Checklist bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện có những chi phí gì?

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc xác định và dự trù ngân sách là một phần quan trọng không thể thiếu. Ngân sách sẽ ảnh hưởng đến mọi quyết định trong khi tổ chức sự kiện, từ việc chọn địa điểm đến việc thuê mượn trang thiết bị. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, việc xác định và dự trù ngân sách cần được thực hiện một cách cẩn trọng và chi tiết. Hiểu được tầm quan trọng đó, HoaBinh Events sẽ chia sẻ ngay checklist bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để giúp bạn xây dựng kế hoạch ngân sách hoàn thiện và hiệu quả.

1. Checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?

Trước khi hiểu được ý nghĩa của checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì, chúng ta cần làm rõ khái niệm "checklist". 

Checklist được hiểu là 1 danh sách các đầu việc cần làm để đạt được mục tiêu cụ thể. Checklist không chỉ được áp dụng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, mà còn là một công cụ hữu ích trong cuộc sống hàng ngày, giúp đảm bảo các hoạt động như làm việc, du lịch, học tập, và quản lý thời gian được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.

Với checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, kế hoạch sẽ cầu kỳ và cần phải cẩn thận hơn so với các checklist thông thường, bởi nó đòi hỏi nhiều đầu công việc đi kèm chi phí phải thực hiện. 

Tuy nhiên, checklist này lại được đánh giá là vô cùng hiệu quả, giúp theo dõi đầu vào, đầu ra của dòng tiền và các đầu chi phí nào cần xử lý trước. Ngoài ra, checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện còn giúp người quản lý kiểm tra tiến độ thanh toán và sẽ xử lý kịp thời các vấn đề cho từng đầu công việc khi có vấn đề phát sinh.

Đồng thời, một checklist được đánh giá hiệu quả khi nó được trình bày và thiết kế đầy đủ, chi tiết các danh mục cần làm theo trình tự. Ngoài ra, danh sách này cũng cần đánh dấu những mục ưu tiên, phù hợp với mục đích sử dụng của người dùng để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. 

Nhìn chung, checklist nói chung và checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nói riêng, là một chiếc "chìa khóa vàng" khi giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường tính linh hoạt cho kế hoạch, cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao khả năng tập trung và ghi nhớ công việc một cách hiệu quả.

2. Vì sao cần phải có checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?

Không phải ngẫu nhiên mà checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để kiểm soát dòng tiền thu - chi. Bởi bảng checklist này mang đến rất nhiều ưu điểm “vô hình” mà bạn có thể chưa biết đến: 

• Tránh bỏ sót công việc: Checklist bao gồm đầy đủ danh sách công việc cần làm. Việc sử dụng checklist sẽ giúp bạn theo dõi và không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

• Tăng độ chính xác và hiệu quả công việc: Checklist giúp đảm bảo công việc được hoàn thành với độ chính xác và hiệu quả tuyệt đối. Việc thực hiện các công việc trong danh sách sẽ giúp nhân sự dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ và giảm thiểu rủi ro.

• Tiết kiệm thời gian: Checklist sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Khi đã có bảng kế hoạch được sắp xếp một cách phù hợp, bạn có thể thực hiện các bước một cách dễ dàng mà không cần phải suy nghĩ nhiều về tiến trình. 

• Đơn giản hóa quy trình làm việc: Checklist giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, bằng cách chia một công việc lớn thành các công việc nhỏ và đơn giản hơn. Điều này giúp người quản lý và nhân sự dễ dàng tiếp cận và hoàn thành mục tiêu.

• Cải thiện chất lượng: Checklist giúp cải thiện chất lượng công việc bằng cách sắp xếp mỗi đầu việc theo quy trình và các tiêu chuẩn cụ thể. Nhờ vào điều này, chất lượng công việc sẽ được cải thiện đáng kể.

• Theo dõi tiến độ: Checklist cũng giúp người quản lý theo dõi tiến độ của công việc. Khi một đầu việc hoàn thành và được đánh dấu tick bên cạnh, người quản lý có thể xác định được tiến độ hoàn thiện và đánh giá xem liệu công việc đang diễn ra đúng theo kế hoạch hay không.

• Đánh giá hiệu quả: Checklist cũng giúp người quản lý đánh giá hiệu quả của các quy trình, đầu công việc và tiêu chuẩn khi chúng được áp dụng.

3. Các đầu việc chính cần dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

3.1. Chi phí địa điểm

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khoản kinh phí lớn và cần thiết, nên phải được dự trù từ trước. Do đó, chi phí thuê địa điểm sẽ nằm ở vị trí đầu tiên cần có trong checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. 

Chi phí này có thể được phân chia thành ba mục chính tùy thuộc vào mục đích thuê, bao gồm:

• Chi phí đặt cọc địa điểm.

• Chi phí bảo hiểm.

• Chi phí bãi đỗ xe (nếu cần).

3.2. Chi phí thiết bị vật dụng phục vụ sự kiện

Để tổ chức một chương trình thành công, các thiết bị âm thanh, ánh sáng và thiết hiệu ứng trang trí cho sự kiện là những yếu tố quan trọng không thể thiếu được. Những thiết bị này thường được thiết kế cầu kì, công suất vận hành lớn, nên thông thường ban tổ chức phải bỏ ra một khoản chi phí để thuê ngoài thay vì tự mua sắm thiết bị.

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng: Việc lập một checklist dự trù kinh phí sẽ giúp chuẩn bị ngân sách cho các mục như micro, màn hình, máy chiếu, và cục phát wifi…

• Các thiết bị khác: Ban tổ chức cũng cần tính đến chi phí cho các thiết bị và vật dụng khác như khăn trải bàn, ghế, sân khấu, và đồ trang trí. Ngoài ra, còn một chi phí khác cũng cần quan tâm là chi phí vận chuyển các thiết bị và vật dụng cho sự kiện.

3.3. Chi phí tổ chức

Chi phí tổ chức được coi là tổng chi phí cho toàn bộ chương trình, liên quan đến nhiều phòng ban và đơn vị khác nhau như nguồn nhân lực được sử dụng trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. Các khoản chi phí này được sẽ được lập kế hoạch ngay từ giai đoạn bắt đầu ý tưởng cho tới trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

• Chi phí marketing: Là chi phí chi trả cho các hoạt động liên quan đến quảng bá, thu hút sự chú ý của công chúng đối với sự kiện của doanh nghiệp. Chi phí này sẽ bao gồm các hoạt động quảng bá trên website, truyền thông xã hội, cũng như chi phí cho thư mời và quà tặng dành cho khách hàng (tùy thuộc vào quy mô của sự kiện).

• Chi phí lên kế hoạch, tổ chức: Đây là chi phí dành cho tiền công của những người tham gia vào quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. Nghe có vẻ đơn giản và hiển nhiên, nhưng ban tổ chức cần phải thiết lập một cách rõ ràng từ giai đoạn lên kế hoạch, vì nó sẽ còn bao gồm các phụ cấp như chi phí ăn uống và chi phí đi lại.

• Chi phí quản trị: Đây sẽ bao gồm các chi phí cố định không thay đổi như chi phí kế toán và chi phí cho bộ phận pháp lý.

4. Các đầu việc có thể phát sinh khi dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Mọi sự kiện, chương trình trước khi tổ chức, dù được lập kế hoạch cẩn thận và sát sao nhưng đều có thể phát sinh các rủi ro khó lường. Do đó, luôn cần tồn tại một khoản ngân sách dành riêng cho những sự cố bất ngờ khi lên kế hoạch checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

4.1. Chi phí đồ ăn, nước uống

Nếu sự kiện của bạn có thêm các hoạt động nghỉ ngơi và ăn uống, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị và dự trù kinh phí cho hạng mục này. Chi phí về nhà ở, đi lại là những chi phí cố định, chi phí ăn uống, tham gia các hoạt động bên lề sự kiện là chi phí không cố định. Doanh nghiệp cần ước chừng để lên ngân sách dự trù. 

4.2. Chi phí giải trí, minigame

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều xen lẫn các tiết mục văn nghệ nhằm tạo sự thoải mái cho khách mời. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm thanh, ánh sáng và chi phí cho người biểu diễn,…

Với những thông tin về checklist dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được cung cấp, HoaBinh Events hy vọng bạn đọc có thể hình dung được các loại chi phí cơ bản khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Việc tổ chức sự kiện chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng hiện nay doanh nghiệp hay cá nhân hoàn toàn có thể được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Bạn có thể liên hệ ngay với HoaBinh Events - đơn vị có 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, thường xuyên phục vụ các sự kiện chính phủ, hội thảo, hội nghị trong và ngoài nước,… Chúng tôi tin rằng bằng kinh nghiệm thực chiến, phát triển bền bỉ liên tục, phục vụ rất nhiều các tổ chức lớn nhỏ ...chắc chắn sẽ khiến bạn vô cùng hài lòng.

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline:0939.311.911 - 0918.640.988

Hà Nội: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com