5 bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Trong rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công cho sự kiện thì kế hoạch truyền thông giữ vai trò quan trọng nhằm thu hút sự quan tâm của công chúng và thôi thúc họ tham dự sự kiện. Hãy tìm hiểu chi tiết 5 bước lập kế hoạch truyền thông khi tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!
Tại sao phải truyền thông cho sự kiện?
Người ta thường nói “hữu xạ tự nhiên hương” nhưng với sự kiện, câu nói này chưa hẳn đúng hoàn toàn. Bởi lẽ, bạn không thể đầu tư tạo nên một sự kiện với nội dung thật hấp dẫn và ngồi đó để chờ mọi người tự tìm đến tham gia sự kiện của bạn. Lúc này bạn cần phải biết cách xúc tác để mọi người biết đến sự hấp dẫn của sự kiện đó.
Truyền thông sự kiện có vai trò quan trọng quyết định thành công của sự kiện
5 bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chiến lược truyền thông khác nhau và tính chất của mỗi loại hình sự kiện cũng không giống nhau. Do đó, kế hoạch truyền thông cho sự kiện không cố định. Tuy nhiên, kế hoạch truyền thông sẽ phụ thuộc khá nhiều vào kịch bản sự kiện để từ đó xác định mục tiêu, thông điệp truyền thông…
Xác định mục tiêu, đối tượng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện
- Mục tiêu của truyền thông sự kiện cần đáp ứng 5 tiêu chí: cụ thể - có thể đo lường được - có thể đạt được - có liên quan - có giới hạn thời gian. Thậm chí, bạn cần xác định mục tiêu truyền thông trước khi quyết định việc truyền thông sẽ diễn ra như thế nào?!
- Đối tượng mục tiêu cần được phân loại cụ thể theo các yếu tố: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…Tại sao bạn lại chọn họ chứ không phải những người khác? Họ đóng vai trò như thế nào trong suốt sự kiện và hiểu biết của họ về sự kiện đang ở mức nào? Đó là những câu hỏi bạn cần trả lời để vẽ nên là chân dung và hành vi điển hình của nhóm đối tượng truyền thông.
Cần xác định đối tượng mục tiêu rõ ràng
Xây dựng chiến lược và lựa chọn kênh truyền thông
Sau khi xác định được mục tiêu và đối tượng truyền thông, bạn cần lên chiến lược truyền thông chi tiết bao gồm:
- Các công cụ truyền thông bạn sẽ sử dụng?
- Bạn muốn đem thông tin tới công chúng mục tiêu một cách chủ động hay thụ động?
- Quá trình tiếp cận sẽ diễn ra như thế nào?
- Trình tự xuất hiện trên báo chí và các mạng xã hội của bạn ra sao?
Bên cạnh đó, việc phân bổ kênh truyền thông sẽ là phương tiện giúp kết nối khách hàng đến với sự kiện của bạn. Các kênh này cần tập trung nhiều khán giả mục tiêu thì thông điệp của sự kiện mới được truyền tải mạnh mẽ nhất! Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông hiện như Online (Facebook, zalo, Instagram, Website...) và Offline (tờ rơi, poster, standee...)
Các kênh truyền thông online và offline rất đa dạng
Lên thông điệp truyền thông
Thông điệp truyền thông cho sự kiện cần phù hợp với nhu cầu, mong muốn của nhóm đối tượng mục tiêu. Mỗi thông điệp tạo ra cần có những yếu tố nhưnội dung chương trình, lời kêu gọi… và mục đích quan trọng nhất chính là việc tạo ra hành động. Các tiêu chí cần có ở một thông điệp truyền thông là: ngắn gọn dễ nhớ nhưng phải khác với khẩu hiệu.
Thông điệp truyền thông cần ngắn gọn, dễ nhớ
Dự đoán rủi ro và những biện pháp đối phó
Kế hoạch truyền thông sự kiện nào cũng cần dự đóan trước tới các rủi ro có thể phát sinh và sẵn sàng các phương án đối phó với nó.
Dự tính kinh phí
Nếu không có ngân sách thì kế hoạch truyền thông cho sự kiện sẽ không đi được về đâu. Các con số chi tiết sẽ giúp bạn cân đối được mục tiêu kế hoạch và năng lực tài chính của công ty.
Như vậy, bạn có thể chỉ với 5 bước trên bạn đã lập được cho mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh, góp phần nâng cao khả năng thành công của sự kiện.
