xấu.
• Chuẩn bị tốt về âm thanh, ánh sáng, nguồn phát điện: Hãy chọn dàn âm thanh và hệ thống chiếu sáng chất lượng cao, để tránh gặp lỗi kỹ thuật. Đồng thời phải có máy móc để dự phòng trường hợp bị mất điện.

Cần có khu vực nhà bạt, nhà dù cho khách mời để tránh thời tiết xấu

Kinh nghiệm chọn đơn vị triển khai chuyên nghiệp

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tự thực hiện thì có thể thuê một đơn vị chuyên triển khai chương trình. Có một số kinh nghiệm để chọn được nơi cung cấp dịch vụ đáng tin cậy là:

• Có khả năng tổ chức trọn gói, bao gồm tất cả các bước từ lập kế hoạch đến thực thi, cung ứng thiết bị cần dùng và phục vụ tiệc.
• Tư vấn chi tiết, báo giá rõ ràng và có hợp đồng với đầy đủ điều khoản về nghĩa vụ và quyền lợi.
• Có đội ngũ vận hành dày dặn kinh nghiệm, nhanh nhẹn và linh hoạt trong công việc.
• Có thế mạnh với loại hình chương trình sắp tổ chức, đã từng thực hiện dự án tương tự.
• Cung cấp nhiều ý tưởng độc đáo, sáng tạo cho khách hàng.

Nên cân nhắc kỹ trước khi quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ

Với những chia sẻ về điều cần chuẩn bị cho sự kiện ngoài trời này thì chắc hẳn các bạn đã có sự hình dung rõ rệt hơn về việc cần làm. Bạn chỉ cần ghi nhớ rằng luôn có phương án cụ thể cho mọi khâu từ lớn đến nhỏ thì mọi việc sẽ suôn sẻ, thành công tốt đẹp.