Những lưu ý quan trọng khi thiết kế thẻ ban tổ chức sự kiện

Muốn tổ chức một sự kiện, chương trình thành công cần lưu ý đến rất nhiều chi trong đó có thẻ ban tổ chức sự kiện. Đây là chiếc thẻ dành cho các nhân sự trong ban tổ chức, nhằm phân biệt họ với những thành phần khác. Vậy thẻ ban tổ chức là gì? Nó có ý nghĩa cụ thể như thế nào? Cần lưu ý những gì khi thiết kế chiếc thẻ này? Mời các bạn cùng HoaBinh Events tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

Thẻ ban tổ chức sự kiện là gì?

Thẻ ban tổ chức sự kiện là một vật dụng dành riêng cho những người tham gia vào khâu tổ chức sự kiện, bao gồm nhân viên tổ chức, ban tổ chức và các CTV. Thẻ này cung cấp các thông tin cơ bản về nhân sự, giúp người khác dễ dàng nhận biết họ và thuận tiện hơn trong việc trao đổi công việc và thông tin.

Thẻ ban tổ chức sự kiện sở hữu thiết kế gọn gàng, nhỏ nhắn, nội dung trên thẻ cần đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin về chương trình, đơn vị tổ chức, tên nhân sự và vị trí của nhân sự trong chương trình. Khi một ai đó cần sự hỗ trợ, có thể dựa theo thông tin trên thẻ để tìm đúng người có khả năng trợ giúp mình. 

Tại sao cần có thẻ ban tổ chức sự kiện?

Thẻ ban tổ chức sự kiện là một yếu tố không thể thiếu trong mỗi chương trình, bởi: 

• Thứ nhất, chiếc thẻ này chứa đựng  những thông tin cần thiết của người đeo thẻ, giúp các thành viên trong sự kiện dễ dàng nhận biết lẫn nhau, từ đó việc trao đổi và phân công đầu việc cũng sẽ diễn ra một cách thuận lợi hơn.

• Thứ hai, thẻ ban tổ chức sự kiện mang tới cảm giác chuyên nghiệp cho sự kiện. Mặc dù tấm thẻ này chỉ là chi tiết nhỏ nhưng nó phản ánh sự tỉ mỉ, kỹ lưỡng của người tổ chức, tạo thiện cảm với người tham dự.

• Thứ ba, khi đeo thẻ ban tổ chức, nhân sự sẽ n ý thức được vai trò của mình trong sự kiện, từ đó sát sao, nhiệt huyết và có trách nhiệm với công việc hơn.

• Thứ tư, đối với các CTV hỗ trợ sự kiện, chiếc thẻ ban tổ chức sẽ trở thành minh chứng cho thấy họ đã từng tham gia/có kinh nghiệm tổ chức một sự kiện cụ thể nào đó.

Những thông tin cần có trên thẻ ban tổ chức sự kiện

Nội dung trên thẻ ban tổ chức sự kiện thường bao gồm các nội dung tương tự như thẻ đeo dành cho nhân viên công ty, bao gồm:

• Logo đơn vị tổ chức, logo sự kiện (nếu có), logo nhà tài trợ/đối tác…

• Tên sự kiện, tên đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ (nếu có)

• Hình ảnh nhân sự (nếu có) kèm tên nhân sự

• Vị trí - Thường đi kèm với vai trò của nhân sự đó trong sự kiện

Các thông tin này cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng để thuận tiện trong việc nhận biết và giao tiếp.

Thiết kế thẻ ban tổ chức sự kiện cần lưu ý gì?

Dù là chi tiết nhỏ, thẻ ban tổ chức sự kiện vẫn cần được chú trọng. Các bạn cần lưu ý một vài điểm sau trong khi thiết kế thẻ ban tổ chức sự kiện:

Kích thước chuẩn của thẻ ban tổ chức sự kiện

Kích thước phổ biến của thẻ ban tổ chức là chiều dài 5,4cm x chiều rộng 8,6cm hoặc ngược lại. Tuy nhiên, kích thước này có thể thay đổi tùy thuộc theo mong muốn và yêu cầu cụ thể từ đơn vị tổ chức

Thông tin thể hiện trên thẻ

Thẻ đeo cho ban tổ chức sự kiện cần thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, các thông tin này cần được trình bày rõ ràng, dễ nhìn, tạo điều kiện thuận lợi cho người xem. 

Thiết kế thẻ đeo

Thiết kế thẻ đeo cho ban tổ chức cần lưu ý đến concept chủ đề của chương trình, mẫu thiết kế cần đồng bộ với chương trình và làm nổi bật thông tin trên thẻ. Tránh sử dụng các mẫu thiết kế rườm rà, có quá nhiều màu sắc rối mắt gây cản trở việc đọc thông tin trên thẻ. 

Chi phí thiết kế 

Nếu bạn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chi phí thiết kế thẻ ban tổ chức đã được tính hết trong phần chi phí tổ chức. Các bạn sẽ không cần phải lo lắng đến khoản chi phí này nữa. Tuy nhiên, nếu bạn tự đặt làm thẻ ban tổ chức, bạn cần quan tâm đến yếu tố này và phải thương lượng về  giá trước khi tiến hành thiết kế. Bởi chi phí này liên quan đến tổng chi phí  của chương trình.

Tìm kiếm đơn vị thiết kế và in ấn uy tín

Để đảm bảo chiếc thẻ ban tổ chức có hình thức đẹp, chất lượng cao thì bạn cần tìm đến các đơn vị thiết kế và in ấn uy tín. Rất nhiều trường hợp thiết kế thẻ rất đẹp nhưng in ấn bị nhoè gây mất thẩm mỹ. Người tham dự có thể đánh giá chất lượng sự kiện thấp chỉ vì một chiếc thẻ nhoè mực như vậy. 

Hy vọng những thông tin HoaBinh Events chia sẻ phía trên đã giúp ích được bạn khi thiết kế thẻ ban tổ chức sự kiện. HoaBinh Events là đơn vị tổ chức hội nghị, sự kiện trọn gói và có hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ mọi nhu cầu của doanh nghiệp/cá nhân khi tổ chức sự kiện bao gồm cả thiết kế thẻ lẫn làm chương trình. Hãy liên hệ ngay với HoaBinh Events nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín để đồng hành. 

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988

Văn phòng Hà Nội: HBG Holdings, 27 - 29 P. Đoàn Thị Điểm, Quốc Tử Giám, Đống Đa, Hà Nội.

Văn phòng Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Hải Châu

Văn phòng Tp. Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận

Email: info@hoabinhevents.com