Hướng dẫn thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những thủ tục quan trọng nhất khi làm sự kiện. Tuy nhiên, việc làm hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan không hề đơn giản. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để hoàn tất thủ tục xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Tại sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời?

Xin giấy phép tổ chức sự kiện là một yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ đơn vị nào muốn tổ chức sự kiện ngoài trời. Giấy phép không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của sự kiện mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Xác nhận tính hợp pháp, đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp lệ, tránh bị xử phạt hành chính hoặc hủy bỏ.

• Bảo vệ quyền lợi của tổ chức, tạo sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng, và người tham dự.

• Đảm bảo an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ và y tế.

• Đảm bảo nội dung sự kiện phù hợp với thuần phong mỹ tục và pháp luật Việt Nam.

Bên cạnh đó, giấy phép tổ chức sự kiện còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác với các bên liên quan như nhà cung cấp dịch vụ, nghệ sĩ biểu diễn và đội ngũ hỗ trợ sự kiện.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là một yêu cầu bắt buộc 

Đối tượng xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời mở rộng đến nhiều đối tượng khác nhau, từ cá nhân tổ chức các sự kiện nhỏ cho đến các doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội quy mô lớn. 

• Cá nhân: Thường áp dụng cho các sự kiện quy mô nhỏ như tiệc sinh nhật, tiệc cưới hoặc các hoạt động cộng đồng.

• Doanh nghiệp: Phù hợp với các sự kiện mang tính thương mại như lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng.

• Tổ chức, hiệp hội: Dành cho các tổ chức phi lợi nhuận muốn tổ chức các sự kiện mang tính xã hội hoặc văn hóa.

• Cá nhân, tổ chức nước ngoài: Cần tuân thủ các quy định riêng và có thể cần đến sự hỗ trợ của đối tác địa phương.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Cụ thể như sau:

Loại hình sự kiện

• Sự kiện văn hóa, nghệ thuật: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

• Sự kiện thể thao: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, hoặc Sở Văn hóa, Thể thao.

• Sự kiện lễ hội: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, hoặc Ủy ban Nhân dân cấp huyện/quận.

• Sự kiện thương mại: Sở Công Thương hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Quy mô sự kiện

• Sự kiện quy mô nhỏ: Có thể nộp hồ sơ tại UBND cấp phường/xã.

• Sự kiện quy mô lớn: Cần nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc UBND cấp tỉnh.

Địa điểm tổ chức

• Các địa điểm công cộng: Cần có sự đồng ý của đơn vị quản lý địa điểm đó.

• Các địa điểm riêng: Cần đảm bảo địa điểm đáp ứng các yêu cầu về an toàn, vệ sinh và không gây ảnh hưởng đến cộng đồng.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố

Ngoài các cơ quan trên, tùy thuộc vào tính chất cụ thể của sự kiện, bạn có thể phải xin ý kiến hoặc giấy phép của các cơ quan khác như: 

• Công an: Để đảm bảo an ninh trật tự cho sự kiện.

• Cảnh sát PCCC: Để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy.

• Sở Y tế: Để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và y tế cho người tham gia.

• Sở Giao thông Vận tải: Nếu sự kiện ảnh hưởng đến giao thông.

Điều kiện để xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Để được cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần đáp ứng một số điều kiện sau:

Địa điểm

• Địa điểm tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng.

• Có giấy tờ xác nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê địa điểm.

• Đảm bảo địa điểm an toàn, thuận tiện và không gây ảnh hưởng đến cuộc sống của người dân xung quanh.

Nội dung sự kiện

• Nội dung sự kiện phải phù hợp với pháp luật, thuần phong mỹ tục và không vi phạm đạo đức xã hội.

• Các tiết mục biểu diễn, hoạt động quảng cáo phải được kiểm duyệt và đảm bảo tính chính xác.

An ninh, an toàn

• Lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ và sơ tán khẩn cấp.

• Chuẩn bị đầy đủ phương tiện y tế và đội ngũ y tế để ứng phó với các tình huống khẩn cấp.

• Phối hợp chặt chẽ với cơ quan công an địa phương để đảm bảo an ninh trật tự trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Quy mô sự kiện

• Đối với các sự kiện quy mô lớn, cần xin phép từ các cơ quan quản lý cấp cao hơn.

• Báo cáo chi tiết về số lượng người tham dự dự kiến, các hoạt động diễn ra và thời gian tổ chức.

Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Một bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ bao gồm:

• Giấy tờ pháp lý của đơn vị tổ chức

• Thông tin về sự kiện

• Giấy tờ liên quan đến địa điểm

• Giấy tờ liên quan đến các hoạt động đặc biệt

• Các giấy tờ khác

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, mỗi địa phương có thể có quy định khác nhau về hồ sơ xin cấp phép. Do đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể. Ngoài ra, bạn cần: trình bày hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, đúng quy định; Nộp đủ số lượng bản sao theo yêu cầu.

Hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời cần đầy đủ, trình bày rõ ràng

Quy Trình Xin Giấy Phép Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bước 3: Chờ xét duyệt

• Thời gian xử lý tùy theo quy định hiện hành

• Trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ, cơ quan cấp phép sẽ thông báo để bạn hoàn thiện.

Bước 4: Nhận giấy phép

• Sau khi hồ sơ được phê duyệt, bạn sẽ nhận giấy phép chính thức.

• Kiểm tra kỹ nội dung giấy phép để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác

Thời gian xử lý hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời thường từ 7-15 ngày

HoaBinh Events - đối tác tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín hàng đầu

HoaBinh Events đã khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Với kinh nghiệm dày dạn và sự đam mê không ngừng, chúng tôi đã đồng hành cùng hàng ngàn khách hàng, tạo ra những sự kiện ấn tượng và thành công với giải pháp trọn gói gồm:

• Tổ chức sự kiện ngoài trời: Từ lễ khai trương, hội nghị khách hàng đến các sự kiện văn hóa, thể thao.

• Thiết kế và thi công sân khấu: Tạo dựng không gian sự kiện độc đáo và ấn tượng.

• Cung cấp đa dạng thiết bị: Cung cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế,... hiện đại, đảm bảo chất lượng tốt nhất.

• Trang trí sự kiện: Trang trí không gian sự kiện theo các chủ đề khác nhau, tạo không khí sinh động và ấn tượng.

• Cung cấp nhân sự: Cung cấp đội ngũ MC, PG, bảo vệ, phục vụ chuyên nghiệp.

• Và nhiều dịch vụ khác: Tiệc, xe đưa đón, lưu trú,...

Hoabinh Events - đối tác tổ chức sự kiện ngoài trời đáng tin cậy

Tại sao chọn HoaBinh Events?

• Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên của HoaBinh Events được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm và luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng. Chúng tôi sở hữu một mạng lưới rộng lớn các đối tác uy tín, đảm bảo cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

• Sáng tạo không giới hạn: Chúng tôi luôn không ngừng tìm kiếm những ý tưởng mới, những công nghệ hiện đại để tạo ra các sự kiện độc đáo và ấn tượng.

• Chất lượng dịch vụ hoàn hảo: Chúng tôi đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu, luôn lắng nghe và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

• Cam kết về thời gian và ngân sách: Chúng tôi luôn đảm bảo rằng sự kiện sẽ được tổ chức đúng thời gian, đúng ngân sách và đạt được hiệu quả cao nhất.

Tạm kết

Như vậy, qua bài viết trên đây, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về những thủ tục cần thiết để xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong quá trình xin cấp phép và tổ chức sự kiện. Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết sẽ đồng hành cùng bạn tạo ra những sự kiện thành công.

—---------------------------------------------------------------------------

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG TẠO DANH TIẾNG

Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

• Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM