Cách lên timeline sự kiện chi tiết từ A- Z

Trong bất kỳ chương trình, sự kiện nào việc xây dựng bảng kế hoạch, plan công việc vẫn được coi là những chi tiết quan trọng cho một chương trình thành công. Đặc biệt, timeline sự kiện được xem là thước đo tiến độ vô cùng quan trọng. Dựa vào timeline sự kiện các staff sẽ theo dõi được các đầu việc phải làm, thời gian hoàn thành để đảm bảo mọi thứ đúng hạn và chỉn chu nhất, tránh những tổn thất và sai sót trong quá trình diễn ra chương trình. Vậy làm sao để xây dựng được một timeline sự kiện chuyên nghiệp và chi tiết, hãy theo dõi bài viết được HoaBinh Events chia sẻ ngay sau đây!

1. Timeline sự kiện là gì?

Timeline sự kiện là những bản tiến độ gồm các đầu việc cần thực hiện, kèm theo các mốc thời gian hoàn thành. Timeline sự kiện được xây dựng sau khi đội ngũ sản xuất thống nhất được các đầu mục cần diễn ra trong chương trình, cụ thể như: xác định concept chương trình, mục đích tổ chức, ý tưởng triển khai hay là các tiết mục văn nghệ cần có,....

Nhìn chung, timeline sự kiện đóng vai trò quan trọng cho một chương trình thành công, nó giúp người tổ chức dễ dàng quản lý, điều hướng nhân sự để mọi thứ diễn ra theo đúng như kế hoạch, kiểm tra được tiến độ công việc để thúc đẩy hoặc căn chỉnh cho hợp lý. 

Tùy vào những nội dung cần truyền tải, mỗi concept chương trình, ý tưởng đề xuất sẽ tìm cách xen kẽ những thông tin để đạt được thành công.

2. Timeline sự kiện có tác dụng gì?

Timeline sự kiện có vai trò như một sơ đồ từng bước cần thực hiện để hoàn thành chương trình, những lợi ích mà chúng có thể mang tới thực sự không kể xiết. Việc giúp ích tối ưu hóa cho người tổ chức quản lý, sắp xếp công việc, mức độ ưu tiên càng khiến timeline sự kiện quan trọng vô cùng.

• Công cụ thực tiễn và trực quan giúp người tổ chức thấy được diễn biến, tiến độ của các hoạt động trong tương lai của chương trình

• Timeline sự kiện giúp cho nhà sản xuất theo dõi được sâu sát mục tiêu, tiến độ hoàn thành các đầu việc của nhân sự

• Trong những trường hợp cần đề xuất cho dự án mới, timeline sự kiện là thước đo hoàn hảo nhất để nhân sự có thể hiểu được mong đợi của khách hàng khi tổ chức sự kiện. Từ đó, sẽ đưa ra ý kiến đóng góp giúp cho kế hoạch chương trình thêm hoàn chỉnh và tuyệt vời hơn nữa.

• Đối với những dự án phức tạp, thời gian thực hiện lâu, timeline giúp chia nhỏ các dự án thành từng bước nhỏ, thành từng tiến độ để dễ hiểu và dễ dàng thực hiện hơn. Nhìn chung, timeline sự kiện là một công cụ quản lý thời gian rõ ràng, hiệu quả.

3. Cách lên timeline sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả

Thực sự, sau khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng, lên ý tưởng và concept cho sự kiện sẽ còn khá là nhiều bước. Nhìn chung, nếu không có công thức thì sẽ khá khó khăn khi bắt đầu xây dựng timeline sự kiện, hy vọng những thông tin được chúng tôi đưa ra dưới đây sẽ là gợi ý hoàn hảo để bắt đầu.

3.1. Tạo dạng timeline

Trong thời đại công nghệ số, bất kỳ hình thức trên internet cũng vô cùng tiện lợi để xây dựng một timeline sự kiện. Tuy nhiên, để tối ưu hóa và sử dụng được phù hợp với hoàn cảnh của mình thì bạn nên có sự tìm hiểu trước. Nếu chưa từng tạo bất cứ timeline nào hãy thử bắt đầu bằng việc tham khảo mẫu trên internet, từ bản kế hoạch trước,...để thống nhất nội dung ngay từ đầu.

Ngoài ra, các phần mềm hữu dụng có sẵn rất nhiều, việc của bạn là điền nội dung thông tin, công việc chính cần quan tâm để thống nhất được nội dung. Điều này vừa giúp bạn chọn được nhiều dạng timeline, tiết kiệm thời gian mà chỉnh sửa phù hợp với sự kiện của mình cũng dễ dàng, tạo được hiệu quả cao hơn.

3.2. Thiết lập nội dung timeline

Sau bước định dạng timeline sự kiện, sẽ là bước thiết lập các nội dung sẽ xuất hiện trong sự kiện. Nội dung cần đảm bảo ý nghĩa rõ ràng, chi tiết, cụ thể từng đầu việc và thời gian hoàn thành. Việc này sẽ giúp các cộng sự khi nhìn vào có thể hiểu rõ và phối hợp tốt nhất.
Trong trường hợp sự kiện có quy mô nhỏ, thì timeline sự kiện nên tập trung chi tiết vào công việc cần thực hiện, có độ ưu tiên cao và quan trọng sẽ hiệu quả vô cùng.

3.3. Đặt deadline cho từng hạng mục công việc

Đây là bước cuối cùng trong việc lên kế hoạch, timeline sự kiện chính là phân công người đảm nhận công việc và deadline cho công việc đó. Người tổ chức thông qua đây để hoạch định đầu việc, kiểm soát tiến độ, giao trách nhiệm cho các bộ phận đảm nhận để chắc chắn sự kiện sẽ thành công.
Tùy lượng thông tin và ý tưởng, người tạo timeline có thể cân nhắc tạo một timeline chi tiết nhất cho tất cả đầu việc, hoặc thiết lập riêng timeline sự kiện cho từng phòng ban khác nhau. Việc này sẽ tránh rối loạn thông tin, khiến người đảm nhận có thể không hoàn thành tốt và chuyên nghiệp trong công việc.
Ngoài ra, nên chú ý rằng timeline được sử dụng nhiều cho phòng ban khác nhau, nên cần phân bổ đều nội dung và không viết tắt sẽ dễ xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn.

4. Những mẫu timeline sự kiện nên tham khảo

Timeline sự kiện được cho là công cụ giúp đơn giản hóa kế hoạch tổ chức sự kiện, bởi chúng có từng hạng mục cụ thể và thời gian để hoàn thành. Điều này giúp cho người tổ chức - sự kiện có cái nhìn bao quát, không bị bỏ sót các nhiệm vụ và kiểm soát được các vấn đề phát sinh diễn ra trong sự kiện. 

Đặc biệt, nếu phải tổ chức sự kiện online, thì timeline sẽ vô cùng hữu ích  diễn ra sự kiện thành công. Dưới đây, HoaBinh Event sẽ giới thiệu tới các bạn 3 mẫu timeline sự kiện được nhiều người sử dụng nhất. 

4.1. Mẫu timeline Single-Task

Trong số những timeline hay được sử dụng thì single-task là dạng đơn giản nhất, đặc điểm của timeline này sẽ liệt kê các nhiệm vụ cần làm, thời gian cụ thể hoàn thành từng mục nên rất dễ theo dõi. Hoặc dạng timeline này được áp dụng để lên thời gian biểu cho các cuộc họp, buổi hội thảo, nhìn chung sẽ áp dụng cho các sự kiện có quy mô nhỏ.

4.2. Mẫu timeline Multi-Task

Trên thực tế, mỗi chương trình sự kiện sẽ bao gồm rất nhiều các đầu việc khác nhau, nên cần sắp xếp và lồng ghép để có thể hoàn thành song song công việc. Việc lồng ghép các nhiệm vụ trên cùng dòng thời gian của timeline sự kiện chính là timeline multi-task.

Người làm bảng Timeline multi-task sẽ có nhiệm vụ chia nhỏ đầu việc theo từng khung thời gian, giúp mọi người tham gia set up sự kiện có cái nhìn  nhìn tổng quát vấn đề, dễ dàng kiểm soát tiến độ, xác định thời gian hoàn thành để căn chỉnh hoặc thúc giục hoàn thành.
Tạo ra 1 timeline multi-task chi tiết cũng giúp người tổ chức quản trị được những rủi ro không đáng có trong khi thực hiện. Một timeline multi-task sẽ thể hiện được sự kết nối của các nhiệm vụ, trình bày được rõ ràng và xúc tích nội dung cần hoàn thành. Nhìn chung, timeline multi-task sẽ là thước đo tuyệt vời để nghiệm thu và đánh giá sự kiện sau đó.

4.3. Mẫu timeline checklist tổ chức sự kiện

Timeline sự kiện theo dạng checklist, là dạng được nhiều tổ chức sử dụng nhất. Vì nó là một bảng tổng hợp tất tật các hạng mục cần theo dõi, thực hiện trong quá trình diễn ra chương trình.
Mẫu timeline sự kiện này cũng được đánh giá cao khi có thể kiểm soát được công việc hoàn thành, công việc nào chưa xong để nhắc nhở nhân sự phụ trách đầu việc. Checklist sự kiện trở nên đơn giản hơn khi có bảng liệt kê đầu việc và một ô tick khi hoàn thành nhiệm vụ.

Phía trên, HoaBinh Events đã chia sẻ cho bạn những thông tin quan trọng và cách lên mẫu timeline sự kiện chuyên nghiệp để kiểm soát tiến độ, hạn chế được sai sót không đáng có để giúp cho chương trình, sự kiện được tổ chức chu đáo và thành công. Hãy liên hệ ngay với HoaBinh Events nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại Việt Nam. Chúng tôi tin rằng bằng kinh nghiệm thực chiến, phát triển bền bỉ liên tục trong 15 năm, phục vụ rất nhiều các tổ chức lớn nhỏ từ chính phủ, nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân,...chắc chắn sẽ khiến bạn vô cùng hài lòng.

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com