Bí quyết để tổ chức một bữa tiệc ngoài trời thật ấn tượng

Thay vì những bữa tiệc gò bó trong không gian kín, tiệc ngoài trời đang trở thành xu hướng được mọi người vô cùng ưa chuộng, mang đến làn gió mới cho các dịp liên hoan, lễ hội, sinh nhật, thậm chí cả đám cưới. Nhờ các ưu điểm như không gian rộng rãi, thoáng mát cùng bầu không khí trong lành, tiệc ngoài trời đem lại cho người tham gia cảm giác thoải mái, dễ chịu và tận hưởng bữa tiệc trọn vẹn nhất. Hãy cùng Hoabinh Events tìm hiểu bí quyết giúp bạn tổ chức tiệc ngoài trời thật hoàn hảo, để lại ấn tượng khó phai cho khách mời nhé!

Tổ chức tiệc ngoài trời cần chuẩn bị những gì

Lựa chọn không gian phù hợp

Địa điểm tổ chức là yếu tố quan trọng để bữa tiệc của bạn trở nên hoàn hảo, nhất là đối với một bữa tiệc ngoài trời. Bạn nên chọn những địa điểm có không gian rộng rãi, thoáng mát, có thể che chắn để đề phòng những trường hợp thời tiết xấu như quá nắng hoặc trời mưa. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến vị trí thuận tiện cho việc đi lại hay nơi có cảnh quan xung quanh hấp dẫn.

Đối với những bữa tiệc quy mô nhỏ, bạn có thể tổ chức tại sân vườn nhà, bãi cỏ, công viên,... Ngoài ra đối với những bữa tiệc mang tính chất trang trọng hay lãng mạn, các địa điểm như nhà hàng có không gian ngoài trời hoặc bãi biển sẽ là sự lựa chọn vô cùng lý tưởng mà bạn có thể cân nhắc.

Chuẩn bị đồ ăn, đồ uống

Tùy vào tính chất, quy mô bữa tiệc, bạn có thể có nhiều sự lựa chọn cho thực đơn của mình, miễn sao có sự đa dạng và phong phú, phù hợp với sở thích của khách tham gia tiệc. Bạn nên chọn những món ăn dễ chế biến, dễ bảo quản và dễ di chuyển để đảm bảo yếu tố an toàn thực phẩm. Ngoài ra, nước uống, trái cây và các món tráng miệng cũng phải phù hợp với thời điểm và không gian diễn ra buổi tiệc.

Trang trí tiệc

Yếu tố then chốt giúp đem lại bầu không khí cho bữa tiệc chính là cách bạn trang trí bữa tiệc. Do đây là tiệc ngoài trời, bạn có thể trang trí theo hướng gần gũi với thiên nhiên. 

Về phần bàn ghế, hãy ưu tiên những loại dễ dàng di chuyển, cũng như chú ý đảm bảo các đồ vật phải sạch sẽ, chắc chắn. Nên chọn những loại bàn ghế liên quan tới chủ đề mà bạn trang trí, hoặc đơn giản là hài hòa với không gian thiên nhiên.

Ánh sáng và âm thanh

Bên cạnh khâu trang trí, âm nhạc và ánh sáng sẽ góp phần tạo nên bầu không khí vui tươi và sôi động cho bữa tiệc. Bạn nên chọn những bản nhạc phù hợp với chủ đề của bữa tiệc và sở thích của người dự tiệc. Nếu tiệc được tổ chức vào lúc trời tối, bạn nên chú ý ánh sáng phải được bố trí hợp lý vừa để đem lại không khí, vừa đảm bảo an toàn cho mọi người ở bữa tiệc.

Các hoạt động vui chơi giải trí

Để bữa tiệc thêm thú vị, các hoạt động vui chơi giải trí sẽ giúp bầu không khí sôi động hơn. Những hoạt động bạn có thể tham khảo bao gồm: trò chơi, ca hát, nhảy múa,... Các hoạt động này sẽ giúp khách mời cũng và chủ tiệc giao lưu và tạo nên những kỷ niệm đẹp.

Một vài lưu ý khi tổ chức tiệc ngoài trời

Ngoài những bí quyết để tổ chức một bữa tiệc ngoài trời ở trên, bạn cần lưu ý những điều sau để bữa tiệc của mình được hoàn hảo, trọn vẹn nhất

Vạch ra kế hoạch chi tiết

Để bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ, bạn cần liệt kê hết tất cả những thứ cần chuẩn bị nhằm tránh thiếu sót. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được những sai sót trong quá trình tổ chức tiệc. Ngoài ra bạn cũng có thể nắm bắt được chi phí phải bỏ ra, từ đó điều chỉnh sao cho hợp lý với ngân sách của mình.

Quản lý bữa tiệc và xử lý các vấn đề phát sinh

Khi bữa tiệc diễn ra, hãy đảm bảo bữa tiệc được diễn ra đúng tiến độ đã đề ra. Chú ý các bộ phận tham gia tổ chức cần được phối hợp với nhau để đảm bảo hiệu quả. Ngoài ra, khi có những tình huống không may xảy ra như đồ ăn có vấn đề, khách mời gặp sự cố, vệ sinh chưa đảm bảo,... điều đầu tiên bạn cần làm là giữ bình tĩnh, xem xét nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý phù hợp nhất để buổi tiệc có thể tiếp tục diễn ra suôn sẻ. 

Sau khi kết thúc bữa tiệc, bạn cần dành thời gian để đánh giá về bữa tiệc. Hãy xem lại những điểm cần cải thiện và điểm thành công của buổi tiệc, để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo được chỉn chu hơn.

Đảm bảo an toàn cho khách tham dự tiệc

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, sự an toàn của khách tham gia phải được ưu tiên hàng đầu. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng địa điểm để đảm bảo không có vật cản nguy hiểm, có hệ thống thoát nước tốt và mặt nền không trơn trượt. Ngoài ra khu vực tiệc cần được giới hạn, tránh việc trẻ em đi lạc hoặc gặp nguy hiểm. 

Để đối phó với các sự cố không may xảy ra, bạn luôn phải đảm bảo đầy đủ vật dụng y tế cơ bản như thuốc sát trùng, băng gạc, thuốc giảm đau,... Ngoài ra, địa điểm ngoài trời có thể sẽ xuất hiện các loài côn trùng, vì vậy bạn nên chuẩn bị những biện pháp phòng ngừa như thuốc xịt côn trùng, tinh dầu hoặc nến chống côn trùng.

Để tổ chức một buổi tiệc ngoài trời thật chỉn chu và hoàn hảo, cần rất nhiều công sức và thời gian của bên tổ chức. Để tránh những sai sót không đáng có trong khâu chuẩn bị, bạn có thể lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo bữa tiệc ngoài trời của mình được trọn vẹn hơn. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đi kèm châm ngôn Chất lượng làm nên danh tiếng, Hoabinh Events hứa hẹn sẽ đem đến cho bạn một bữa tiệc đáng nhớ nhất. Nếu có nhu cầu thuê trọn gói dịch vụ tổ chức tiệc cưới, hãy liên hệ hotline của chúng tôi để được tư vấn một cách chi tiết nhất. 

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG
Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988
Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ đô Hà Nội.
Đà nẵng: 217 Trần Phú, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
Email: info@hoabinhevents.com