Tổ chức sự kiện trực tuyến cần chuẩn bị những gì?
Thời kỳ “hậu covid”, ngành tổ chức sự kiện nhìn chung đã “bình thường hoá” trở lại. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện trực tuyến vẫn là giải pháp phổ biến nhờ khả năng kết nối vượt trội và đảm bảo an toàn cho khách tham dự. Đồng thời, sự kiện trực tuyến cũng là giải pháp tiết kiệm ngân sách và thời gian hữu hiệu. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về những điều cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện trực tuyến.
Cần chuẩn bị gì cho 1 sự kiện trực tuyến?
Dù là tổ chức sự kiện trực tuyến hay trực tiếp thì điều chúng ta mong muốn vẫn là sự thành công của sự kiện. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện trực tuyến hấp dẫn, thu hút người xem? Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo nhất!
Sự kiện trực tuyến vẫn là hình thức phổ biến nhờ tính an toàn cao
Chuẩn bị trước sự kiện online
Trước 1 sự kiện online, với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện, bạn cần phải xác định mục đích của sự kiện online và những gì bạn muốn đạt được. Hãy nghĩ về phương thức mà bạn muốn khán giả tương tác với sự kiện online của mình và điều mà bạn muốn mang đến cho họ!
Hãy trả lời những câu hỏi sau để giúp bạn chuẩn bị trước sự kiện:
- Bạn hướng đến dối tượng mục tiêu như thế nào? Sự khác nhau giữa đối tượng mục tiêu trực tuyến với đối tượng mục tiêu ngoại tuyến của bạn?
- Bạn định quảng bá sự kiện online của mình như thế nào và ở đâu?
- Bạn sẽ sử dụng phần mềm, nền tảng trực tuyến nào?
- Trường hợp có sự cố xảy ra thì kế hoạch dự phòng của bạn là gì?
- Diễn giả và nhân viên sự kiện của bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?
- Bạn muốn khán giả của sự kiện có trải nghiệm gì?
- Sự kiện online của bạn có trợ giúp hay đào tạo các chuyên gia có kiến thức và kỹ năng về ngành không?
- Bạn có muốn khán giả kết nối và chia sẻ ý tưởng không?
- Đây có phải là cơ hội để bạn quảng bá thương hiệu của mình?
- Bạn muốn khán giả lấy gì từ sự kiện online của mình?
Những lời mời
Nhìn chung, với một sự kiện trực tuyến thì lời mời trực tuyến là một lựa chọn tuyệt vời hơn cả với các ưu điểm như: thân thiện với môi trường, giá cả phải chăng, ấn tượng độc đáo và có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với chủ đề của sự kiện trực tuyến của bạn. Hiện này có khá nhiều công cụ online miễn phí giúp bạn có thể tạo lời mời tham dự sự kiện mà không cần giấy tờ. Ngoài ra cũng có nhiều phần mềm cho phép bạn tạo lời mời kỹ thuật số được cá nhân hóa để bạn có thể thêm liên kết đến trang đăng ký sự kiện online của mình.
Lịch trình làm việc
Tổ chức sự kiện trực tuyến, bạn cần chuẩn bị lịch trình và chương trình làm việc chi tiết. Nếu được, hãy chỉ định 1 nhóm chuyên phát triển và thiết lập lịch trình và chương trình làm việc để luôn có phương án dự phòng để tránh những sai sót không đáng có.
Mời và quản lý diễn giả
Khi mời diễn giả cho sự kiện online của bạn, hãy chú ý đến sự khác biệt về múi giờ để chọn thời gian thuận tiện cho họ. Khi quản lý diễn giả sự kiện, bạn cần đảm bảo kết nối internet ổn định, âm thanh rõ ràng, chất lượng video, nội dung hấp dẫn. Đồng thời đừng quên đào tạo diễn giả của bạn về những nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng các tính năng ứng dụng và phần mềm trực tuyến mà bạn sử dụng tại sự kiện. Hãy giúp các diễn giả sự kiện làm quen với công nghệ, phần mềm trước sự kiện để tương tác với khán giả hiệu quả hơn.
Chọn người dẫn chương trình
Để tìm đúng người dẫn chương trình cho sự kiện online mà bạn cần, hãy thông qua những tiêu chí sau.
- Người này có trang mạng xã hội để họ PR bản thân không?
- Người này có website không?
- Người này mẫu video lưu trữ nào không?
- Người này có phong cách giao tiếp mà bạn cần cho sự kiện của mình không?
- Khách hàng đánh giá người này như thế nào?
- Liệu người này có thể ứng biến linh hoạt trong các tình huống khó đoán trước không?
Người dẫn chương trình mà bạn chọn cũng sẽ đại diện cho sự kiện trực tuyến của bạn. Do đó, hãy lựa chọn cẩn thận để có kết quả tốt như mong đợi.
Chọn thời diễn ra sự kiện trực tuyến
Việc chọn thời gian diễn ra cho sự kiện trực tuyến của bạn là điều quan trọng. Hãy đảm bảo không tổ chức sự kiện trực tuyến vào ngày có các sự kiện hoặc ngày lễ cạnh tranh khác. Thêm nữa, hãy ghi nhớ sự khác biệt về múi giờ đối với những người tham dự sống ở những múi giờ khác nhau.
Trên đây là những điều bạn cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Chúc các bạn sẽ tổ chức những sự kiện trực tuyến thành công rực rỡ. Nếu bạn cần tư vấn thêm về giải pháp tổ chức sự kiện online, đừng ngần ngại chia sẻ với chúng tôi nhé!
