Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng và những điều cần lưu ý

Nếu bạn làm trong lĩnh vực kinh doanh thì hẳn nhiên tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là điều quá quen thuộc đúng không nào? Sự kiện hội nghị khách hàng là giải pháp tri ân, chăm sóc khách hàng cũng như tăng doanh thu bán hàng hiệu quả nhất. Vậy làm thế nào để chương trình diễn ra thành công vượt ngoài mong đợi, hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng mà chúng tôi chia sẻ qua bài biết dưới đây. 

Hội nghị khách hàng là gì?

Sự kiện hội nghị khách hàng là một loại hình sự kiện do doanh nghiệp tổ chức nhằm kết nối và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Sự kiện này cũng là cơ hội để thể hiện sự tri ân đến các khách hàng đã luôn gắn bó và đồng hành cùng doanh nghiệp.

Đối với hầu hết các công ty hoạt động kinh doanh, tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng có ý nghĩa, vai trò quan trọng như 1 chiếc cầu nối giúp gắn kết doanh nghiệp với khách hàng. Thêm vào đó, sự kiện hội nghị khách hàng cũng thường được kết hợp với các hoạt động như giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp…

Tại sao cần tổ chức hội nghị khách hàng?

Hội nghị khách hàng hiện này đã trở thành sự kiện thường niên của các doanh nghiệp, là một cơ hội để thu hút sự chú ý của công chúng và khách hàng đến với doanh nghiệp. Đồng thời cũng mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Cụ thể như sau:

Lợi ích đối với phía doanh nghiệp

Như đã nói, tổ chức sự kiện khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Tại sự kiện, các doanh nghiệp có thể gửi những lời tri ân sâu sắc đến những khách hàng vì đã đồng hành và tin tưởng công ty trong suốt thời gian qua.

Hoạt động này vô cùng ý nghĩa, không chỉ giúp công ty tạo được sự gắn kết mật thiết với khách hàng mà còn tạo cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và mở rộng những mối quan hệ mới với khách hàng tiềm năng. Chưa dừng lại ở những lợi ích đó, thông qua hội nghị khách hàng còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình, thể hiện được văn hóa doanh nghiệp, định hình phong cách và nét đặc trưng riêng biệt của công ty.

Lợi ích đối với khách hàng

Ngoài những lợi ích mà hội nghị khách hàng mang đến cho doanh nghiệp, sự kiện kiện này cũng đem lại những giá trị tuyệt vời cho khách hàng. Tham gia sự kiện sẽ là dịp để khách hàng có thể thấy được quy trình, cách thức mà doanh nghiệp đó đã tạo ra sản phẩm, giúp họ hiểu rõ hơn về những sản phẩm và dịch vụ đó. Bên cạnh đó, khi tham dự sự kiện, khách hàng còn biết thêm nhiều các thông tin bổ ích khác, xây dựng niềm tin vững chắc, có cơ hội nhận được những món quà tri ân, voucher giảm giá,... đến từ doanh nghiệp

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị cũng giống như các sự kiện thông thường, đều phải có một quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp. Các khâu trong quy trình cần được sắp xếp, lên kịch bản sao cho sáng tạo và thu hút nhất. Dưới đây HoaBinh Events sẽ gửi tới các bạn quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp nhất. Mời bạn tham khảo nhé!

Xác định mục tiêu của chương trình

Mỗi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện sẽ có những mục đích khác nhau, có thể kể đến các mục đích như:

• Tri ân khách hàng, tạo cơ hội củng cố niềm tin của khách hàng, đối tác với doanh nghiệp và quảng bá thương hiệu của mình đến công chúng nhiều hơn. Ngoài ra, đây cũng là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự biết ơn của mình đối với những người đã ủng hộ công ty suốt thời gian qua.

• Giới thiệu sản phẩm, thông qua sự kiện gửi đến khách hàng những thông điệp, chi tiết về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, các ưu đãi của doanh nghiệp dành cho khách hàng và giúp họ hiểu rõ về sản phẩm hơn.

• Nhằm tăng cường mối quan hệ hợp tác với các đối tác, thiết lập mối các mối quan hệ mới với các đối tác tiềm năng.

Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức

Thời gian và địa điểm tổ chức là một yếu tố cần xem xét kỹ lưỡng, bởi nó tạo sự thoải mái cho khách mời. Việc xem xét thời gian tổ chức phù hợp với lịch trình với các đối tác, khách mời giúp họ có thể sắp xếp lịch trình để tham gia sự kiện. Ngoài ra, các doanh nghiệp nên lựa chọn những địa điểm tổ chức thuận tiện, gần trung tâm và dễ tìm kiếm, thông thường, các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức tại các phòng hội nghị ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị chuyên nghiệp vì thỏa mãn được hầu hết các yêu cầu. 

Xin giấy phép thực hiện

Việc tổ chức hội nghị khách hàng, các doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy cấp phép tổ chức của cơ quan có thẩm quyền vì pháp luật đã quy định. Các giấy tờ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất, mục đích và quy mô sự kiện,... Công việc này cần rất nhiều thời gian nên các doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng hỗ trợ quá trình này. Với hơn 15 năm kinh nghiệm cùng với các mối quan hệ có được sau nhiều năm hoạt động, HoaBinh Events tự tin sẽ hỗ trợ các bạn một cách hoàn chỉnh nhất.

Xây dựng nội dung và kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình hội nghị khách hàng là yếu tố chính quyết định đến sự thành công của sự kiện, giúp sự kiện có sự thống nhất, diễn ra sự suôn sẻ và để lại ấn tượng với khách mời cũng như công chúng.

Lên danh sách khách tham dự và gửi giấy mời

Đây cũng là một bước quan trọng khi tổ chức hội nghị khách hàng, ban tổ chức sự kiện cần dựa trên những thông tin khách hàng của doanh nghiệp và thống kê những khách mời đầy đủ nhất. Khi đã cập nhật đầy đủ danh sách cần tiến hành gửi thư trước thời gian tổ chức ít nhất 7 ngày để các khách mời có thời gian chuẩn bị.

Chạy và giám sát chương trình

Sau các bước chuẩn bị chu đáo thì khi diễn ra sự kiện cần có người quản lý giám sát sao cho chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho nhân sự và giải quyết những vấn đề phát sinh một cách nhanh trong để tránh việc hội nghị bị gián đoạn và diễn ra thành công nhất có thể.

Chăm sóc khách hàng trong và sau sự kiện 

Chăm sóc khách hàng là một bước không thể thiếu cả khi diễn ra sự kiện lẫn khi kết thúc. Trong sự kiện, việc chăm sóc khách hàng sẽ tạo cho khách hàng cảm thấy thoải mái, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến với các khách mời tham dự. Đối với chăm sóc khách hàng sau khi hội nghị kết thúc giúp các doanh nghiệp biết được sự kiện này có đạt được mục đích hay không và cũng tạo ấn tượng mạnh hơn về hình ảnh của công ty và thu hút khách hàng hơn trong tương lai.

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng 

Doanh nghiệp của bạn sắp tổ chức sự kiện khách hàng và bạn băn khoăn không biết làm thế nào để sự diễn ra thành công? Dưới đây là những lưu ý cực kỳ quan trọng!

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thì cần lưu ý đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Do đối tượng tham dự hầu hết là doanh nhân, doanh nghiệp nên địa điểm tổ chức thường được chọn là các trung tâm sự kiện hội nghị, khách sạn hạng sang ở khu vực trung tâm. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương án tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng kết hợp với tour du lịch (M.I.C.E) tại các điểm du lịch trong và ngoài nước.

Xây dựng kế hoạch chu đáo

Kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng vào sự thành công của sự kiện. Vì thế, kịch bản cần được xây dựng một cách tỉ mỉ và chu đáo. Với sự kiện hội nghị khách hàng của các doanh nghiệp lớn, khách mời đến từ rất nhiều nơi khác nhau, do đó nhà tổ chức cần phải lưu ý đến phương án di chuyển và lưu trú cho họ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Sử dụng dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thì vấn đề lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần lưu ý. Tuy nhiên, giữa vô vàn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, để tìm được một đơn vị chuyên nghiệp cũng không hề dễ dàng. Doanh nghiệp có thể tham khảo và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: webiste công ty, các dự án sự kiện đã tổ chức…

Chuẩn bị phương án dự phòng trường hợp rủi ro

Dù muốn hay không, ở bất cứ sự kiện nào cũng luôn tiềm ẩn những rủi ro. Bở vậy, lên các phương án dự phòng rủi ro luôn là một yếu tố rất quan trọng và cần thiết. Từ đó, bạn có thể chuẩn bị phương án dự phòng để có thể xử lý trong mọi  tình huống một cách linh hoạt nhất.

Tăng thiết kế trải nghiệm ấn tượng cho khách tham dự

Các trải nghiệm sự kiện là một trong những yếu tố giúp sự kiện hội nghị khách hàng tạo nên ấn tượng sâu sắc cho khách tham dự. Trải nghiệm khách hàng cần được xây dựng xuyên suốt trong toàn bộ sự kiện như thiết kế nhận diện sự kiện, decor sự kiện, quà tặng sự kiện, các hoạt động trải nghiệm tại chỗ…Ngoài ra, các đơn vị tổ chức cũng có thể thiết kế những trải nghiệm sự kiện kết hợp ứng dụng với các công nghệ mới như thực tế ảo, 3D mapping, … nhằm tạo nên sức hút mới lạ và hấp dẫn.

Kết luận

Trên đây là những thông tin về sự kiện hội nghị khách hàng cũng như các vấn đề cần lưu ý khi tổ chức loại hình sự kiện này. Hy vọng rằng, những thông tin này sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm để tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công! Nếu có nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng hãy nhấc máy liên hệ ngay tới số hotline của chúng tôi - 0939.311.911/0913.311.911, HoaBinh Events sẽ huy động tất cả nguồn lực, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp dày dặn, hỗ trợ sự kiện của các bạn diễn ra thành công và hoàn hảo nhất.

HoaBinh Event - Chất lượng làm nên danh tiếng