10 chi phí tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần lưu ý

Chi phí hội nghị khách hàng bao gồm rất nhiều hạng mục lớn nhỏ nên doanh nghiệp cần lên báo cáo một cách chính xác và chi tiết, tránh lạm thu lạm chi hay có những rủi ro thiếu sót không đáng có.

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì ban tổ chức chỉ cần lưu ý 3 bước làm sau đây để nắm được tổng quát mảng thu chi:

• Bước 1: Liệt kê hạng mục cần thiết
• Bước 2: Tham khảo các bên cung cấp, nhận báo giá, dự trù chi phí
• Bước 3: Dự trù chi phí phát sinh

Cụ thể, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm:

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Địa điểm thường được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức hội nghị khách hàng là phòng hội nghị chuyên biệt, cao cấp hơn có thể chọn khách sạn 3-5 sao, resort, trung tâm hội nghị quốc gia. Về cơ bản địa điểm tổ chức cần đáp ứng các điều kiện mặt bằng như có sân khấu, loa đài, máy chiếu, bàn ghế, sức chứa rộng rãi cho vài trăm người.

2. Chi phí thuê biểu diễn văn nghệ

Những doanh nghiệp muốn đầu tư quy mô vừa và lớn thì có thể cân nhắc đến hạng mục này bởi các nghệ sĩ chuyên biểu diễn múa, nhảy, hát sẽ có chuyên môn hơn nên từ đầu tư trang phục cho đến khả năng khuấy động sân khấu cũng tốt hơn nhiều. Nếu không ban tổ chức vẫn có thể có một khoản chi 0 đồng với các tiết mục cây nhà lá vườn.

(Tiết mục văn nghệ có thể quyết định dựa vào văn hóa công ty)

3. Chi phí thuê MC hội nghị khách hàng

Để truyền tải được nội dung sự kiện đến với khách hàng thì không thể thiếu được tài năng của một MC dẫn chương trình. Nếu nhân sự của bạn có thể đảm nhận được việc này thì vẫn có thể đề bạt vì người nội bộ sẽ nắm rõ tình hình công ty hơn.
Trong trường hợp không có thì HoaBinh Events khuyên doanh nghiệp nên đầu tư thuê ngoài bởi công việc này cần các chuyên môn cao như giọng điệu dẫn dắt, xử lý tình huống khéo léo, nâng cao hơn thì là độ nổi tiếng, trình độ ngoại ngữ, hiểu biết chuyên môn,...

4. Chi phí thuê nhân sự phục vụ

Đây là một khoản chi phí hội nghị khách hàng cần thiết, bởi hội nghị luôn cần có nhân sự phụ trách đón tiếp khách mời, chạy thiết bị hậu trường, phục vụ ăn uống,...

(MC có tầm ảnh hưởng sẽ thu hút được khách mời hơn)

>>Tham khảo dịch vụ: Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Trọn Gói tại HoaBinh Events

5. Chi phí thuê nhân sự điều hành hội nghị

Tương tự như với nhân sự phục vụ, sự thành công của hội nghị khách hàng phải cần đến một người điều phối sự kiện chuyên nghiệp - họ sẽ đóng vai trò như một người giám sát, điều khiển xuyên suốt từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, điều hành nhân sự làm theo mạch thống nhất, đồng thời xử lý sự cố phát sinh. Đây là một vị trí quan trọng nên đặc biệt cần thuê người có năng lực và trình độ cao đảm nhiệm.

6. Chi phí âm thanh, ánh sáng

Thiết bị cơ bản tại các hội trường thường không đủ cho các chương trình có quy mô cầu kỳ. Vì vậy ban tổ chức cần thuê thêm các thiết bị chuyên dụng như loa đài, bộ chỉnh âm, mic, đèn sân khấu, màn led, máy chiếu, …. nhằm tạo ra các trải nghiệm mãn nhãn nhất cho người tham gia. Sự đầu tư vào mảng này gần như tỷ lệ thuận với quy mô và tầm cỡ của sự kiện trong mắt khách hàng nên doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ. Tuyệt đối tránh dùng các sản phẩm chất lượng thấp gây ảnh hưởng đến cảm xúc người xem.

(Hệ thống kỹ thuật thể hiện sự đầu tư của sự kiện)

7. Chi phí thiết kế, in ấn

Tất cả các vật tư thiết kế cho sự kiện bao gồm backdrop, poster, banner, cổng chào, thiệp,... đều cần đơn vị thiết kế mới và đầu tư in ấn. Đây là các hạng mục tối thiểu cho sự kiện, có thể có sự chênh lệch giá cả trong vật liệu và yêu cầu cầu kỳ trong thiết kế.

8. Chi phí teabreak

Teabreak là xu hướng cần có trong các sự kiện hiện nay, nó giúp cho trải nghiệm của khách mời tốt hơn trong thời gian chờ đợi. Trong chi phí hội nghị khách hàng, ngân sách dành cho hạng mục này không quá cao nếu doanh nghiệp chỉ lựa chọn menu cơ bản như hoa quả, trà bánh,...

(Tiệc trà đơn giản nhưng thể hiện sự chu đáo với khách mời)

9. Chi phí quà tặng hội nghị khách hàng

Để khách hàng có thêm ý niệm về sự kiện đã tham gia, doanh nghiệp có thể chuẩn bị thêm phần quà gửi tặng khi họ ra về. Các sản phẩm quà thường được chọn hiện nay là sổ tay, bút, mũ, túi in logo,... - những món đồ có tính ứng dụng cao và chi phí thấp.

(Quà tặng cho khách mời là một yếu tố tạo dấu ấn cho sự kiện)

10. Chi phí hội nghị khách hàng phát sinh

Để có sự chủ động trong tổ chức, doanh nghiệp cần lên thêm khoản chi phí phát sinh trong các trường hợp bất khả kháng để tiện xử lý và tránh phá vỡ ngân sách ban đầu. 

Tổng hợp lại, chi phí hội nghị khách hàng hợp lý sẽ rơi vào khoảng tối thiểu 50 triệu.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ, trao đổi thêm về các gói dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói để tổ chức cho tập đoàn, công ty, ban ngành,.... xin liên hệ HoaBinh Events - tôn chỉ hoạt động “Chất lượng làm nên danh tiếng” với 3 cơ sở lớn nhỏ ở các thành phố lớn trên toàn quốc.

• Hà Nội: 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội
• Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Rất hân hạnh có cơ hội được hợp tác!

Tham khảo bài viết liên quan:

• Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng kèm lời dẫn MC chương trình
• Cách thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp
• Mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng thu hút cho doanh nghiệp