Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện đầy đủ và chính xác nhất 2024

Hợp đồng là sự cam kết thực hiện nghĩa vụ giữa các bên sau khi đã thảo luận và đi đến tiếng nói chung. Trong tổ chức sự kiện, doanh nghiệp và công ty cung cấp dịch vụ cần có hợp đồng tổ chức sự kiện để làm việc minh bạch với nhau. Muốn hiểu rõ hơn về hợp đồng tổ chức sự kiện và nội dung chi tiết, hãy theo dõi bài viết dưới đây của HoaBinh Events để có thêm thông tin chi tiết.

1. Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?

Được quy định theo điều 513 - Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng tổ chức sự kiện là một dạng hợp đồng dịch vụ. Theo đó, “Hợp đồng dịch vụ là một thỏa thuận giữa các bên cung ứng dịch vụ sẽ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ sẽ phải trả tiền cho bên cung ứng dịch vụ.”

Với hợp đồng tổ chức sự kiện, đây là một thỏa thuận giữa hai bên. Bên cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc dàn xếp, tổ chức và thiết lập các chương trình sự kiện theo hợp đồng đã thỏa thuận. Bên thuê dịch vụ sẽ chỉ định các yêu cầu cụ thể về mục tiêu và phạm vi công việc. 

Hợp đồng tổ chức sự kiện được ký kết để ràng buộc các bên về trách nhiệm pháp lý và để đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ được thực hiện một cách chuẩn xác và hiệu quả nhất.

2. Nội dung cần lưu ý của hợp đồng tổ chức sự kiện?

Theo Điều 402 của Bộ Luật Dân sự, các bên có thể thỏa thuận về nội dung hợp đồng dân sự. Các điều khoản và thỏa thuận về hợp đồng tổ chức sự kiện có thể bao gồm những điểm sau đây:

• Thông tin cá nhân của các bên: Ghi rõ thông tin cá nhân cơ bản của các bên, bao gồm họ và tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, địa chỉ thường trú và liên lạc.

• Đối tượng hợp đồng: Xác định rõ công việc được thực hiện hoặc không được thực hiện bởi một hay nhiều bên tham gia hợp đồng, nhằm đảm bảo hiểu biết rõ trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên.

• Số lượng và chất lượng: Thỏa thuận về số lượng khách mời, nhân viên phục vụ, thiết bị và các yếu tố khác liên quan đến sự kiện, cùng với chất lượng các dịch vụ và sản phẩm.

• Giá cả và phương thức thanh toán: Xác định chi phí dịch vụ và sản phẩm, cùng với các điều kiện liên quan đến việc thanh toán.

• Thời gian, địa điểm và phương thức thực hiện hợp đồng: Điều chỉnh về thời gian bắt đầu, kết thúc, địa điểm tổ chức sự kiện, cũng như các bước thực hiện và trách nhiệm của các bên.

• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Liệt kê chi tiết các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên tham gia hợp đồng, tùy thuộc vào thỏa thuận cụ thể.

• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng: Xác định trách nhiệm cụ thể nếu một trong hai bên vi phạm điều khoản hợp đồng.

• Phạm vi hợp đồng: Quy định công việc được phép và không được phép làm trong quá trình tổ chức sự kiện.

• Các nội dung theo thỏa thuận khác: Bao gồm các điều khoản được thỏa thuận khác giữa các bên.

Lưu ý rằng mặc dù nội dung hợp đồng được thỏa thuận, nhưng phải tuân thủ mọi quy định và không vi phạm các điều cấm của pháp luật

3. Lưu ý làm hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Để đảm bảo mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện hoạt động một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần chú ý đến các điều khoản sau:

• Xác định thời gian hoạt động của thiết bị: Đảm bảo rằng hợp đồng xác định rõ thời gian nhận, bàn giao và thanh toán cho thiết bị sự kiện.

• Quy định về chất lượng và điều kiện: Thỏa thuận các yếu tố quan trọng như chất lượng thực phẩm, hệ thống âm thanh - ánh sáng, cách bố trí không gian, lễ tân và điều hướng thực hiện sự kiện. Đồng thời, hợp đồng cũng cần xác định điều kiện về việc đặt cọc và phương tiện di chuyển.

• Xác định địa điểm nhận và trả thiết bị: Điều này giúp tiết kiệm thời gian sau sự kiện khi trả lại thiết bị.

• Cân nhắc chi phí và lợi ích: Thương lượng một cách cân đối với bên cung cấp dịch vụ để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.

• Thỏa thuận về hình thức thanh toán: Sắp xếp hình thức thanh toán phù hợp và tuân thủ quy định pháp luật.

• Nêu rõ quyền lợi và nghĩa vụ: Đảm bảo hợp đồng nêu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên.

• Mục về chấm dứt hợp đồng và bồi thường thiệt hại: Đảm bảo có điều khoản riêng biệt về trường hợp chấm dứt hợp đồng và bồi thường thiệt hại nếu cần.

• Thỏa thuận về các điều khoản có thể phát sinh: Điều này bao gồm các điều khoản về việc thêm thời gian hoặc thay đổi thời gian của sự kiện.

4. Những câu hỏi thường gặp liên quan đến hợp đồng thuê tổ chức sự kiện

4.1. Cách sử dụng hợp đồng tổ chức sự kiện

Hợp đồng tổ chức sự kiện là một công cụ quan trọng được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh giữa một công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và một bên là khách hàng. Để sử dụng hợp đồng sự kiện một cách hiệu quả, các bên cần thỏa thuận và ký kết hợp đồng trước khi tiến hành tổ chức sự kiện. 

Trong hợp đồng này, các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, phương thức thanh toán và trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng cần được nêu rõ.

Sau khi ký kết hợp đồng, các bên cần tuân thủ điều khoản đã thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi của mình và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

4.2. Các trường hợp được phép hủy bỏ hợp đồng tổ chức sự kiện

Theo Điều 423 của Bộ luật Dân sự 2015, một bên được phép hủy bỏ hợp đồng và không cần phải bồi thường thiệt hại trong các trường hợp sau đây:

• Bên còn lại vi phạm điều kiện hủy bỏ đã thỏa thuận trong hợp đồng;

• Bên còn lại vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng;

• Các trường hợp 1 bên vi phạm pháp luật, không đảm bảo các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng.

Hậu quả của việc hủy bỏ hợp đồng: Ngay từ thời điểm hủy bỏ, các bên sẽ không còn phải thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, trừ các thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp.

Các bên cần hoàn trả cho nhau những gì đã nhận sau khi trừ các chi phí hợp lý liên quan đến việc thực hiện hợp đồng và chi phí bảo quản, phát triển tài sản. Việc hoàn trả được thực hiện bằng hiện vật. Nếu không thể hoàn trả bằng hiện vật, giá trị của tài sản sẽ được quy đổi thành tiền để hoàn trả.

Thông qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ về khái niệm của hợp đồng tổ chức sự kiện, sao cho việc đàm phán với đối tác trở nên chuyên nghiệp, hạn chế được sai sót không đáng giúp cho chương trình, sự kiện được tổ chức chu đáo và thành công. Hãy liên hệ ngay với HoaBinh Events nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín về tổ chức sự kiện, du lịch lữ hành tại Việt Nam. Chúng tôi tin rằng bằng kinh nghiệm thực chiến, phát triển bền bỉ liên tục trong 15 năm, phục vụ rất nhiều các tổ chức lớn nhỏ từ chính phủ, nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân,...chắc chắn sẽ khiến bạn vô cùng hài lòng.

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

Email: info@hoabinhevents.com