5 bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Trong rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công cho sự kiện thì kế hoạch truyền thông giữ vai trò quan trọng nhằm thu hút sự quan tâm của công chúng và thôi thúc họ tham dự sự kiện. Hãy tìm hiểu chi tiết 5 bước lập kế hoạch truyền thông khi tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!

Truyền thông sự kiện là gì? Vai trò và nguyên tắc

Truyền thông sự kiện là quá trình truyền đạt thông điệp, thông tin và tin tức liên quan đến một sự kiện cụ thể đến công chúng mục tiêu. Hoạt động này đóng vai trò vô cùng quan trọng và có những nguyên tắc nhất định.

Vai trò của truyền thông sự kiện

Đây là một phần quan trọng của quá trình tổ chức sự kiện, bởi nó giúp tạo ra sự chú ý, tăng cường sự tham gia, và lan tỏa thông điệp của sự kiện đó đến đối tượng mà tổ chức mong muốn.

Những nguyên tắc làm truyền thông sự kiện

Để truyền thông sự kiện đạt hiệu quả cao nhất, cần ghi nhớ những nguyên tắc sau đây:

• Xác định đối tượng khách mời: Chỉ khi hiểu rõ nhu cầu, sở thích và đặc điểm của từng nhóm khách hàng, chúng ta mới có thể xây dựng những thông điệp truyền thông phù hợp, tạo nên sự cộng hưởng và thu hút sự quan tâm.

• Tận dụng tối đa kênh truyền thông: Việc kết hợp linh hoạt nhiều kênh truyền thông khác nhau, từ truyền thông xã hội đến các ấn phẩm truyền thống, sẽ giúp thông tin về sự kiện lan tỏa rộng rãi, tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng hơn.

• Tạo trải nghiệm độc đáo: Điều này có thể được thực hiện thông qua việc thiết kế các hoạt động tương tác, không gian sự kiện ấn tượng, hay mời những khách mời đặc biệt.

• Duy trì tương tác sau sự kiện: Việc duy trì tương tác với khách hàng sau khi sự kiện kết thúc không chỉ giúp củng cố mối quan hệ mà còn tạo cơ hội để thu thập phản hồi, từ đó cải thiện chất lượng các sự kiện tiếp theo.

• Tạo hiệu ứng FOMO: Để khuyến khích khách hàng tham gia sự kiện, chúng ta cần tạo ra cảm giác “sợ bỏ lỡ” (FOMO). Điều này có thể đạt được bằng cách giới thiệu những điều đặc biệt, độc quyền chỉ có tại sự kiện, hoặc tạo ra sự khan hiếm về số lượng vé,...

 

Tại sao phải truyền thông cho sự kiện?

Người ta thường nói “hữu xạ tự nhiên hương” nhưng với sự kiện, câu nói này chưa hẳn đúng hoàn toàn. Bởi lẽ, bạn không thể đầu tư tạo nên một sự kiện với nội dung thật hấp dẫn và ngồi đó để chờ mọi người tự tìm đến tham gia sự kiện của bạn. Lúc này bạn cần phải biết cách xúc tác để mọi người biết đến sự hấp dẫn của sự kiện đó.

5 bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chiến lược truyền thông khác nhau và tính chất của mỗi loại hình sự kiện cũng không giống nhau. Do đó, kế hoạch truyền thông cho sự kiện không cố định. Tuy nhiên, kế hoạch truyền thông sẽ phụ thuộc khá nhiều vào kịch bản sự kiện để từ đó xác định mục tiêu, thông điệp truyền thông…

Bước 1: Xác định mục tiêu, đối tượng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện

• Mục tiêu của truyền thông sự kiện cần đáp ứng 5 tiêu chí: cụ thể - có thể đo lường được - có thể đạt được - có liên quan - có giới hạn thời gian. Thậm chí, bạn cần xác định mục tiêu truyền thông trước khi quyết định việc truyền thông sẽ diễn ra như thế nào?!

• Đối tượng mục tiêu cần được phân loại cụ thể theo các yếu tố: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…Tại sao bạn lại chọn họ chứ không phải những người khác? Họ đóng vai trò như thế nào trong suốt sự kiện và hiểu biết của họ về sự kiện đang ở mức nào? Đó là những câu hỏi bạn cần trả lời để vẽ nên là chân dung và hành vi điển hình của nhóm đối tượng truyền thông.

Bước 2: Xây dựng chiến lược và lựa chọn kênh truyền thông

Sau khi xác định được mục tiêu và đối tượng truyền thông, bạn cần lên chiến lược truyền thông chi tiết bao gồm: 

• Các công cụ truyền thông bạn sẽ sử dụng?

• Bạn muốn đem thông tin tới công chúng mục tiêu một cách chủ động hay thụ động?

• Quá trình tiếp cận sẽ diễn ra như thế nào?

• Trình tự xuất hiện trên báo chí và các mạng xã hội của bạn ra sao?

Bên cạnh đó, việc phân bổ kênh truyền thông sẽ là phương tiện giúp kết nối khách hàng đến với sự kiện của bạn. Các kênh này cần tập trung nhiều khán giả mục tiêu thì thông điệp của sự kiện mới được truyền tải mạnh mẽ nhất! Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông hiện như Online (Facebook, zalo, Instagram, Website...) và Offline (tờ rơi, poster, standee...) 

Bước 3: Lên thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông cho sự kiện cần phù hợp với nhu cầu, mong muốn của nhóm đối tượng mục tiêu. Mỗi thông điệp tạo ra cần có những yếu tố như nội dung chương trình, lời kêu gọi… và mục đích quan trọng nhất chính là việc tạo ra hành động. Các tiêu chí cần có ở một thông điệp truyền thông là: ngắn gọn dễ nhớ nhưng phải khác với khẩu hiệu.

Bước 4: Dự đoán rủi ro và những biện pháp đối phó

Kế hoạch truyền thông sự kiện nào cũng cần dự đoán trước tới các rủi ro có thể phát sinh và sẵn sàng các phương án đối phó với nó. 

Bước 5: Dự tính kinh phí

Nếu không có ngân sách thì kế hoạch truyền thông cho sự kiện sẽ không đi được về đâu. Các con số chi tiết sẽ giúp bạn cân đối được mục tiêu kế hoạch và năng lực tài chính của công ty.

Như vậy, bạn có thể chỉ với 5 bước trên bạn đã lập được cho mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh, góp phần nâng cao khả năng thành công của sự kiện. 

Cách lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Khi lập kế hoạch truyền thông, bận cần bám sát 3 giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Cụ thể như sau:

Giai đoạn trước sự kiện

Việc xây dựng lịch trình chi tiết, đa dạng hóa kênh truyền thông và tạo ra những hoạt động hấp dẫn sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng. Thông qua các kênh như email marketing, mạng xã hội và các ấn phẩm truyền thống, chúng ta sẽ tạo dựng được một bức tranh tổng quan về sự kiện, khơi gợi sự tò mò và mong muốn tham gia của khách hàng.

Giai đoạn trong sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, ngo việc đảm bảo chất lượng các hoạt động, chúng ta cần tạo ra những trải nghiệm thú vị như chụp ảnh, quay phim, tổ chức các trò chơi nhỏ để tạo không khí sôi động. Đồng thời, việc tận dụng các nền tảng mạng xã hội để chia sẻ những hình ảnh và thông tin về sự kiện cũng là một cách hiệu quả để tăng tương tác và lan tỏa thông tin.

Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, việc duy trì mối quan hệ với khách hàng là rất cần thiết. Bằng cách gửi lời cảm ơn, chia sẻ những hình ảnh và video đẹp về sự kiện, chúng ta không chỉ thể hiện sự trân trọng mà còn xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu.

 

HoaBinh Events - đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HoaBinh Events tự hào là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp. Từ khâu lên ý tưởng, thiết kế, thực hiện đến truyền thông sự kiện, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hoàn hảo nhất với:

• Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, sáng tạo và nhiệt huyết, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

• Dịch vụ đa dạng: Cung cấp đa dạng các dịch vụ tổ chức sự kiện, từ hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm đến team building, tiệc cưới...

• Trang thiết bị hiện đại: Sở hữu hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại, đáp ứng mọi quy mô sự kiện.

• Uy tín và chất lượng: Đã thực hiện thành công hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ, nhận được sự tin tưởng của nhiều khách hàng trong và ngoài nước.

Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã nắm vững được quy trình lập kế hoạch truyền thông cho một sự kiện thành công. HoaBinh Events với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng bạn, biến ý tưởng sự kiện của bạn thành hiện thực. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG TẠO DANH TIẾNG

Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

 

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM