Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện ngoài trời là xu hướng đang thịnh hành, có thể áp dụng cho cả lễ kỷ niệm, tiệc cuối năm, lễ cưới, lễ khởi công - động thổ hay các buổi liveshow ca nhạc. Nếu bạn có dự định triển khai loại hình chương trình này thì nên tìm hiểu kỹ để tránh các rủi ro không mong muốn.

Chị Hải Hà - một khách hàng của Hòa Bình Group chia sẻ: “Làm chương trình bên ngoài có không gian thoải mái hơn trong nhà, có thể biến mọi ý tưởng thành hiện thực nhưng phải có kế hoạch dự phòng nếu thời tiết không ủng hộ”.

Sự kiện ngoài trời là gì?

Các chương trình được diễn ra ở không gian bên ngoài thì đều được gọi là sự kiện ngoài trời. Trong đó, sân khấu sẽ được lắp đặt ở khu vực bên ngoài, khách mời cũng sẽ ngồi dưới nhà dù hoặc không tùy theo sắp xếp của ban tổ chức. Đây đang là xu hướng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp ưa chuộng nhưng cần cân nhắc kỹ nhiều yếu tố khác nhau để hoạt động được diễn ra suôn sẻ. 

Lưu ý quan trọng khi tổ chức

Trong quá trình triển khai bạn sẽ gặp nhiều vấn đề nếu không chuẩn bị kỹ từ trước. Để có một chương trình thành công mỹ mãn thì bạn hãy xem kỹ những lưu ý quan trọng dưới đây.

Chọn địa điểm phù hợp

Để chọn được địa điểm cho chương trình thì cần phải cân nhắc đến những yếu tố sau:

• Diện tích: Cần mặt bằng đủ rộng để lắp đặt sân khấu, các thiết bị chạy chương trình và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời. Bạn cần nắm rõ về số lượng khách tham dự, tránh trường hợp quá đông người trong một không gian hẹp sẽ gây nhiều bất cập.
• Sự thuận tiện khi di chuyển: Không nên chọn nơi quá khó khăn cho việc di chuyển, tốt nhất là nên có bãi đỗ xe gần khu vực đón khách để họ không phải đi bộ quá xa.
• Đối tượng khách mời: Nơi diễn ra chương trình phải phù hợp với đối tượng khách. Ví dụ hoạt động dành cho trẻ nhỏ thì nên hạn chế chọn địa điểm gần các khu vực nguy hiểm như sông hồ hay bãi biển.

Chọn địa điểm là phần quan trọng quyết định thành công của sự kiện

Chú ý về thời tiết

Đối với các chương trình được triển khai bên ngoài thì thời tiết là yếu tố vô cùng quan trọng. Thứ nhất, bạn phải xem dự báo thời tiết kể từ ngày lắp đặt các thiết bị, dựng sân khấu đến ngày triển khai. Tốt nhất là nên chọn khoảng thời gian có thời tiết đẹp, tránh các khó khăn trong khâu vận hành.

Trong trường hợp không thể thay đổi ngày thì phải có phương án dự phòng nếu trời mưa hoặc nắng nóng quá mức như:

• Dựng nhà dù, nhà bạt và chuẩn bị mũ, ô để che mưa, che nắng cho khách mời.
• Sắp xếp đội ngũ đưa đón khách mời từ khu vực đỗ xe vào ghế ngồi nếu có thời tiết xấu.
• Chuẩn bị quạt, phục vụ nước mát cho khách mời nếu ngày diễn ra được dự báo là có nắng nóng.

Khi thời tiết xấu phải có đội ngũ che ô đón khách vào khu vực diễn ra chương trình

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Dù là triển khai chương trình vào ban đêm hay ban ngày thì cũng cần có hệ thống thiết bị hiện đại từ ánh sáng, âm thanh, màn hình trình chiếu. Nếu không cân nhắc kỹ thì sẽ phát sinh nhiều chuyện ảnh hưởng tới các khâu vận hành.

Ví dụ, địa điểm tổ chức có nhiều tạp âm hoặc có gió lớn mà thiết bị âm thanh truyền phát không tốt thì khách mời sẽ khó theo dõi chương trình.

Hoặc chương trình diễn ra vào ngày nắng thì có thể màn chiếu thông thường sẽ bị lóa sáng làm khách mời ngồi dưới không đọc được chữ trên sân khấu. Khi đó, màn LED chuyên dùng ngoài trời là lựa chọn thay thế hợp lý.

Ngoài ra, bạn nên chọn thiết bị chịu được nước vì có thể sẽ xảy ra mưa bất chợt trong quá trình chạy chương trình. Điều này sẽ giúp sự kiện không bị gián đoạn hoặc giảm chất lượng vì hỏng máy móc.

Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình cần chọn loại phù hợp để sử dụng ngoài trời

Đảm bảo vệ sinh, an ninh, y tế

Một chương trình thành công sẽ cần chú ý đến cả các chi tiết nhỏ nhất trong quá trình triển khai như:

Vệ sinh: Hãy đảm bảo khu vực diễn ra hoạt động được dọn sạch sẽ và sau khi kết thúc chương trình cũng phải trả mặt bằng nguyên sạch đẹp. Nếu có phục vụ ăn uống thì phải bảo quản thực phẩm tốt, tránh ôi thiu hoặc bị côn trùng làm hỏng khi để lâu ở môi trường ngoài.

Đảm bảo khu vực tổ chức sạch đẹp

An ninh: Để đảm bảo an toàn cho khách mời và không làm gián đoạn chương trình thì phải có đội ngũ an ninh.

Ví dụ, chương trình trại hè cho thanh thiếu niên có thể xảy ra xô xát do đối tượng tham gia còn trong độ tuổi bồng bột. Khi đó đội ngũ an ninh sẽ ngăn chặn những sự việc đáng tiếc.

Vấn đề an ninh cần được chú trọng trong chương trình

Y tế: Để đảm bảo sơ cứu kịp thời khi có các sự việc liên quan đến sức khỏe thì sắp xếp đội ngũ y tế là việc làm cần thiết.

Các chương trình cần có thêm đội ngũ y tế để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh

Hy vọng với những kinh nghiệm được chia sẻ này bạn sẽ có thể tổ chức sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp. Nếu bạn cần được hỗ trợ lập kế hoạch và triển khai trọn gói thì hãy liên hệ với Hòa Bình Group. Chúng tôi cung cấp nhiều hạng mục dịch vụ khác nhau như:

• Tư vấn, lập kế hoạch, lên khung chương trình và triển khai các hoạt động đúng chủ đề được chọn.
• Cho thuê thiết bị chuyên nghiệp như màn hình LED, loa, micro, hệ thống ánh sáng, banner, băng rôn, backdrop,...
• Cung cấp PG, MC và đội ngũ nhân viên hỗ trợ tận tâm, chu đáo.
• Cung cấp tiệc lưu động, sẵn sàng phục vụ cả các sự kiện lớn có hàng ngàn khách tham gia.

Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline, Zalo, Messenger để nhân viên tư vấn cung cấp báo giá và tư vấn cụ thể.