Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện đạt chuẩn 2024

Việc chấp hành luật pháp đúng đắn, sẽ giúp đơn vị tổ chức giảm thiểu được những rắc rối không đáng có, mang lại thành công cho sự kiện của mình. Vì vậy, bất cứ một chương trình, sự kiện nào khi được diễn ra tại Việt Nam đều cần được xin phép và báo cáo lên các cơ quan có thẩm quyền. Cùng HoaBinh Events tìm hiểu giấy phép tổ chức sự kiện là gì? Hướng dẫn chi tiết cách xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện đạt chuẩn? Tất cả sẽ được bật mí ngay sau đây.

1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện được xem là tấm vé thông hành, đảm bảo cho các chương trình đã xin giấy phép được tổ chức hợp pháp. 

Khi sở hữu giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ được Nhà nước và pháp luật bảo vệ. Do đó, nếu có bất cứ cá nhân nào gây cản trở, gây rối hay lấy cắp ý tưởng bản quyền của chương trình…đều sẽ bị pháp luật xử lý.

2. Tại sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Theo quy định của pháp luật tại Việt Nam, bất cứ cơ quan, doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện, hội nghị,...đều cần được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp phép. Vì vậy, khi muốn tổ chức chương trình, sự kiện doanh nghiệp bắt buộc phải làm đơn trình lên để được cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Thực tế, rất nhiều sự kiện đã chuẩn bị đầy đủ để diễn ra chương trình, nhưng lại gặp các vấn đề về giấy phép khiến doanh nghiệp buộc phải huỷ bỏ. Cũng có những doanh nghiệp tiến hành xin được cấp phép tổ chức, nhưng gặp khó khăn trong thủ tục dẫn đến bị trì hoãn thời gian cấp phép. Những vấn đề này đa phần xuất hiện bởi sự thiếu hiểu biết về luật của doanh nghiệp.

Vì vậy, để việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện được dễ dàng và suôn sẻ, các đơn vị tổ chức sự kiện xuất hiện để tư vấn và giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được các thủ tục xin cấp phép.

3. Thủ tục và hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Theo pháp luật Việt Nam, các quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện đều được ban hành rõ ràng. Tuỳ thuộc vào từng loại sự kiện, quy mô, tính chất và mục đích khi tổ chức. Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch sẽ dựa vào quy định chung để cấp phép.

3.1. Cấp giấy phép tổ chức sự kiện thuộc thẩm quyền nào

Theo Nghị định 103/2009/NĐ-CP, Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg, ta có thể phân chia các cơ quan có thẩm quyền về việc cấp giấy phép tổ chức sự kiện như sau:

• Thủ tướng chính phủ: Đối với các sự kiện quốc tế nói chung, dù mang bất kì tính chất nào như: chính trị, vấn đề đất nước, những chương trình có các nguyên thủ quốc gia của Việt Nam và thế giới, bắt buộc phải có đơn và hồ sơ xin phép lên thủ tướng chính phủ.

• Các cục, Bộ ngành có thẩm quyền: Các sự kiện hội thảo yêu cầu gửi đơn xin phép tới các Cục, Bộ ngành liên quan như: Cục Nghệ thuật biểu diễn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Công thương bộ Thông tin và Truyền thông…sẽ gồm các sự kiện: hội thảo thuộc Bộ và cơ quan Trung ương, sự kiện có phạm vi lớn, sự kiện có khách mời nước ngoài…

• Uỷ ban ND cấp tỉnh và các Sở, Ban ngành có thẩm quyền: Tuỳ thuộc vào lĩnh vực, nội dung của sự kiện…các văn bản cấp phép sẽ được phân định để gửi tới nơi cấp phép đủ thẩm quyền. 

3.2. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Dựa vào các văn bản pháp luật được ban hành, hồ sơ chuẩn bị khi xin giấy phép tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các giấy tờ như sau:

• Văn bản pháp lý xác nhận tư cách của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện: 

• Đối với doanh nghiệp: cần có bản sao giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp.

• Đối với tổ chức: bản sao giấy chứng nhận thành lập

• Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện: 

Cần ghi rõ các thông tin về sự kiện, hội nghị bao gồm:

• Chủ đề hội thảo, mục đích tổ chức

• Thời gian, địa điểm tổ chức

• Nội dung, kế hoạch, timeline chương trình

• Các đối tác tham gia

• Kinh phí

• Người đại diện tổ chức

3.3. Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Khi chuẩn bị hồ sơ, nên dự phòng từ 2-3 bộ để việc cấp phép được suôn sẻ, thuận lợi. Các giấy tờ cần được xem xét kỹ càng, bao gồm các giấy tờ liên quan tới thông tin đơn vị xin cấp phép. Các nội dung, mục đích tổ chức cũng cần trình bày rõ ràng, bản sao công chứng cũng phải chính xác tuyệt đối với bản chính.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền

Khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trong hồ sơ, sẽ có hai hình thức nộp hồ sơ như sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.

• Nộp thông qua các đơn vị chuyển phát (điều kiện: cơ quan thẩm quyền cho phép áp dụng hình thức này).

• Nộp qua cổng thông tin dịch vụ (điều kiện: cơ quan thẩm quyền cho phép áp dụng hình thức này).

Lưu ý: Hồ sơ cần được trình lên trước ít nhất 20 ngày dự kiến chuẩn bị tổ chức, để các cơ quan có thời gian giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định hồ sơ và cấp giấy phép tổ chức hội thảo

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ, tính hợp lệ của hồ sơ.

• Trong trường hợp đầy đủ: sẽ tiếp tục thẩm định, xem xét nội dung và cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

• Trong trường hợp chưa đầy đủ: sẽ có văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ còn thiếu.

Thời gian thẩm định thường sẽ là 5 ngày từ khi tiếp nhận tính hợp lệ của hồ sơ, cơ quan sẽ tiến hành cấp phép giấy phép tổ chức sự kiện. Trong trường hợp không đồng ý cấp, sẽ có văn bản trả lời có lý do cụ thể.

4. Mẫu đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————————-

……., ngày…tháng…năm…

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)

Kính gửi: – Cục Nghệ thuật biểu diễn

– Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh …

– Ủy ban nhân dân ….

– Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.

Tên đơn vị: …………(1)

Địa chỉ: ……(2)

Điện thoại: ……(3)

Giấy phép kinh doanh: ……(4)

Quyết định thành lập đơn vị số: …….nơi cấp: ………(5)

Họ và tên người đại diện: ……(6)

Chức vụ: ……(7)

Căn cứ Quyết định số … ngày… của Hội đồng nghệ thuật… và điểm a khoản 1 Điều 3 Nghị định 79/2012/NĐ-CP:

“Điều 3. Chính sách của Nhà nước

Nhà nước ban hành các chính sách sau đây:

a) Khuyến khích tổ chức, cá nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu theo quy định của pháp luật; …”

Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức kiện:

Sự kiện: (8)

Bao gồm các chương trình:

– Tên chương trình: (9)

+ Thời gian: (10)

+ Thời lượng chương trình (số phút): (11)

+ Người chịu trách nhiệm chương trình: (12)

+ Địa điểm: (13)

– …

Chúng tôi xin cam kết:

– Thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 79/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.

– Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.

– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.

Hồ sơ nộp kèm theo: (14)

– …

Kính mong Ủy ban nhân dân huyện B và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A xem xét và giải quyết.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

5. HoaBinh Events - Đơn vị tổ chức hội thảo uy tín, chuyên nghiệp

HoaBinh Events tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, đã tổ chức thành công hàng trăm các sự kiện, hội thảo cho doanh nghiệp, Chính phủ trên khắp cả nước.

Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, có am hiểu sâu sắc về ngành sự kiện, nên luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Chúng tôi tin rằng sẽ phục vụ khách hàng bằng tất cả những gì chúng tôi có. 

Ngoài ra, HoaBinh Events cung cấp dịch vụ hỗ trợ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, đưa ra kế hoạch tổ chức trọn gói từ ý tưởng, xây dựng kịch bản và tư vấn lựa chọn các địa điểm tổ chức phù hợp với kinh phí và quy mô khách hàng yêu cầu. 

 

Trên đây là những chia sẻ của HoaBinh Events về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện để bạn có thể tham khảo. Hãy liên hệ ngay với HoaBinh Events nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại Việt Nam. Chúng tôi tin rằng bằng kinh nghiệm thực chiến, phát triển bền bỉ liên tục trong 15 năm, phục vụ rất nhiều các tổ chức lớn nhỏ từ chính phủ, nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân,... chắc chắn sẽ khiến bạn vô cùng hài lòng.

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0913.311.911 - 0939.311.911

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com