Những điều cần lưu ý khi thuê bộ voting cho sự kiện
Bộ thiết bị voting là các công cụ không dây được sử dụng để thăm dò ý kiến hay lấy kết quả biểu quyết của số đông về những vấn đề được được tại sự kiện, hội nghị. Giải pháp kỹ thuật số này dùng thay thế cho phương pháp bình chọn bằng cách truyền thống. Hiện nay, nó được ứng dụng rộng rãi và mang lại nhiều lợi ích vượt trội.
Chị Thu Hường - chuyên viên tại HoaBinh Events chia sẻ: “ Giờ đây với công cụ bình chọn điện tử không giây này, khách tham dự chỉ cần tốn vài giây để đưa ra câu trả lời chính xác và trung thực của mình.”.
Bộ voting được sử dụng rộng rãi
Lợi ích mang lại
Biểu quyết là cơ sở để đánh giá, thu thập thông tin và lấy ý kiến của khách tham gia về các vấn đề được nêu ra trong chương trình. Thay vì hình thức bỏ phiếu truyền thống (giơ tay, hòm phiếu…) thì bộ voting dần được sử dụng rộng, mang lại nhiều lợi ích đáng kể:
Tối ưu chi phí
Sử dụng hình thức biểu quyết kỹ thuật số, bạn sẽ cắt giảm được kha khá kinh phí cho phần nhân sự take care và việc vận chuyển hay cơ sở hạ tầng về an ninh... Bởi vậy hiện nay nó được nhiều doanh nghiệp, đơn vị áp dụng trong các cuộc họp cổ đông, hội nghị khách hàng…
Giải pháp tối ưu chi phí
Trả kết quả nhanh, chính xác
Với hệ thống bỏ phiếu không dây kỹ thuật số, tất cả ý kiến bình chọn sẽ được ghi vào một loại thiết bị nhớ và được thêm vào số đếm. Điều này sẽ giúp thống kế số phiếu bầu nhanh chóng và chính xác nhất. Tất cả được kiểm soát bằng phần mềm điện tử nên sẽ không có bất kỳ sai sót nào và kết quả hiển thị ngay lập tức.
Cho kết quả nhanh, chuẩn
Thành phần bao gồm
Một bộ thiết bị voting sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Bàn phím bấm (Keypad) để người tham dự có thể bấm và lựa chọn ra đáp án của họ. Số lượng bàn phím bấm được cài đặt tùy theo yêu cầu và số lượng khách mời cần biểu quyết.
- Base stations: Là bộ phận nhận sóng từ bàn phím bấm, số lượng tùy thuộc vào số lượng bàn phím hoặc không gian nơi tổ chức.
- Bộ nhận sóng và các bàn phím bấm được kết nối với nhau qua sóng với tần số 2.4Ghz RF của chính công cụ nên nó không phục thuộc vào môi trường xung quanh và không cần phải có sóng wifi.
- Dây tín hiệu dùng để kết nối các bộ phận với máy tính/laptop đã được cài đặt phần mềm và các câu hỏi cần được bình chọn.
- Phần mềm biểu quyết được cài đặt sẵn ở trong máy tính/laptop
Bộ công cụ
Lưu ý khi thuê
Bạn nên hết sức chú ý các điểm sau để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của công cụ với sự kiện, hội nghị:
- Trước tiên bạn cần xác định rõ mục tiêu sử dụng bộ voting trong chương trình là gì? Bạn muốn thu thập ý kiến, đánh giá hay đưa ra quyết định dựa trên phiếu bầu?
- Hãy đảm bảo chắc chắn rằng bạn đáp ứng đủ số lượng công cụ cho tất cả khách tham dự. Trong trường hợp lượng người tham gia quá lớn, hãy cân nhắc tính năng mở rộng.
- Đừng quên việc kiểm tra và thử nghiệm kỹ lưỡng công cụ trước thời điểm chương trình diễn ra để đảm bảo rằng nó sẽ hoạt động tốt và không gặp sự cố kỹ thuật nào.
- Một điều cực kỳ quan trọng nữa là phải đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin phiếu bầu, đảm bảo không có khả năng bị xâm nhập hoặc giả mạo kết quả.
- Tiếp theo bạn cũng cần có sự hướng dẫn rõ ràng và đơn giản cho người tham dự về cách sử dụng công cụ để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót. Bên cạnh đó hãy luôn sắp xếp sẵn nhân viên hỗ trợ kỹ thuật trong suốt chương trình để kịp thời xử lý các vấn đề kỹ thuật nếu có.
- Lựa chọn thiết bị phù hợp với nhu cầu và độ phổ biến của người tham gia.
- Điều cuối cùng, trước khi lựa chọn bộ voting, hãy thỏa thuận chi tiết nhất về giá cả, dịch vụ và điều khoản trong hợp đồng để hạn chế các rắc rối phát sinh sau này.
Vài điều cần lưu ý là số lượng, mục đích...
Trên đây, chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về những lợi ích của bộ thiết bị bình chọn voting với sự kiện, hội nghị và những điều cần lưu ý khi thuê công cụ này. Chỉ cần chú ý đến các điểm nêu trên, chương trình của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HoaBinh Events tự tin sẽ hỗ trợ nhiệt tình và chỉn chu với những trang thiết bị hiện đại nhất, giúp hoạt động biểu quyết trở nên dễ dàng và có tính đồng bộ hơn. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn có nhu cầu sử dụng công cụ này cho các chương trình sắp tới nhé!
