Những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện Hồ Chí Minh

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều không ai muốn xảy ra, tuy nhiên không ai có thể đảm bảo được rằng sẽ tránh được 100%. Nếu không muốn chương trình của mình gặp quá nhiều sai sót, các bạn hãy cùng tham khảo bài viết mà tổ chức sự kiện Hồ Chí Minh chia sẻ dưới đây. 

Rủi ro chậm tiến độ triển khai các hạng mục khi tổ chức sự kiện

Chậm tiến độ tổ chức sự kiện là điều thường thấy xảy ra

Tiến độ công việc, các khâu chuẩn bị chương trình không theo kịp thời gian dự tính là rủi ro thường thấy và dễ gặp nhất ở các sự kiện. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong một hạng mục là đã kéo theo những hạng mục liên quan bị ảnh hưởng. 

Nguyên nhân dẫn tới việc chậm trễ trong tiến độ thi công

• Phương tiện di chuyển: Phương tiện di chuyển, vận tải trang thị bị gặp sự cố hỏng hóc giữa đường. 
• Cắt giảm chi phí: Để đôi bên cùng có lợi thì khi bạn mặc cả chi phí thì nhà cung cấp sẽ đồng ý với mức chi phí đó. Tuy nhiên họ sẽ cắt giảm bớt nhân lực thi công và sản xuất, dẫn tới tình trạng làm chậm tiến độ không đúng theo kế hoạch đặt ra. 

Giải pháp khắc phục rủi ro 

• Ban tổ chức cần phải có biện pháp phân luồng tiến độ thi công sao cho hợp lý, thường là setup sân khấu, sau đó tiến hành lắp đặt hệ thống giàn truss, âm thanh ánh sáng,...
• Thực hiện đồng thời việc thi công và tổng duyệt. Để tiết kiệm thời gian thì trong lúc tổng duyệt có thể thi công các booth khu vực lobby. 
• Phân công một nhân sự trong ekip làm việc, giám sát tiến độ thi công toàn chương trình. 

Rủi ro thời tiết xấu khi tổ chức sự kiện

Thời tiết là một rủi ro khá thường thấy tổ chức sự kiện

Điều kiện thời tiết luôn là thứ ảnh hưởng trực tiếp tới việc tổ chức sự kiện dù là trong nhà hay ngoài trời. Đối với sự kiện được tổ chức trong nhà, thời tiết sẽ ảnh hưởng ở mức độ khách hàng không muốn tới tham dự. Tuy nhiên, đối với việc tổ chức ngoài trời, thời tiết không thuận lợi sẽ là một rủi ro lớn và để lại hậu quả nghiêm trọng nếu không được chuẩn bị kế hoạch phòng tránh từ trước. 

Vì vậy, với những sự kiện được tổ chức ngoài trời, các bạn nên xem dự báo thời tiết từ trước và lên phương án phòng tránh an toàn, tránh gây nên tình trạng hỗn loạn cho khách mời tới tham dự sự kiện. Đảm bảo rằng các mái che, nhà bạt có đủ không gian che chắn nắng mưa cho chương trình. 

Kỹ thuật thiết bị sự kiện gặp rủi, hỏng hóc

Cần kiểm tra thật kỹ trang thiết bị để tránh gặp rủi ro khi sự kiện diễn ra

Có lẽ chúng ta đã ít nhất một lần chứng kiến trang thiết bị như âm thanh ánh sáng của sự kiện bỗng dưng rơi vào tình trạng lỗi kỹ thuật trong khi chương trình đang diễn ra. Điều này gây ảnh hưởng vô cùng nghiêm trọng tới chương trình, đôi khi còn phải dừng lại khiến khách mời cảm thấy khó chịu vì mất mạch cảm xúc mà ban tổ chức cố gắng xây dựng cho sự kiện. 

Đối với trường hợp này, ban tổ chức cần lưu ý chuẩn bị tủ điện dự phòng để khi sự cố xảy ra vẫn có thể duy trì được vài phút trong khi kỹ thuật điện được điều chỉnh ổn định lại. Ngoài ra, đối với những trang thiết bị quan trọng thì các bạn nên chuẩn bị thêm phương án dự phòng để nếu xảy ra tình trạng hỏng hóc giữa chừng thì còn có cái để thay thế luôn. 

Kết luận

Trên đây là 3 trường hợp dễ gặp và tương đối nguy hiểm khi ảnh hưởng trực tiếp tới chương trình của bạn. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có cái nhìn kỹ hơn trong việc lập kế hoạch tổ chức và quản lý rủi ro trong việc tổ chức sự kiện Hồ Chí Minh. 

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM 

Trang web: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com