Bí quyết chuẩn bị thiết bị sự kiện tỉ mỉ và hợp lý nhất
Việc chuẩn bị thiết bị sự kiện tỉ mỉ và hợp lý sẽ góp phần mang lại sự thành công cho mỗi chương trình. Dưới đây là một số bí quyết bạn có thể tham khảo để tiến hành công việc này một cách hiệu quả nhất!
Chị Phạm Ngân, thành viên Sagen Group chia sẻ: “Từ Sagen Airlines tới năm nay Year end party SAGEN GROUP đã hạ cánh tại nước Pháp - kinh đô của ngành thời trang, Mỹ phẩm. Background là màu cờ nước Pháp tương ứng với 3 ngành hàng mà Sagen Group đã xây dựng trong năm 2022 vừa qua. Một năm nữa lại qua đi, chúng ta lại cùng nhau nhìn lại thành quả chúng ta đã gặt hái và cùng đặt mục tiêu cho một năm mới 2023 rực rỡ hơn nữa. Cám ơn Hoà Bình Group đã mang đến cho chúng tôi một bữa tiệc ấn tượng!”.
Checklist đồ dùng cần thiết trong chương trình
Trước tiên, bạn cần lập 1 bảng danh sách chi tiết từng đồ dùng kèm theo đó là các thông tin về nhà cung cấp, thời gian, chất lượng và số lượng. Việc làm này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý, kiểm tra đồ dùng trong và sau khi kết thúc chương trình.
Đồ dùng âm thanh
Với tất cả các chương trình, âm thanh được coi là nhịp đập, là nguồn sống. Chỉ cần một quyết định sai lầm khi lựa chọn dụng cụ âm thanh cũng có thể gây tác động tiêu cực đến kết quả sự kiện. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc giữa chất lượng tối thiểu cần thiết của chương trình và chất lượng có thể đáp ứng của dụng cụ. Bạn cũng cần trao đổi với nhà cung cấp về việc cung cấp thêm dụng cụ đồ dùng đối với các trường hợp phát sinh. Trước khi chương trình bắt đầu, nên chạy thử âm thanh để kịp thời xử lý những lỗi phát sinh hoặc thay thế nếu cần thiết.
Xe DJ trong sự kiện tiệc cưới của cặp đôi Ấn Độ Hoà Bình Group tổ chức tại Đà Nẵng vừa qua
Đồ dùng sân khấu
Sân khấu chính là bộ mặt sự kiện. Ngoài các thiết kế cơ bản, bạn cũng cần lưu ý là không gian trên và trước sân khấu sao cho đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối thiểu cho các tiết mục biểu diễn hoặc trao thưởng trong chương trình. Không gian quá rộng hay quá hẹp đều sẽ gây cản trở và làm giảm chất lượng của nội dung chương trình. Không gian trước sân khấu được khai thác hiệu quả nhất khi tất cả khách tham dự đều quan sát rõ sân khấu, và không gặp trở ngại gì trong vấn đề âm thanh.
Sân khấu tiệc tất niên Sagen Group
Dụng cụ ánh sáng
Cùng với âm thanh, ánh sáng cũng góp phần quan trọng trong việc thể hiện được nội dung của chương trình.Khi sử dụng các thiết bị ánh sáng, bạn cần cân nhắc về không gian sự kiện. Một lời khuyên nhỏ cho bạn là nên chọn nhà cung cấp cho cả 3 yếu tố âm thanh, ánh sáng và sân khấu. Như vậy sẽ giúp việc quản lý và điều phối hoạt động chương trình dễ dàng hơn trong quá tổ chức thực hiện.
Ánh sáng giữ vai trò quan trọng
Hàng rào, ô dù, lều…
Hàng rào là dụng cụ giúp phân chia khu vực các hoạt động nhỏ trong chương trình. Sử dụng hàng rào cũng giúp chương trình tránh tình trạng bên ngoài trà trộn vào gây tác hại xấu.
Bên cạnh đó, để dự phòng cho các tình huống xấu về thời tiết thì ô dù hay lều chính là các dụng cụ cần thiết. Hiện nay, ở phần lớn các chương trình ngoài trời đều sử dụng ô, dù có sức chứa lớn, từ vài trăm đến cả ngàn người.
Các thiết bị phụ trợ chương trình
Nhà vệ sinh
Đây là một chi tiết nhỏ nhưng cực kỳ cần thiết. Bạn cần chú ý xem xét tại địa điểm tổ chức có đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng nhà vệ sinh so với số lượng khách tham dự hay không để từ đó điều chỉnh khả năng đáp ứng. Trong trường hợp nhu cầu quá tải hoặc nhà vệ sinh quá xa địa điểm tổ chức thì có thể thuê nhà vệ sinh di động.
Trên đây, chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về một số các thiết bị tổ chức sự kiện cơ bản. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế cũng như tính chất của mỗi chương trình mà sẽ có sự thêm hoặc bớt một cách hợp lý. Việc chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết từ vật dụng nhỏ nhất sẽ giúp cho quá trình diễn ra suôn sử và thành công.
